Den offentliga sektorn delar flest dokument i molnet, men utnyttjar inte alla fördelar

Stockholm, 17 januari 2013 – En ny undersökning gjord på uppdrag av Ricoh Europe visar att det är den offentliga sektorn i Europa som använder molnet mest för dokumentdelning[1], men 52 procent av den äldre personalstyrkan inom den offentliga sektorn anser att detta har gjort dokumenthanteringen svårare.

– Det verkar som om den offentliga sektorn inte utnyttjar alla fördelar med molntjänster, såsom enklare åtkomst till information, ökad kunskapsspridning och förbättrad flexibilitet, säger Carsten Jörgensen, Product Marketing Manager på Ricoh Sverige. Det kan bero på bristfälliga dokumentprocesser, att man ser isolerat på processen samt tekniken och arbetssättet man utför arbetet på, istället för att se till helheten som måste skräddarsys för att alla delar ska fungera tillsammans.

Undersökningen visar att 47 procent av den offentliga sektorn använder molnet för att dela dokument och 71 procent använder det för att få tillgång till dokumenten mobilt. Men samtidigt som de som arbetar inom den offentliga sektorn förstår att ny teknik kan underlätta för medborgarna på ett effektivt sätt, görs investeringar i ny teknik innan funktioner i redan befintliga system utnyttjas fullt ut (69 procent av fallen).

– I allt större utsträckning förväntas det av den offentliga sektorn att den ska kunna delge informationen elektroniskt och där kan molnet spela en avgörande roll när pappersdokumenten ska göras digitala. En av de större utmaningarna är balansen mellan att göra information tillgänglig, både för de anställda och för allmänheten, samtidigt som man skyddar konfidentiella uppgifter, säger Carsten Jörgensen, Product Marketing Manager på Ricoh Sverige.

Andra viktiga resultat:

• 83 procent av dem som arbetar inom den offentliga sektorn har tillgång till den senaste tekniken i form av smartphones och surfplattor men är oförmögna att maximera användningen av dessa på grund av äldre backoffice-system som inte stödjer tekniken.
• Det finns en klyfta mellan tekniken som reglerar backoffice-funktionerna och tekniken i den övriga verksamheten vilket resulterar i potentiella flaskhalsar, ineffektivitet och säkerhetsrisker.
• 83 procent av de anställda inom den offentliga sektorn säger att deras arbetssätt är omoderna och hindrar dem från att vara så effektiva som möjligt.
• Medan 52 procent säger att deras informationssäkerhet är bättre nu än 2009, kunde endast 44 procent bekräfta att deras dokumentprocesser är helt säkra, och följaktligen finns det risk för informationsläckage inom den offentliga sektorn.  

Om Ricoh Document Governance Index 2012
Ett nytt perspektiv: Ricoh Document Governance Index 2012 är en undersökning som Coleman Parkes Research har genomfört på uppdrag av Ricoh Europe PCL. Den ger en uppdaterad bild av hur affärskritiska dokumentprocesser hanteras i företag över hela Europa och bygger på Ricohs tidigare index - Ricoh Document Governance Index 2009 och Ricoh Process Efficiency Index 2011. 

Undersökningen fokuserar på affärskritiska dokumentprocesser – organisationers kärnaktiviteter som upprepas ofta och regelbundet. De kan vara dokumentintensiva, men framförallt har de en direktverkan på företags samverkan med både kunder och anställda. De omfattar dokumentprocesser inom HR, ekonomi, upphandling samt leverantörs- och kundreskontra.  

Undersökningen omfattar 1 075 intervjuer av beslutsfattare, högre tjänstemän och andra anställda inom stora (1 000+ anställda), medelstora (500-999 anställda) och små (färre än 500 anställda) organisationer i Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Norden (Sverige, Finland, Norge, Danmark), Spanien, Schweiz, Storbritannien och Irland. 

Organisationerna återfinns inom sektorerna utbildning, rättsväsende, kommun/energi, hälso- och sjukvård, offentlig sektor, detaljhandel samt bank och finans. Kvalitativa intervjuer genomfördes även med europeiska beslutsfattare i syfte att få insyn i hur de hantererar sina affärskritiska dokumentprocesser.

Hämta undersökningen för att läsa mer här.

[1] I jämförelse med utbildningsväsende, finanssektor, rättsväsende, kommun/energi, hälso- och sjukvård, produktionsbolag och detaljhandel.

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Sverige AB
Carsten Jörgensen
Product Marketing Manager
Tel: 08-734 33 94 
E-post: carsten.jorgensen@ricoh.se 
www.ricoh.se

Ricoh Sverige AB
Magnus Christerson
Marketing Director
Tel: 08-734 33 00
E-post: magnus.christerson@ricoh.se 
www.ricoh.se

Följ oss på Facebook: https://www.facebook.com/Ricoh.Sverige.AB http://www.facebook.com/RicohEurope 
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope 
Registrera dig på Ricohs mediacenter på: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specialising in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered inTokyo, Ricoh Group, operates in more than 200 countries and regions. In the financial year ending March 2012, Ricoh Group had worldwide sales of 1,903 billion yen (approx. 23 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialised industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees.

For further information, please visit
www.ricoh.se

Taggar: