Bättre dokumentprocesser kan öka försäljningen

Ricoh rekommenderar flera sätt att dra nytta av potentiellt intäktsgenererande dokumentprocesser

Stockholm, 5 september 2012 – Ricoh råder företag att förbättra sina dokumentprocesser som rör ett antal olika områden som; försäljning och marknadsföring, kundkommunikation, kundbearbetning, service och support, produktutveckling, fakturering och inkasso. Dessa processer ses normalt som områden för kostnadsbesparing, men de kan ge betydande ekonomiska fördelar med en potentiell ökning av omsättningen på cirka 10 procent enligt ett nytt white paper som International Data Corporation (IDC) genomfört på uppdrag av Ricoh.

Hur går då resonemanget? Jo, bättre dokumentprocesser kan förhöja den totala upplevelsen av en organisation för en kund. Effektiva processer som gör att kunden kan fokusera på sina behov kan ha en positiv inverkan på kundnöjdheten, vilket är viktigt för att behålla befintliga kunder och för ökad försäljning. Å andra sidan kan kunder fly till konkurrenter om de ställs inför dåliga eller ineffektiva dokumentprocesser som riktar sig till kund.

Dessa påståenden styrks av undersökningen som IDC tagit fram för Ricoh Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth (September 2012).[1]Undersökningen är den andra i Ricohs satsning på att förändra ofrånkomliga dokumentprocesser med avsikt att förbättra informationshanteringen. White papret baseras på IDC:s nya globala undersökning där drygt 1 500 dokumentdrivna affärsprocessägare och informationshanterare utfrågas.

Undersökningen visar också att bristfälliga dokumentprocesser kan leda till att kunder hoppar av en affär. Sextionio procent av de tillfrågade sa att de är mindre benägna att göra affärer med företag som har dåliga eller ineffektiva dokumentprocesser. Sextio procent anger att de skulle gå till någon annan, och femtiosju procent att de skulle tala om för andra att inte göra affärer med detta företag.

De goda nyheterna är att bra dokumentprocesser kan öka inkomsterna. Fler än åtta av tio tillfrågade angav att optimerade kundriktade dokumentdrivna affärsprocesser skulle öka inkomsterna med cirka 10 procent. Detta kan genomföras med en bättre kundkommunikation, en skräddarsydd kundbearbetning och förbättrad kundsupport.

– Detta är goda nyheter för de chefer som har svårt att prioritera affärsprocesserna, nu behöver de inte längre fundera på om det skulle löna sig att förbättra dem eller inte. Speciellt nu när det ekonomiska läget ser ut som det gör, är alla processer som både kan minska kostnader och öka intäkter en win-win-situation och borde därför prioriteras, säger Jesper Olsson, Business Development Manager – Dokumenthantering, Ricoh Sverige AB.

Ricoh rekommenderar flera sätt att dra nytta av potentiellt intäktsgenererande dokumentprocesser.

• Granska kundnöjdhet i sin helhet. Informationsflödet in till organisationen (input), hanteringen internt och att informationen kommer till rätt person vid rätt tidpunkt (output). Var kommer kunden in? Hur kan de integreras djupare i processen så att de får den information de behöver när de behöver den? Hur kan man även göra detsamma för leverantörer och återförsäljare? Processen är oerhört viktig.  

• Att skräddarsy dokument- och informationsflöden stärker affärsrelationer. Det minskar avståndet mellan de anställda och kunderna, t.ex. genom att stärka den mobila personalen eftersom de reser till och träffar kunderna. Likaså kan bättre dokumentprocesser förbättra kommunikationen i leveranskedjan, stänga till luckor som kan orsaka att kunder flyr.

• Även om processen är oerhört viktig är de ändå resultatet som räknas. Optimerade processer måste definitivt leverera rätt information till rätt person vid rätt tidpunkt för att rätt beslut ska kunna fattas. Annars är jobbet ogjort.

Ricoh är väl rustat att assistera sina kunder verkställa en omfattande strategi för förbättrade dokumentprocesser som hjälper till att sänka kostnader och potentiellt öka intäkterna via sitt program Managed Document Services. Dess beprövade metod att (förstå, förbättra, förändra, reglera och optimera) hjälper Ricoh att hitta en organisations nyckelprocesser och sedan anpassa dessa till en service som hjälper kunderna att uppnå mätbara och hållbara resultat. Den kunskap Ricoh har skaffat sig genom tusentals implementeringar har också gett insikt i gängse ledningsgruppers intressen dvs. kostnadskontroll, hållbarhet, informationssäkerhet och styrning, effektiva affärsprocesser, förändringsledning, informationsarbetares produktivitet, effektiv informationshantering och strategisk infrastruktur. Denna värdefulla förståelse snabbar på det första steget i processen – Förståelsen – så att kunder snabbare kan komma igång med förbättringsfasen och genomföra de förändringar som visar sig fördelaktiga så snart som möjligt.  

Om Ricohs Process Imperative
Ricohs Process Imperative är ett fortlöpande initiativ som främjar förståelsen för nya paradigm inom dokument- och informationsprocesser som hjälper företag att dra nytta av samlad kunskap inom sina organisationer. Det här initiativet finansierar forskning och förmedlar resurser, exempelvis till projekt som finns på den här sidan som förenar Ricohs expertis inom dokument- och informationsprocesser med branschvisionärers, våra affärspartners och våra kunder. Insikterna detta arbete skapar hjälper företag förändra sina affärsprocesser för att öka produktiviteten och undanröja kostnader genom rätt information, vid rätt tidpunkt, i rätt format.

[1] IDC White Paper som gjorts på uppdrag av Ricoh, “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth,” September 2012

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice Gibson/Louise Yarrall 
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-mail: press@ricoh-europe.com 
www.ricoh-europe.com 

Ricoh Sverige AB
Jesper Olsson
Business Development Manager - Dokumenthantering
Tel: +46 8 621 91 31
E-post: jesper.olsson@ricoh.se 
www.ricoh.se

eller
Magnus Christerson
Marketing Director
Tel: 08- 734 33 00
E-post: magnus.christerson@ricoh.se 
www.ricoh.se

Följ oss på Facebook: www.ricoh-europe.com/ricoheurope 
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope   
Registrera dig på Ricohs mediacenter på: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specialising in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered inTokyo, Ricoh Group, operates in more than 200 countries and regions. In the financial year ending March 2012, Ricoh Group had worldwide sales of 1,903 billion yen (approx. 23 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialised industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees.

For further information, please visit
www.ricoh.se

Taggar: