Så här enkelt kan ert affärssystem bli
Ett verktyg ska göra arbetet enklare för den som utför det. Företag behöver verktyg för att deras medarbetare ska kunna utföra sina uppgifter och dessutom verktyg för att planera att allt utförs i rätt ordning. Sammantaget kallas de samlade uppgifterna för processer, eller affärsprocesser, och alla företag behöver självklart kontroll över sin affär. Processer finns överallt på företag, som i lagerhantering, produktion, marknadsföring, försäljning, underhåll och så vidare. Med god kontroll följer också möjligheter att utvärdera och förbättra processerna. Hanteras processer och utvärdering på ett bra sätt så leder kontrollen till nöjdare kunder och mer lönsamma företag. So far so good! Men problemet är att det sällan fungerar riktigt lika enkelt.
Nästan alla företag har affärssystem av något slag – SAP, Oracle, IFS Applications och Agresso är namn på några av de mer kända affärssystemen. Den gemensamma nämnaren för alla affärssystem är deras goda förmåga att hantera transaktioner som möjliggör affärsprocesserna. En transaktion i ett affärssystem betyder att ett visst värde ändras till ett annat värde. För ett transportföretag skulle det kunna vara att en låda har flyttats från plats A till plats B. För ett serviceföretag kan det vara att ett arbete rapporteras som utfört.
Affärssystemen tar utgångspunkt i transaktionshanteringen, inte nödvändigtvis hur affären realiseras. Så hur ska lådan i exemplet flyttas från A till B på bästa möjliga sätt? Hur skall arbetet i just den här situationen avrapporteras? Just i dessa hur-frågor ligger också affärssystemens akilleshäl. Själva transaktionerna hanteras i princip lika oavsett företag, däremot skiljer det väldigt mycket mellan hur olika företag arbetar och hur de anställda på företagen utför processerna. Ju större ett företag är desto mer komplicerade blir systemen. Ett företag kan också ha flera olika system – lagersystem, HR-system, säljsystem etc, vilket gör situationen än mer komplicerad.
Realiteten för många företag är att de använder komplicerade affärssystem på grund av komplexiteten i affären. Konsekvensen blir ofta att systemen blir svåra eller tröga för användarna att arbeta med. Arbetsuppgifter som mätningar, uppföljningar eller utvärderingar tar onödigt lång tid eller kan vara komplicerade. Så ett på pappret fantastiskt affärssystem, med syftet att effektivisera en verksamhet, kan i själva verket resultera i en svår och trög arbetsprocess. Verktyget, eller affärssystemet, som skulle göra det enklare att utföra arbetsuppgifterna, får motsatt effekt.
Skulle alla investeringar som företag gjort i olika affärssystem då vara i onödan? Inte alls. Ett affärssystem kan bli enkelt att arbeta med. Men då måste man ta hänsyn till mer än transaktionsperspektivet när ett affärssystem ska börja användas.
För att lyckas göra affärssystemet till ett effektivt verktyg måste man utgå från både affären och användarens sätt att utföra uppgifterna. Först då skapas ett verktyg som låter användaren utföra processerna med både det förväntade resultatet och effektiviteten.
Novacura har utifrån detta helhetsperspektiv utvecklat en plattform som ger företag friheten att kunna utforma sina verktyg utifrån deras unika sätt att arbeta på. Plattformen, som heter Novacura Flow, fungerar som ett lager mellan företagets affärssystem och dess användare. Flow kan kopplas till vilket affärssystem som helst. Utan att överdriva hjälper Novacura Flow företag att spara miljontals kronor i tidseffektivisering. Varje dag.
Så funkar Novacura Flow
Novacura Flow skiljer sig från affärssystemen eftersom det är ett program som läggs som ett skal utanpå systemet. Flow är alltså inte ett nytt affärssystem.
Det enkla, och även innovativa, är hur snabbt det går att koppla in Flow till affärssystemet med hänsyn till den befintliga arbetsprocessen. Dessutom har en arbetsprocess oftast vissa begräsningar som skapar olika förutsättningar, till exempel att vissa arbeten måste utföras på en dator med nätverksuppkoppling. Det kan också vara i vilken omgivning eller i vilken ordning arbetet behöver utföras.
Med Novacura flow är användaren inte beroende av att anpassa arbetet efter systemet eller till på en viss typ av dator eller apparat. Företag har helt och hållet friheten att välja hur de vill arbeta och på vilken enhet. Flexibiliteten är i stort sett obegränsad och användarna kan få en miljö som hjälper dem att göra arbetet rätt istället för att hindra dem.
Det tar faktiskt bara ett par dagar för Novacura att göra ett affärssystem till ett effektivt och enkelt verktyg. Metodiken som ligger till grund för Novacura Flow är lika enkel som den är intuitiv och börjar alltid med en workshop tillsammans med kundföretaget.
En process eller ett arbetsflöde väljs ut där företaget vill öka effektiviteten.
Under workshopen analyseras arbetsflödet. Förbättringsåtgärder hittas och ett nytt, bättre arbetsflöde ritas upp i Flow Designer, Novacuras eget ritverktyg.
Finns dubbelarbeten eller tankefel i befintliga processer kan dessa elimineras i processkartläggningen.
I Novacuras Flow Designer konfigureras det nya arbetsflödet med användargränssnitt och integrationspunkter mot de system som behövs.
Därefter publiceras arbetsflödet i en ny applikation som skapas direkt från det ritade flödet och kunden kan omedelbart arbeta på ett effektivare sätt.
En stor fördel med detta tillvägagångssätt är att kunden får tänka igenom sina processer, och tillsammans med användarna och Novacura skapa nya beteenden som leder till riktiga processförbättringar. Direkt efter workshopen har kunden en applikation att utvärdera och inom någon vecka kan Novacura Flow vara fullt implementerat.
Effekten är omedelbar. När arbetsprocesserna på ett företag fungerar utan hinder och med ett gränssnitt som fungerar intuitivt flyter arbetet effektivt och med tydliga resultat i form av ökad effektivitet, tidsbesparingar och nöjdhet hos både kunder och personal.
Novacura Flow gör komplicerade affärssystem till enkla arbetsflöden.
Så här arbetar några kunder idag
Dalkia
Novacura gör livet lättare för både kunder och medarbetare hos Dalkia
Dalkia Nordic är ett företag som är världsledande inom optimerad resurshantering. Företaget tillhandahåller lösningar inom energi, vatten och avfall och hjälper städer och industrier att göra det bästa av sina resurser. Kunderna är oftast ägare av komplexa fastigheter, industrier eller energianläggningar och är ofta i behov av den unika kunskap som Dalkias tekniker besitter. I Dalkias värdegrund är kundnytta och kundvärde ledorden och det är av yttersta vikt att företagets tekniker alltid är på plats på kortast möjliga tid.
Med hjälp av Novacura Flow har Dalkia därför skapat ett system där alla ambulerande tekniker kan sköta alla sina arbetsuppgifter från en surfplatta. Detta har effektiviserat arbetet enormt, då teknikerna inte längre behöver tillgång till dator. Tidigare hämtades alla arbetsordrar från gemensamma datorer på kontoret, men nu kan teknikerna hämta sina ordrar direkt i bilen. Idag är alltså teknikerna helt oberoende av var de befinner sig.
Men Novacuras arbeten med att förenkla vardagen för Dalkiamedarbetarna sträcker sig längre än så. Arbetet blir också extra effektivt tack vare den kundportal för felanmälan som NovaCura tagit fram för Dalkia.
Tidigare har nämligen Dalkias kunder rapporterat sina fel till Dalkia, som i sin tur skickade vidare informationen till rätt del av serviceorganisationen. Detta innebar ett onödigt dubbelarbete för personalen samtidigt som kunderna fick vänta onödigt länge på åtgärder.
Novacuras lösning på problemet var att koppla ihop alla befintliga delar i systemet och istället skapa en helt ny kundportal. I den nya kundportalen loggar kunden in och skapar därefter sin egen felanmälan, som genast skickas till rätt person hos Dalkia.
Teknikerna i fält får sedan sina arbetsordrar direkt in i sin surfplatta , där de förutom uppgifter om vilken kund det gäller, också ser vad som är fel och var felet har uppstått samt aktuella kontaktuppgifter. Den automatiska fördelningen av uppdragen sker sedan efter parametrarna ‘Ledig’, ‘Rätt kompetens’ och ’I närheten’.
– Via vår kundportal kan kunden i realtid följa vår teknikers åtgärder i takt med att teknikern uppdaterar direkt från sin platta. Vi är snabbt på plats, kunden får en snabb respons och vi kan i de flesta fall processa en felanmälan till en faktura under samma dag, berättar Jan Walldorf, platschef på Dalkia.
För Dalkia har kundportalen resulterat i snabbare hantering, ökad kvalitet och nöjdare kunder. I kundportalen kan kunden följa hela processen från felanmälan till åtgärd och felkällorna minimeras när informationen bara behöver matas in gång. Kort sagt – Novacuras kundportal har gjort vardagen lättare för både kunder och personal hos Dalkia.
– Våra kunder är nu helt oberoende av öppettider och kan lägga in en order utan att hamna i en eventuell telefonkö hos kundservice. De flesta kunderna använder också kundportalen i andra syften, till exempel se status på sina arbetsorder och dokumentkopplingar. I och med att kunden själv registrerar arbetsordern så har detta arbetsmoment försvunnit för oss, säger Kristina Nerg, chief controller på Dalkia Nordic.
Skräddarsytt för Minco
Minco designar och tillverkar avancerade komponenter till bland annat medicin-, rymd- och försvarsindustrin globalt.
När kunder, kontor och tillverkning finns över hela världen är det avgörande att leveranserna är korrekta. Men trots noggranna processer upplevde Minco att kundkraven inte möttes, vilket kunde resultera i klagomål och omständlig returhantering. Samma gällde internt: lagerstatus på hyllorna och i ERP-systemet stämde inte alltid överens. Det var den mänskliga faktorn som låg bakom eftersom alla transportuppdrag hanterades manuellt och små misstag fick stora konsekvenser. Därför började man leta efter en streckkodslösning så att medarbetarna enkelt skulle kunna scanna produkter vid ut- och inleveranser.
– Vi ville ha en lösning för processer både i och utanför vårt ERP-system. Visst, vi kunde ha skräddarsytt våra befintliga processer, men det skulle ha blivit dyrt, säger affärsanalytiker Matt Hanson på Minco.
Men så snart han fått en demonstration av Novacura Flow insåg han att han var den rätta lösningen på spåren. Och efter en 30 dagars testperiod var han övertygad.
– Vi lade in fyra arbetsflöden redan första veckan och fick en skräddarsydd produkt som både var prisvärd och enkel att anpassa.
I dagsläget använder 28 personer Novacura Flow, främst i lager och inventering, och har totalt 18 handhållna enheter och flera stationära scannrar vid datorerna. Tidsvinsten är viktig, men inte avgörande, säger Matt Hanson.
– Lagermedarbetarna sparar tid och steg, det är bra för smidiga processer. Men framför allt ser vi att avvikelser minskar och returerna går ned – vi har helt enkelt fler nöjda kunder nu.
En annan fördel är utvecklingsmöjligheterna. NovaCuras amerikanska partnerbolag Enterprise Consulting fick frågan om de kunde utbilda en av utvecklarna på Minco så att han internt kunde konstruera smarta arbetsflöden enklare. Det blev succé, berättar Mike Tapper på Enterprise Consulting.
– Vi ordnade en kombinerad utbildning och workshop så att vi byggde faktiska arbetsflöden under utbildningen. Efter två dagar kunde Jeff, utvecklaren, bygga flöden på helt egen hand, plus att vi skapade två flöden under workshopen som direkt kunde börja användas.
Och sedan dess har utvecklingen fortsatt. Nu har Minco 13 skräddarsydda flöden, allt från inventeringsflöden till produktionsrapportering, något som varit efterfrågat men inte gått att få till i Mincos aktuella version av IFS. Dessutom har man byggt arbetsblad som går att hantera med Android-surfplattor så att kvalitetsavdelningen kan sammanställa och rapportera digitalt och direkt till ledningen vid kontroller. Minco har lagt till ytterligare 60 användarlicenser och har i dag totalt 78 för att fler ska kunna ta del av funktionerna, och har planer på att köpa in ytterligare 100 licenser för tidrapportering.
Matt Hanson har också fått förfrågningar från finans- och inköpsavdelningen, som vill automatisera och förenkla sina processer, till exempel att skicka fakturor till kunder.
– Jag ser en mängd framtida användningsområden för Novacura Flow på Minco.
Specma
30 procent effektivare med Novacuras streckkodsläsare
På ett enormt lager där många artiklar ser snarlika ut finns det mycket som kan gå fel. Men med Novacuras streckkodsläsare kan Specma Hydrualic nu vara säkra på att deras kunder får rätt artiklar. Dessutom får de det snabbare än någonsin.
Specma Hydraulic är den marknadsledande leverantören i Norden av applikationsanpassade hydrauliksystem samt hydraulik-, pneumatik- och ledningskomponenter. Företaget, som ständigt söker efter förbättringar, upptäckte att man skulle vinna på en förbättrad lagerprocess och bestämde sig för att anlita Novacura. Lösning blev att implementera Novacura Mobile Solutions streckkodssystem, vilket lett till ökad produktivitet på lagret och ökad leveranssäkerhet för kunderna.
– Vi har väldigt många artiklar, och av dessa är det många som ser snarlika ut. Med streckkodsläsningen är man säker på att orderns artikelnummer överensstämmer med själva artikeln. Systemet talar om när man gör fel. Tack vare denna lösning har lagerarbetarna ökat sin effektivitet med ungefär 30 procent, och felfrekvensen har minskat radikalt, säger Aksel Jarlbäck, IT-chef på Specma Hydrualic.
Den nya lagerprocessen kännetecknas av med ordning och kvalitet genom att alla data bara registreras en gång och systemet gör nu massor av jobb som tidigare gjordes manuellt. Dessutom rapporterar systemet direkt in i affärssystemet vilket gör att Specma Hydrualic kan göra en inventering när som helst, utan att behöva kalla in extrapersonal.
För ytterligare information
Johan Melander, vd Novacura, 073-850 11 11, johan.melander@novacura.se
Petter Larsson, vice vd Novacura, 0738-50 11 22, petter.larsson@novacura.se
Magnus Sjöbäck, pressansvarig Novacura, 070-445 15 99, magnus@sjoback.se
Novacura är ett mänskligt it-företag som, med hjälp av tjänster och egen programvara för affärssystem, effektiviserar och förenklar sina kunders affärskritiska processer. Företaget är privatägt och har kontor i Sverige och Polen, dessutom säljs programvaran via partnerföretag i både Europa och USA. Novacura har 40 erfarna medarbetare och huvudkontoret ligger i Hovås utanför Göteborg. www.novacura.se
