3 av 4 organisationer får allvarliga problem med avbrutna dokumentprocesser

London, juni 2012 – Ineffektiva dokumentprocesser är en ”död vinkel” för många företag och har under de senaste fem åren orsakat allvarliga incidenter hos tre av fyra organisationer. Det framgår av ett nytt white paper som IDC - International Data Corporation, tagit fram på uppdrag av Ricoh Company Ltd. och som är det första resultatet av Ricohs nya initiativ, Document Process Imperative. Ricohs Document Imperative är ett fortlöpande initiativ som hjälper företag att inse riskerna, möjligheterna och bästa praxis avseende dokument som ingår i viktiga affärsprocesser.

Misslyckade dokumentprocesser har allvarliga följder: 36 procent av de företag som svarat har inte kunnat uppfylla olika myndighetskrav, 30 procent har förlorat nyckelpersoner och 25 procent har förlorat viktiga kunder. Andra konsekvenser inkluderar allvarliga överträdelser av IT-säkerhet, omfattande skatterevisioner, PR-kris och stämningar.

De goda nyheterna är att genom att proaktivt angripa eventuella brister kan man avvärja stora ekonomiska förluster. IDC beräknar att de samlade kostnaderna för misslyckade processer (inkl. nedlagd arbetstid och företagens förbiseende av t.ex. omarbete samt alternativkostnader i samband med förlust av kunder) uppgår till åtminstone 10 gånger mer än de direkta kontantkostnaderna (t.ex. att betala finansiella uppgörelser).

Vad många företagsledare kanske inte inser, är i vilken grad dokumentintensiva affärsprocesser påverkar deras företags riskprofil. Det finns en stor risk att dessa processer havererar, vilket leder till mycket negativa affärsresultat och kostnaderna för dessa haverier är avsevärt högre än vad många företagsledare tror. Även om de flesta investerar i resurser som minskar risker med låg sannoliket/stor inverkan, döljer sig risker som är resultat av avbrutna dokumentprocesser, under företagets radar vilket kräver företagsledningens uppmärksamhet, enligt IDC:s rapport It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk.[1]

De första slutsatserna baseras på en global undersökning där över 1 500 affärsprocessägare och IT-anställda (iWorkers) i stora och medelstora organisationer deltog i samarbete med fokusgrupper. De svarande var slumpmässigt utvalda ur internationella expertpaneler från åtta länder – USA, Kanada, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Australien, Kina och Japan. Dokumentintensiva affärsprocesser definierades som processer som styrs och kontrolleras av information som fångats in i pappersdokument eller elektroniska dokument.

Enligt IDC påverkar ineffektivitet inom dokumentprocesser alla branscher och alla företagsstorlekar, överallt. Allvarliga incidenter inom affärsuppgörelser och efterlevnad har inträffat i ungefär samma omfattning i organisationer i Nordamerika, Europa och Asien, dock visade undersökningen att det sker i störst utsträckning i Asien (79 procent).

Fler än en av tre respondenter kunde berätta om egna erfarenheter av ineffektiva dokumentintensiva processer. Trots att 31 – 39 procent av dokumentprocesserna är pappersbaserade visar undersökningen att papper inte nödvändigtvis är en riskfaktor. Effektiva dokumentprocesser grundar sig på bakomliggande arbetsflöden. Mediet är inte nödvändigtvis källan till problemet, visar rapporten från IDC.

Undersökningen visar att förslag på förbättring av dokumentprocesser ibland misslyckas på grund av att de inte når upp till företagsledningars agendor. Det är ett väsentligt hinder eftersom dokumentprocesser förbinder arbetsgrupper, avdelningar och organisationer. Många medarbetare har inte mandat att bygga upp och verkställa de omfattande förändringar som krävs. En effektiv förändring kräver dessutom företagsledningens uppmärksamhet.

Hos Ricoh är man mycket medveten om riskerna och som ledande leverantör av Managed Document Services (MDS) har de unika förutsättningar att hjälpa sina kunder.

– Via Managed Document Services (MDS) arbetar vi med att förstå hur informationen flyter inom en organisation och hur affärsprocesser, i synnerhet de mänskligt utförda, påverkar det flödet. Förbättrade processer höjer inte bara effektiviteten och produktiviteten, utan kan även utformas att belysa riskfaktorer i varje steg, säger Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing Group/Services Business Center.

Om Document Process Imperative
Ricohs Document Process Imperative är ett fortlöpande initiativ som främjar förståelsen av nya paradigmer inom dokumentprocesser som hjälper företag att dra nytta av sina samlade kunskaper inom sina organisationer. Det här initiativet kommer att finansiera forskning och tillhandahålla resurser, exempelvis de som finns på den här sidan och som förenar Ricohs expertis inom dokumentprocesser med branschvisionärer, våra partners och våra kunder.

[1] IDC White Paper beställd av Ricoh, “It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk,” dok. #6352, juni 2012

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice Gibson/Louise Yarrall 
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-mail: press@ricoh-europe.com 
www.ricoh-europe.com

Eller

Ricoh Sverige AB
Magnus Christerson
Marketing Director
Marketing, Strategy & Communication
Tel: +46 (0)8 734 18 68
E-post: magnus.christerson@ricoh.se 
www.ricoh.se 

Följ oss på Facebook: www.facebook/ricoheurope 
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope 
Registrera dig på Ricohs mediacenter: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specializing in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered inTokyo, Ricoh Group operates in more than 200 countries and regions. In the financial year ending March 2012, Ricoh Group had worldwide sales of 1,903 billion yen (approx. 23 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialized industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees.

For further information, please visit
www.ricoh-europe.com

Taggar: