Onödigt kostsamma upphandlingar i offentlig verksamhet
Orimligt fokus på lägst pris och bristande branschkompetens vid upphandling kan skada verksamheten och leda till bristande kvalitet, högre kostnader och ökad arbetsbelastning för personalen. Kunskap om branschen och tjänsterna som ska upphandlas säkerställer ändamålsenliga förfrågningsunderlag som leder till mer fördelaktiga avtal, både för upphandlande enhet och leverantör. För att underlätta har Poolia tagit fram en upphandlingsguide riktad till upphandlare inom offentlig sektor.
- Idag är en upphandling av personaluthyrning många gånger en administrativ skrivbordsprodukt med orimligt fokus på pris. Verksamheten ställer höga krav på konsultens kompetens, men om upphandlingen enbart fokuserat på lägst pris istället för kvalitet så är risken stor att leverantören inte kan leva upp till förväntningarna vid avropstillfället, säger Anna Johansson, Key Account Manager offentlig sektor, på Poolia.
För den offentliga verksamheten är det viktigt att skaffa kunskap om den bransch som upphandlingen avser. Likväl är det av stor vikt att även räkna in samtliga ekonomiska aspekter vid utvärderingen. En bristande kvalitet av leverans genererar en brist i verksamheten vilket kan leda till ökade kostnader och stress för de anställda. Nyckeln till en bra upphandling är att skriva förfrågningsunderlag som resulterar i mer fördelaktiga avtal för både upphandlande enheter och leverantörer. Det vill säga offentliga enheter får avtal som motsvarar verksamhetens behov och leverantörerna får rimliga villkor att leverera det som efterfrågas.
- Idag är det ofta endast en eller ett fåtal personer som ska upphandla olika tjänster och produkter inom olika branscher. En upphandlare ska ena dagen upphandla skolmat, den andra dagen IT-konsulter, tredje dagen lekutrustning och det är samma tjänsteman som ska hantera samtliga dessa upphandlingar. Om denna tjänsteman ska kunna ha inblick i och kunskap om hur förfrågningsunderlaget bör vara utformat för att motsvara behoven inom alla dessa områden, krävs en grundlig föranalys. Om förstudien eller kunskapen brister, riskerar resultatet att bli avtal som inte fungerar i praktiken, säger Anna Johansson.
På grund av att kraven i förfrågningsunderlagen inte är anpassade efter verksamhetens behov pressas leverantörer till att lämna orimligt låga anbudspriser. Föranalysen blir helt avgörande. Man kan inte upphandla en Fiat och sen försöka avropa en Ferrari till Fiat-pris. Konsekvensen blir att upphandlande enhet får ett ramavtal med villkor som inte motsvarar eller tillgodoser verksamhetens behov. Har man behov av Ferrari blir man inte nöjd med en Fiat, oavsett vad som upphandlats. Ingen part blir nöjd med avtalet.
- Att upphandla på felaktigt sätt kan även innebära stora problem internt. Om avtalet inte möter verksamhetens behov måste konsulter köpas in utanför avtalet. Annars kan det resultera i att en avdelning får svårt att bedriva sin verksamhet. Den egna interna personalen får jobba extra för att kompensera för bristande avtal, vilket i värsta fall kan leda till utbrändhet och sjukskrivningar, säger Anna Johansson.
Ett strategiskt perspektiv skulle medföra en klar förbättring vid offentliga inköp. Detta tillsammans med ett något nedtonat prisperspektiv och ett större fokus på vilken kvalitet och kompetens som bör efterfrågas är de enskilt viktigaste förändringarna, för ett bättre utfall inom offentlig upphandling.
Med anledning av denna problematik har Poolia identifierat ett antal framgångsfaktorer för upphandling och tagit fram en upphandlingsguide för personaluthyrningstjänster. Syftet är att underlätta för upphandlare i offentlig sektor att upphandla bättre fungerande och mer lönsamma avtal inom personaluthyrning. Om du vill ta del av guiden så hittar du den här.
För mer information kontakta:
Anna Johansson, KAM offentlig sektor Poolia, 08-555 651 76, anna.johansson@poolia.se
Tarja Roghult, Presskontakt Poolia, 08-555 650 33, tarja.roghult@poolia.com
VD-assistent & IR-koordinator
tarja.roghult@poolia.com
Tel: 08-555 650 33
Mobil: 073-944 50 33
Poolias affärsidé är att förse företag och organisationer med den kompetens som, tillfälligt eller permanent, tillgodoser deras behov av kvalificerade tjänstemän. Poolia är specialiserat på rekrytering och uthyrning inom affärsområdena Finance & Accounting, Financial Services, Office Support, IT, Life Science & Engineering, Sales & Marketing, Human Resources, Legal samt Executive Search. Poolia är verksamt i Sverige, Finland och Tyskland. Poolia är börsnoterat sedan 1999 på NASDAQ OMX Stockholm AB.
Taggar:
