Röj hindren för e-fakturering
Av Martin Hurley, Vice President och General Manager, Outsourcing Services Ricoh Europe
Europaparlamentet har godkänt EU-kommissionens förslag om en gemensam e-faktureringsstandard för offentliga upphandlingar inom EU. Även om detta inte har skapat några rubriker är det ett stort genombrott. En gemensam e-faktureringsstandard underlättar digitaliseringen i Europa som är mycket viktigt för miljoner företag. Det ger ekonomiska fördelar, bättre effektivitet och sänkta kostnader, inte bara för den offentliga sektorn utan för hela företagsmarknaden. Det stöder också ett av målen på EU:s digitala agenda – att skapa en papperslös offentlig förvaltning i Europa.
Hittills har det bara funnits standardiseringar på medlemsstatsnivå vilket har begränsat möjligheterna och ökat kostnaderna för de företag som arbetar över gränserna. Det är alltså inte så konstigt att det har varit en begränsad e-fakturering på Europas inre marknad. Endast fyra till femton procent av alla fakturor som skickas inom Europa är e-fakturor[1]. Splittrade standardiseringar är ineffektivt och sätter käppar i hjulen för dem som vill expandera till andra marknader, särskilt små till medelstora företag.
Allt fler företag undersöker vilka besparingsmöjligheter de kan göra genom att införa e-fakturering. I Sverige infördes elektronisk fakturering för statliga myndigheter redan 2008. Även Danmark, Österrike och Finland har infört elektronisk fakturering för statliga myndigheter. Enligt EU-kommissionen sparar Danmarks skattebetalare 1 350 miljoner svenska skattekronor (150 miljoner euro) tack vare e-fakturering, och lokala företag minskar sina kostnader med 450 miljoner kronor (50 miljoner euro). Italien sparar 27 miljarder skattekronor (3 miljarder euro) på elektronisk upphandling. Kommissionen poängterar också att om man skulle införa elektronisk fakturering för alla statliga myndigheter i hela EU skulle man spara hela 20,7 miljarder svenska kronor (2,3 miljarder euro) per år[2].
Förslaget ger konkreta konsekvenser för företagen. Ricohsponsrade undersökningar visar att det kan kosta ett företag 168 kronor (17,60 euro) att behandla en pappersfaktura, jämfört med 64 kronor (6,70 euro) för en elektronisk version. Att utfärda en pappersfaktura kostar 106 kronor (11,10 euro) jämfört med 45 kronor (4,70 euro) om fakturan utfärdas digitalt[3]. Ricoh har hjälpt en kund som har en omsättning på 8,6 miljarder euro och verksamhet i 42 olika länder att spara 200 000 euro per år genom att byta till ett elektroniskt system.
Dessa besparingar kan återinvesteras i forskning och utveckling för att driva innovation och stödja tillväxt. Det krävs ett paneuropeiskt stöd för att EU-kommissionen ska kunna verkställa målet att göra e-fakturering till den dominerande faktureringsformen i Europa till 2020.
I februari godkände Europaparlamentet ett investeringspaket på 1 miljard euro till paneuropeisk digitalisering och utbyggnad av bredbandsnätverk. Pengarna kommer från Fonden för ett sammanlänkat Europa – en investeringsplan på 50 miljarder euro som ska förbättra Europas transport- och energinätverk samt digitala nätverk. En stor del av fonden ska användas till att finansiera utbyggnad av samhällsservicens digitala tjänster, som till exempel e-fakturering.
– E-fakturering är en av flera byggstenar som krävs för att Europa ska få en digital inre marknad som fungerar. När vi har sömlösa nätverk och tjänster till alla, då vet vi att Europa kan konkurrera på den globala marknaden i årtionden framöver, säger Neelie Kroes, EU-kommissionär med ansvar för den digitala agendan.
Att röja hindren för e-fakturering på EU:s inre marknad är helt avgörande om man vill ha en stark och konkurrenskraftig digital inre marknad. Europaparlamentets stöd för en europeisk e-faktureringsstandard för offentliga upphandlingar är helt klart ett steg i rätt riktning. Men flera utmaningar återstår. Undersökningar gjorda på uppdrag av Ricoh Europe visar att 63 procent av Europas företagsledare anser att de är långt ifrån redo för det digitala teknikskiftet[4]. Mer oroande – med ännu större teknikdrivna förändringar på väg – är att företag i Europa till stor del är omedvetna om vilka fördelar e-fakturering kan ge.
Nästa steg för europeiska företag är att påskynda digitaliseringsprocessen genom att se över befintliga processer, tekniksystem och arbetssätt. När det är optimerat ser snart företagsledarna de ekonomiska, drifts- och anseendemässiga fördelarna med teknikskiftet. Att förändra affärskritiska dokumentprocesser kräver kunskap och förändringsledning. Det är viktigt att förhindra komplikationer och hantera processen utan att påverka den dagliga kärnverksamheten. Företag bör rådfråga och anlita en dokumentexpert att hantera övergången från pappersfakturor till elektronisk fakturering så att de själva kan fokusera på det de kan bäst.
[1] Förslag till Europaparlamentets och Rådets direktiv om offentlig upphandling
[2] EU-kommissionens pressmeddelande
[3] Ricoh-undersökning
[4]Ricoh-undersökning
För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Sverige AB
Carsten Jörgensen
MDS Business Manager
Tel: 08-734 33 94
E-post: carsten.jorgensen@ricoh.se
www.ricoh.se
| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specialising in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered in Tokyo, Ricoh Group operates in about 200 countries and regions. In the financial year ending March 2014, Ricoh Group had worldwide sales of 2,236 billion yen (approx. 21.7 billion USD).
The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialized industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.
Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees. For further information, please visit www.ricoh.se
Taggar: