Kallelse till årsstämma i NeoDynamics AB (Publ)

mån, apr 25, 2022 15:00 CET

Aktieägarna i NeoDynamics AB (publ), org.nr 559014-9117 (”Bolaget”), kallas härmed till årsstämma tisdagen den 24 maj 2022 klockan 13.00 i Bolagets lokaler på Lejonvägen 14, Lidingö.

Information avseende Covid-19

Bolaget tar den nuvarande Covid-19 situationen på största allvar och uppmanar därför samtliga aktieägare att noga fundera igenom om personlig, fysisk närvaro på stämman är nödvändig och att överväga alternativet att delta på bolagsstämman genom ombud istället. Aktieägare med förkylnings- eller influensaliknande symptom, även milda sådana, samt aktieägare som tillhör en riskgrupp ombeds särskilt att delta via ombud.

Rätt att delta och anmälan

Aktieägare som önskar delta vid bolagsstämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen måndagen den 16 maj 2022, dels anmäla sitt deltagande så att anmälan är Bolaget tillhanda senast torsdagen den 19 maj 2022. Anmälan ska ske skriftligen via post till NeoDynamics AB (publ), Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö, eller via e-post till info@neodynamics.com. I anmälan ska uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, aktieinnehav, adress, telefonnummer samt i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, eller biträde (högst två). Anmälan ska i förekommande fall åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare vars aktier är förvaltarregistrerade måste, för att få utöva sin rösträtt och delta vid stämman, låta registrera aktierna i eget namn (så kallad rösträttsregistrering). Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast onsdagen den 18 maj 2022 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken. Detta innebär att aktieägare som önskar omregistrera sina aktier måste underrätta sin förvaltare om detta i god tid före detta datum.

Ombud

Aktieägare som företräds av ombud ska utfärda skriftlig fullmakt för ombudet. Den som företräder en juridisk person ska förete registreringsbevis (eller motsvarande behörighetshandling) som utvisar att den eller de personer som har undertecknat fullmakten är behöriga att företräda aktieägaren. För att underlätta inpasseringen vid bolagsstämman bör fullmakt i original (med eventuella behörighetshandlingar) sändas till Bolaget tillsammans med anmälan om deltagande. Fullmaktens giltighetstid får anges till längst fem år från utfärdandet. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets webbplats, www.neodynamics.com.

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för denna kallelse uppgår antalet utestående aktier och röster i Bolaget till 110 678 149 stycken. Ytterligare 9 823 035 aktier har tecknats men ännu inte registrerats vid Bolagsverket.

Förslag till dagordning

Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman
Upprättande och godkännande av röstlängd
Godkännande av dagordning
Val av en eller två justeringspersoner
Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
Beslut
1. om fastställande av resultaträkning och balansräkning;
2. om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen;
3. om ansvarsfrihet åt styrelsen ledamöter och verkställande direktör
Beslut om antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter samt av antalet revisorer och revisorssuppleanter
Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna
Val av styrelse och eventuella styrelsesuppleanter samt revisorer och/eller revisionsbolag och eventuella revisorssuppleanter
Beslut om valberedning
Stämmans avslutande

Förslag till beslut

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att Ingrid Salén utses till stämmans ordförande, eller vid hennes förhinder, den som valberedningen i stället anvisar.

Punkt 7b – Beslut om resultatdisposition

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2021 och att resultatet balanseras i ny räkning.

Punkt 8 – Beslut om antalet styrelseledamöter och revisorer samt suppleanter

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av sex ordinarie ledamöter utan suppleanter. Valberedningen föreslår vidare att en revisor, utan revisorssuppleanter, utses.

Punkt 9 – Fastställande av arvoden åt styrelseledamöterna och revisorn

Valberedningen föreslår att arvode ska utgå med 200 000 kronor till styrelsens ordförande och med 125 000 kronor till varje annan ledamot av styrelsen. Valberedningen föreslår vidare att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 – Val av styrelse och revisor

Valberedningen föreslår omval av Carina Bolin, Claes Pettersson, Ingrid Salén, Jie Bao, Xiao-Jun Xu och Matthew E. Colpoys, Jr som styrelseledamöter för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Valberedningen föreslår att Ingrid Salén väljs om till styrelsens ordförande.

För tiden intill slutet av nästa årsstämma föreslår valberedningen omval av Margareta Kleberg, auktoriserad revisor vid revisionsbolaget BDO, som revisor.

Punkt 11 – Beslut om valberedning

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att inrätta en valberedning samt anta instruktion för valberedningens arbete inför nästa årsstämma enligt de principer som anges nedan. Förfarandet och principerna föreslås gälla tills vidare och till dess nytt beslut om valberedning fattas av årsstämma.

Principer för utseende av valberedningens ledamöter

Stämman uppdrar åt styrelsens ordförande att ta kontakt med de tre röstmässigt största aktieägarna enligt aktieboken per den 30 september året före nästa årsstämma, som vardera utser en ledamot av valberedningen. För det fall någon av de tre största aktieägarna inte önskar utse en ledamot av valberedningen ska den fjärde största aktieägaren tillfrågas (och så vidare) intill dess att valberedningen består av tre ledamöter. Valberedningen utser ordförande inom gruppen.

Mandatperioden för den utsedda valberedningen ska löpa intill dess att ny valberedning utsetts. Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, och om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta denna ledamot, ska valberedningen utse ny ledamot enligt principerna ovan, men med utgångspunkt i aktieboken snarast möjligt efter det att ledamoten lämnat sin post.

Valberedningens uppgifter

Valberedningen ska beakta samtliga aktieägares intressen och är bolagsstämmans organ för att bereda beslut i valärenden. Valberedningen ska vidare verka för att utvärdera styrelsens arbete för det gångna året avseende såväl funktion som prestation.

Valberedningen ska lägga fram förslag till beslut i följande frågor för nästa årsstämma.

a) Ordförande vid stämman

b) Antalet styrelseledamöter och eventuella suppleanter

c) Antal revisorer och eventuella revisorssuppleanter

d) Arvoden och annan ersättning till styrelsen, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter

e) Arvode till revisor

f) Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och eventuella suppleanter

g) Val av revisor

h) Principer för valberedningens sammansättning och arbete inför nästa årsstämma

Valberedningens arbetsformer

Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter, dock minst en gång årligen. Kallelse till sammanträde utfärdas av valberedningens ordförande. Om ledamot begär att valberedningen ska sammankallas till möte, ska begäran efterkommas.

Valberedningen är beslutsför om minst två ledamöter är närvarande. Som valberedningens beslut gäller den mening för vilken mer än hälften av de närvarande ledamöterna röstar eller, vid lika röstetal, den mening som biträdes av valberedningens ordförande.

Arvode

Inget arvode ska utgå till ledamöterna för deras arbete i valberedningen. Bolaget ska svara för skäliga kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullfölja sitt uppdrag.

Upplysningar på bolagsstämman

Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, vid bolagsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen och Bolagets ekonomiska situation.

Tillhandahållande av handlingar

Årsredovisning och revisionsberättelse samt övriga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer att finnas tillgängliga hos Bolaget på Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö samt på Bolagets webbplats, www.neodynamics.com, senast tre veckor före bolagsstämman. Handlingarna skickas också utan kostnad till de aktieägare som begär det och som uppger sin adress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga vid bolagsstämman.

Lidingö i april 2022

NeoDynamics AB (publ)

Styrelsen