Europeiska företag och organisationer missar möjligheten att öka sina vinster med sammanlagt 46 miljarder euro

Ricoh Europe, London, den 30 juni 2011 – En studie som publiceras idag av Ricoh Europe avslöjar att Europeiska företag och organisationer kanske missar möjligheten att öka sina vinster med sammanlagt 46 miljarder euro på grund av sina befintliga, ineffektiva metoder för informationshantering. Ricoh Process Efficiency Index visar att anställda över hela Europa med ansvar för hanteringen av affärskritiska dokumentprocesser lägger ned ca 362 miljoner timmar av sin tid per år på detta, vilket uppgår till en total affärskostnad på 147 miljarder euro.

Vårt index undersöker hur europeiska organisationer hanterar sina affärskritiska dokumentprocesser, de som sker regelbundet och som har en direkt effekt på deras affärsrelationer med kunder och anställda. Exempel på detta är inköpsordrar, patientjournaler och fakturor. Studien identifierar även områden där det kan ske förbättringar och visar vilken ekonomisk avkastning sådana förbättringar skulle kunna generera.

Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe, säger: ”Denna rapport är oumbärlig läsning för varje Europeisk CIO. Den betonar att om europeiska företag och organisationer ska kunna klara av utmaningen att konkurrera med tillväxtländer måste de se över effektiviteten hos sina kritiska dokumentprocesser.”

”Vårt index visar tydligt hur föråldrade, manuella processer påverkar verksamheten på många sätt. För att ge ett exempel: Om kritisk information hanteras med traditionella metoder med papperskopior, då ökar affärsrisken eftersom det är mindre troligt att man har gjort säkerhetskopior av dem. Det är också lättare att tappa bort dem, vilket gör dem mer utsatta för säkerhetsöverträdelser. Det är också oundvikligt att anställda lägger ned onödig tid på att hantera affärsdokument istället för att fokusera på kärnverksamhet och kundservice.”

Trots att man lägger ned betydande tid och investeringar på hanteringen av affärskritiska dokument bekräftar Europeiska bolag på ett tydligt sätt att det fortfarande finns utrymme för förbättringar. Svaranden säger att deras tre högsta prioriteringar är att öka kunskapsspridningen (67%), förbättra säkerheten (67%) och driva på arbetsstyrkans effektivitet (65%). De största hindren för att göra dessa förbättringar är tidsbrist (45%) och resursbrist (35%).

Vårt index avslöjar också att europeiska företag och organisationer av säkerhetsskäl ofta är tveksamma att införa tidsbesparande initiativ, som till exempel outsourcing. Ett av 12 företag och organisationer avslöjade dock att deras befintliga säkerhetsprocesser inte skyddar konfidentiella handlingar och över 36% erkänner att antingen de själva eller deras anställda har förlorat eller förlagt viktig information.                     

Trots tekniska framsteg visar vårt index att många dokumentprocesser är onödigt arbetsintensiva och manuella. 43% av alla affärskritiska dokumentprocesser förlitar sig på hårdkopior av data och endast 22% av de som svarade rapporterade att deras organisation använde ett helt automatiserat arbetsflöde.

Carsten Bruhn avslutar: ”En ordentligt implementerad, optimerad helhetsstrategi sänker affärskostnaderna. Den får även stor påverkan på arbetsstyrkans samarbete och effektivitet. Detta inbegriper mätningen och analysen av hur organisationen får sin information, vad som sedan händer med denna information och hur den används för att leverera resultat. Det är viktigt att de personer som är involverade i processerna hålls engagerade genom hela processen för att säkerställa att de förstår sig på och kan anpassa sig efter förändringarna. Slutresultatet är att företag och organisationer kan ge snabbare respons på kundernas och marknadens behov och göra sig redo för framtidens arbetsplats.”

Ladda ned vår whitepaper från www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

Om Ricoh Process Efficiency Index

Ricoh Process Efficiency Index utfördes av det oberoende analysföretaget Coleman Parkes på uppdrag av Ricoh Europe. De som svarade på studien var fullt ansvariga för hanteringen av de processer som omgärdar kritiska affärsdokument i de organisationer de är anställda i: Finans/redovisning, försäljning, HR eller löner, kund eller klientinformation, juridik, lagerhållning och leverantörer. Studien bestod av 458 telefonintervjuer med stora organisationer (med 1 000+ anställda) belägna i Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Norden (Sverige, Finland, Norge och Danmark), Spanien, Schweiz och Storbritannien. Organisationerna tillhör utbildnings-, vård-, tillverknings- och finanssektorerna samt den juridiska sektorn och sektorn för vatten, energi och posttjänster m.m. Kvalitativa intervjuer genomfördes även med europeiska CIO:er för att få ytterligare kommentarer om deras affärskritiska dokumentprocesser.

För mer information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice Gibson
Tel.: +44 (0)20 7465 1153
press@ricoh-europe.com
www.ricoh-europe.com

Registrera dig på Ricoh media centre: www.ricoh-europe.com/press

Om Ricoh
Ricoh Company, LTD (Ricoh Company) är ett Fortune 500-företag som specialiserar sig på teknik och tjänster för effektivisering av dokumentintensiva affärsprocesser. Effektiviseringen uppnås via Ricohs expertis inom Managed Document Services, Production Printing, Office Solutions och IT Services. Genom att samarbeta med Ricoh kan företag effektivisera sina arbetsmetoder, öka sin lönsamhet och dela sina kunskaper inom sina organisationer mer effektivt. Med cirka 109 000 medarbetare världen över bedriver företaget verksamhet i Europa, Nord- och Sydamerika, Stillahavsregionen, Kina och Japan.

Ricoh Europe Holdings PLC är ett börsnoterat aktiebolag och Ricoh Company EMEA:s huvudkontor med verksamhet i London, Storbritannien och Amstelveen, Nederländerna. För räkenskapsåret som avslutades den 31 mars 2011 uppgick intäkterna från Ricohs EMEA-verksamhet till 413,9 miljarder YEN (ca 4,99 miljarder USD). Ricoh Companys globala försäljning uppgick till totalt 1 942 miljarder YEN (ca 23,4 miljarder USD) för räkenskapsåret som avslutades den 31 mars 2011.

Om Ricoh Sverige
Ricoh Sverige AB är ett ledande företag inom dokument- och informationshantering. Bolaget erbjuder heltäckande lösningar för kunders IT-miljöer med ett brett utbud av utrustning, mjukvaror, tjänster och konsultverksamhet. Bolaget har specialiserad expertis inom bland annat IT-tjänster samt utskriftshantering för kontor och produktion. Ricoh Sverige har cirka 650 anställda i en rikstäckande organisation med verksamhet på 26 orter och samarbete med ytterligare cirka 40 större återförsäljare över hela Sverige. Ricoh Sveriges totala försäljning uppgår till cirka 1 500 miljoner SEK.