Organisationer inom sjukvård, utbildning och finansiella tjänster riskerar att bryta mot dokumentbestämmelser

Ricoh Europe, London, 7 september 2011 – Verksamhetskritisk dokumentation för organisationer inom sjukvård, utbildning och finansiella tjänster riskerar i allt högre utsträckning att tappas bort eller bryta mot viktiga dokumentbestämmelser.  Detta enligt nya uppgifter från Ricoh Process Efficiency Index. Undersökningen utfördes av Coleman Parkes Research och omfattade intervjuer med 458 ledande befattningshavare från sex vertikala marknadsområden i Europa. Den visade att 31 procent av alla europeiska organisationer fortfarande förlorar viktiga dokument, medan 24 procent inte har någon möjlighet alls att spåra och övervaka rörelserna för verksamhetskritisk information.

”Dynamiken som framtidens arbetsplats står inför, som globalisering och föränderlig befolkningsstatistik, leder till en överbelastning av information. År 2020 kommer den digitala informationen att växa med en faktor av 30 och antalet filer med en faktor av 60[1]. Detta ”Big Data”-koncept i kombination med den föränderliga kulturen på arbetsplatsen innebär att effektiv informationshantering och uppfyllande av dokumentföreskrifter är av yttersta vikt för organisationer över alla vertikala marknader,” sa Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe.

Han fortsatte: ”Dock visar dessa uppgifter att många europeiska organisationer erkänner att de fortfarande inte hanterar affärskritiska dokumentprocesser på ett effektivt sätt, vilket gör dem sämre förberedda för framtiden.”

Undersökningen visade att även de starkast reglerade branscherna är i farozonen. En CIO inom sjukvårdsbranschen sa: ”Vi arbetar med FDA (Food and Drug Administration) och EMA (European Medicines Agency), så all information inom vår verksamhet måste vara mycket säker – annars skulle vår informations riktighet starkt ifrågasättas.” Dock visade undersökningen att nästan en tredjedel (29 procent) av sjukvårdsföretagen inte har någon process för redovisningsspårning för verksamhetskritisk dokumentation.

När man hänvisar till möjligheten att hämta verksamhetskritisk information på ett säkert och snabbt sätt, säger en CIO inom området för finansiella tjänster att: ”…på grund av mängden dokument som måste sökas igenom kan det ibland vara mycket svårt att spåra det vi letar efter – det är ett annat problem för oss.” Informationen avslöjar också en liknande trend, där mindre än hälften av de europeiska organisationerna inom finansiella tjänster (endast 45 procent) bekräftar att de kan utföra redovisningsspårning för alla konfidentiella verksamhetskritiska dokument, och 20 procent inom finansiella tjänster meddelar att de inte har några inarbetade rutiner för detta. Dessa siffror är viktiga och kommer att påverka uppfyllandet av Sarbanes-Oxley Act, som kräver att organisationer måste garantera att affärs- och verksamhetskritiska dokument inte ändras, förstörs eller tappas bort.

Ännu mer oroande är att 31 procent av alla europeiska bolag fortfarande har en benägenhet att tappa bort viktiga dokument. Organisationer inom utbildningsområdet löpte störst risk, då 38 procent erkände att de då och då tappar bort eller förlägger affärskritisk information, vilket kan jämföras med 14 procent inom den juridiska sektorn. Mer än hälften av alla bolag (52 procent) sa att den påtagligaste följden var stora förseningar i affärsprocesser. Ytterligare följder sträcker sig från skadat rykte till obetalda fakturor, förlust av affärskritisk information, åsidosättande av bestämmelser och missnöjda kunder.

Bruhn sa också att ”I en tid då organisationer över alla vertikala områden måste förbättra sin övergripande operativa effektivitet för att kunna konkurrera på den globala marknadsplatsen, visar undersökningen att många utsätter sig för risker i onödan.”

”När CIO:er granskar affärskritiska processer och tillämpar ”Big Data”-metoder inom organisationen, behöver de också stöd från COO och CEO för att driva igenom nödvändiga förändringar för arbetsrutiner och dokumentprocesser. Med rätt affärspartner kan de då införa en komplett optimeringsstrategi som kommer att minska kostnader, få stor inverkan på samarbetet inom arbetsstyrkan och effektiviteten samt garantera att dokumentföreskrifterna följs inom deras vertikala marknadssegment.”

Läs hela undersökningen på www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

[1] IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs – January 2011 - www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice Gibson
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-mail: press@ricoh-europe.com
Homepage: www.ricoh-europe.com

Registrera dig på Ricoh media centre: www.ricoh-europe.com/press

Eller

Ricoh Sverige AB
Magnus Christerson
Tel. 08-734 18 68
E-post: magnus.christerson@ricoh.se 
Hemsida: www.ricoh.se

Om Ricoh
Ricoh Company, LTD (Ricoh Company) är ett Fortune 500-företag som specialiserar sig på teknik och tjänster för effektivisering av dokumentintensiva affärsprocesser. Effektiviseringen uppnås via Ricohs expertis inom Managed Document Services, Production Printing, Office Solutions och IT Services. Genom att samarbeta med Ricoh kan företag effektivisera sina arbetsmetoder, öka sin lönsamhet och dela sina kunskaper inom sina organisationer mer effektivt. Med cirka 109 000 medarbetare världen över bedriver företaget verksamhet i Europa, Nord- och Sydamerika, Stillahavsregionen, Kina och Japan.

Ricoh Europe Holdings PLC är ett börsnoterat aktiebolag och Ricoh Company EMEA:s huvudkontor med verksamhet i London, Storbritannien och Amstelveen, Nederländerna. För räkenskapsåret som avslutades den 31 mars 2011 uppgick intäkterna från Ricohs EMEA-verksamhet till 413,9 miljarder YEN (ca 4,99 miljarder USD). Ricoh Companys globala försäljning uppgick till totalt 1 942 miljarder YEN (ca 23,4 miljarder USD) för räkenskapsåret som avslutades den 31 mars 2011.

Om Ricoh Sverige
Ricoh Sverige AB är ett ledande företag inom dokument- och informationshantering. Bolaget erbjuder heltäckande lösningar för kunders IT-miljöer med ett brett utbud av utrustning, mjukvaror, tjänster och konsultverksamhet. Bolaget har specialiserad expertis inom bland annat IT-tjänster samt utskriftshantering för kontor och produktion. Ricoh Sverige har cirka 650 anställda i en rikstäckande organisation med verksamhet på 26 orter och samarbete med ytterligare cirka 40 större återförsäljare över hela Sverige. Ricoh Sveriges totala försäljning uppgår till cirka 1 500 miljoner SEK.

Om Ricoh Process Efficiency Index
Ricoh Process Efficiency Index utfördes av det oberoende undersökningsföretaget Coleman Parkes på uppdrag av Ricoh Europe. De tillfrågade i undersökningen var fullt ansvariga för affärskritiska dokumentprocesser inom organisationen och var anställda inom: finans/revision, försäljning, personal- eller löneavdelning, kund- eller klientinformation, juridik, och lager- och distribution. Undersökningen utgjordes av 458 telefonintervjuer inom stora (1 000+ anställda) organisationer i Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Norden (Sverige, Finland, Norge och Danmark), Spanien, Schweiz och Storbritannien. Organisationerna arbetar inom områdena för utbildning, juridik, allmännyttiga tjänster, sjukvård, tillverkning och finansiella tjänster. Kvalitativa intervjuer hölls även med europeiska CIO:er för att få ytterligare redogörelser om affärskritiska dokumentprocesser.