Sigtuna kommun gör sin fysiska post digital med PostNord Strålfors Digital Mailroom-lösning

Som första kommun i Sverige inför Sigtuna kommun digital posthantering för inkommande fysisk post. Sigtuna kommun har valt att låta PostNord Strålfors digitalisera och distribuera kommunens inkommande post elektroniskt. Det innebär att fysisk post, oavsett om den är skickad av en kommuninvånare, en verksamhet eller någon annan myndighet, direkt hamnar hos rätt mottagare i kommunen. Att digitalisera förenklar hanteringen och all post blir spårbar.

– Att digitalisera vår posthantering möjliggör en snabb och effektiv hantering av den inkommande posten till kommunen. Det ger oss även en säkrare hantering med spårbarhet och loggning, vilket innebär att det är möjligt att avgränsa vem som ser vad samt kontrollera vem som tagit del av vilka handlingar. Just informationssäkerheten har varit väldigt viktig för oss som offentlig verksamhet. Vi har lagt ner enormt mycket tid under införandet på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftningen som GDPR och säkerhetsskyddslagen, säger Åsa Otterbjörk, IT och Digitaliseringschef, Sigtuna kommun.

Digital Mailroom-lösningen innebär att inkommande post till Sigtuna kommun levereras till PostNord Strålfors i Rosersberg där post tas emot, skannas in, konverteras till ett digitalt format och distribueras via ett automatiserat flöde till rätt mottagare i Sigtuna kommun via deras ärendehanteringssystem Artvise.

– Vi är väldigt glada att vi har fått förtroendet från Sigtuna kommun att hantera och digitalisera deras posthantering, inte minst sedan Sigtuna är först ut bland kommuner i Sverige att göra detta. I vår Digital Mailroom-lösning är det även möjligt att lägga till ytterligare kanaler så som digital brevlåda och e-mail, vilket även skapar förutsättningar för fortsatt digitalisering, säger Erika Hjertén, Head of Sales, PostNord Strålfors. 

Automatiseringen av posthanteringen möjliggörs av en så kallad Rule Manager som identifierar vilken typ av post som ska gå till vilken mottagare baserat på exempelvis adressering, avsändare eller nyckelord i texten. Genom Artificiell Intelligens förbättras graden av automatisering löpande med målsättningen att 80-90 procent av all post ska hanteras automatiserat.

– Vi beräknar att vi kommer kunna frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av den inkommande posten och den framtida potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, säger Åsa Otterbjörk.

Är du intresserad av att veta mer om Digital Mailroom lösningen och samarbetet med Sigtuna kommun bjuder vi in till ett gemensamt Webinar den 15 september.

Mediekontakt

Rebecka Mathers
media@stralfors.com
+46 8-508 830 00

Om PostNord Strålfors

PostNord Strålfors utvecklar och tillhandahåller kommunikationslösningar som ger företag med många kunder och leverantörer helt nya möjligheter att skapa starkare och mer personliga kundrelationer. Med vår digitala plattform levererar vi sömlös kommunikation, oavsett vilka kanaler mottagaren behöver. PostNord Strålfors är en del av PostNord Group – en ledande leverantör av kommunikations- och logistiktjänster i Norden. PostNord Strålfors har verksamhet i Sverige, Norge, Danmark och Finland, där våra 700 anställda omsatte 2 miljarder kronor (2020). För mer information, besök stralfors.se

Om Sigtuna kommun

Sigtuna kommun har drygt 48 000 invånare. De bor i någon av tätorterna Märsta, Sigtuna, Rosersberg eller på den levande landsbygden. Sigtuna är Arlandakommunen med Sveriges största flygplats.