Ricoh råder organisationer att omfördela sina investeringar för att bättre hantera affärsrisker

Ny forskning visar hur bristfälliga dokumentdrivna verksamhetsprocesser ofta är relaterade till organisatoriska risker

Stockholm, juli 2012 – Ricoh råder företag att se över sina minskande investeringar i att förbättra bristfälliga dokumentdrivna processer. Dessa bristfälliga processer kan ofta relateras till organisatoriska risker. Rådet härrör från en rapport (white paper) som International Data Corporation (IDC) gjort på uppdrag av Ricoh, It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk. Rapporten visar att företag lägger allt mindre resurser på att förbättra dokumentdrivna verksamhetsprocesser som minskar risker, som t.ex. affärskontinuitet/riskbedömning, samt funktioner för kontroll, övervakning, regelefterlevnad och granskning. Just dessa områden som Ricoh råder företag att lägga ner mer tid och resurser på att förstå och förbättra. Övriga resultat från rapporten visar att papperslösa processer inte nödvändigtvis leder till förbättrad effektivitet, och att företag är allt för beroende av sina anställda för att kunna göra förändringar i verksamhetskritiska affärsprocesser.

Allmänt gäller, enligt rapporten, att ju bristfälligare processerna är desto mindre investerar organisationer i att förbättra processerna. Och det som faktiskt investeras i att förbättra de här processerna för riskminskning är långt mindre än det som investeras i andra processer. För att minimera riskerna inom en organisation borde de här investeringarna få långt större resurser och uppmärksamhet. Goda nyheter är att medvetenheten om kopplingen mellan bristfälliga processer och risker är relativt stor. Över hälften av de tillfrågade i rapporten anser att förbättrade dokumentprocesser skulle ge fördelar gällande affärskontroll, regelefterlevnad, informationssäkerhet och kontinuitet. Ricoh rekommenderar en entydligt definierad målsättning och en plan som visar på prestationsrelaterade nyckelindikatorer, som en bra start på en förbättring av organisationers dokumentprocesser. En ny informationsinfrastruktur tas sedan fram som stämmer överens med organisationens målsättning och kundernas förväntningar. Den nya informationsinfrastrukturen förankras i organisationen, och slutanvändarna utbildas i det nya sättet att arbeta.

- Det är oerhört viktigt att organisationer fullt ut förstår sin informations­infrastruktur och var den behöver förbättras, säger Sergio Kato, Deputy General Manager på Ricohs Business Center för Global Marketing. För det kan de behöva arbeta med en erfaren samarbetspartner som kan hjälpa till att förändra och effektivisera processerna. När det gäller processer som tagits fram för riskminskning, som regelefterlevnads- och granskningsprocesser eller processer för affärskontinuitet är det än viktigare att företag fortlöpande granskar, utvärderar och investerar i förbättringar. Vår senaste rapport visar att detta ofta inte görs, och vi råder företag att ta itu med detta växande bekymmer nu, innan de utsätter sin organisation för större risker, fortsätter Mr. Kato.

Genom att förse globala företag med tjänster har Ricoh sett många organisationer lära sig den hårda vägen att bristfälliga och ineffektiva dokumentprocesser kan utsätta dem för allvarliga ekonomiska risker. I IDCs rapport granskades 23 dokumentdrivna verksamhetsprocesser som finns inom typiska organisationer. Tre av de fyra processer som ansågs vara de mest ineffektiva i rapporten inkluderade affärskontinuitet/riskbedömning, kontroll- och övervakningsfunktioner och processer för regelefterlevnad och granskning – alla processer för riskhantering.    

Rapporten utfördes som en del av Ricohs Process Imperative som lanserades tidigare i år av Ricoh Company, Ltd. för att hjälpa företag i alla branscher att snabbt och effektivt förbättra sin informations­hantering.

Övriga resultat
Rapporten visade också på motsägande fakta att automatisering inte alltid är effektivt. En stor procent affärsprocesser (30 till 40 procent) förblir pappersdrivna, visar rapporten och många processer hoppar fram och tillbaks mellan papper och elektroniska arbetsflöden. Likväl visar rapporten att den minst effektiva processen (i rapporten) också är den minst pappersbaserade. Detta visar att man inte bara kan göra processerna elektroniska för att göra dem effektiva. Det är snarare så att processens styrka beror på en djupare analys av arbetsflödet och processens egenskaper i sig.

En annan upptäckt: Organisationer är för beroende av sina anställda till att omforma processer och de litar för mycket på ny teknik. Omstruktureringsprocesser kräver en djup förståelse och ett vidare perspektiv. Man kan låsa in ineffektivitet i en process genom att bara lägga till en maskinvara till en ofullständig process, visar rapporten.  

Ricoh är övertygade om att rätt samarbetspartner med en djup förståelse för omstrukturering av affärsprocesser kan hjälpa till med ett bredare och mera praktiskt perspektiv och även sörja för det största arbetet och resurserna som krävs för att minska riskerna. De kan arbeta tillsammans med kunder och säkerställa deras investeringar, och verkligen förbättra informationssäkerheten gällande leverans av affärskritiska dokument till rätt person, i rätt format, och vid rätt tidpunkt.

- Rapporten visar tydligt att det krävs mer än intuition att förbättra viktiga dokumentprocesser, säger Mr. Kato. Riskerna göms på de mest otänkbara platser och lösningen kräver djupare analys än vissa tror. Lyckligtvis finns det rekommenderade dokumentprocesser som är förenliga med den nya rapporten och vårt MDS-program (Managed Document Services) tillämpar dessa metoder för att hjälpa Ricohkunder att förbättra sina resultat, världen över, fortsätter Mr. Kato.

Rekommenderade dokumentprocesser
Ricohs MDS-tjänster (Managed Document Services) är en utveckling av MPS (Managed Print Services) och de riktar in sig på tre grundfunktioner i dokumenthanteringen – input, bearbetning och output. Tjänsten strävar efter att skräddarsys till kärnverksamheten genom att fokusera på processer, människor, teknik och innovation för att skapa ett flöde med kontinuerlig förbättring. Genom ett flexibelt samarbete har Ricoh hjälpt organisationer till en bättre hantering av viktig information, som lett till bättre affärsresultat. Ricoh anses idag som branschledande av både IDC och Gartner.

Mer information om Ricohs produkter, tjänster och lösningar finns på www.ricoh.se

Om Ricohs Process Imperative
Ricohs Process Imperative är ett fortlöpande initiativ som främjar förståelsen av nya paradigmer inom dokument- och informationsprocesser som hjälper företag att dra nytta av samlade kunskaper inom sina organisationer. Det här initiativet kommer att finansiera forskning och tillhandahålla resurser, exempelvis de som finns på den här sidan och som förenar Ricohs expertis inom dokument- och informationsprocesser med branschvisionärer, våra partners och våra kunder.

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice Gibson/Louise Yarrall 
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-mail: press@ricoh-europe.com
www.ricoh-europe.com

Eller

Ricoh Sverige AB
Magnus Christerson
Marketing Director
Marketing, Strategy & Communication
Tel: +46 (0)8 734 18 68
E-post: magnus.christerson@ricoh.se 
www.ricoh.se

Följ oss på Facebook: www.facebook/ricoheurope 
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope 
Registrera dig på Ricohs mediacenter: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specializing in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered inTokyo, Ricoh Group operates in more than 200 countries and regions. In the financial year ending March 2012, Ricoh Group had worldwide sales of 1,903 billion yen (approx. 23 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialized industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees.

For further information, please visit
www.ricoh.se

Taggar: