Få organisationer arkiverar digital information

Majoriteten, 65 procent, av de svenska myndigheterna och börsföretagen uppger att de har en policy för hur information ska arkiveras. Men samtidigt är det bara 22 procent av organisationerna som har någon arkiveringslösning för digital affärsinformation. Det visar Proacts Lagringsbarometer* som tar tempen på hur företagen och myndigheterna lagrar och arkiverar sin digitala information.

Enligt Lagringsbarometern har 70 procent av myndigheterna och 59 procent av börsbolagen en arkiveringspolicy, dvs regler och riktlinjer för vilken information som ska lagras och hur länge. Men endast 22 procent av de tillfrågade uppger att de har en IT-baserad arkivlösning för till exempel mejl och filer.

- Det är överraskande många som menar att de har en policy, men en policy är ju nästan poänglös om man saknar IT-stöd för att efterleva den. Affärsinformationen är utan att överdriva en av de viktigaste tillgångarna i dagens företag, den får varken försvinna eller förvanskas. Att så få har en arkiveringslösning för att skydda och säkra tillgängligheten till informationen är oroande, säger Per Sedihn, CTO på Proact.

Vidare menar 50 procent av organisationerna att personalen i allt högre utsträckning använder e-posten som ett eget arkiv för affärskritisk information. Nästan fyra av tio slår fast att det kan vara svårt för en anställd att plocka fram ett digitalt dokument som är mer än fem år gammalt.

I hälften av organisationerna är det IT-avdelningen, inte de verksamhetsansvariga, som förväntas sätta upp krav och riktlinjer för arkiveringen.

- Det finns en fara i detta synsätt eftersom IT-specialisterna sällan har kunskap om vilken information som bör arkiveras för framtiden. De ansvariga för verksamheterna är i princip alltid mer lämpliga att göra dessa bedömningar, säger Per Sedihn.

* Undersökningen, som genomfördes i november, baseras på telefonintervjuer med 100 slumpmässigt utvalda börsföretag och myndigheter i Sverige. Frågorna har ställts till IT-chef/IT-ansvarig. Drygt en fjärdedel av de tillfrågade organisationerna har 500 anställda eller fler.