Styrning av dokumenthantering ignoreras av europeiska företag, vilket leder till sämre slutresultat

Den 12 oktober, 2009 presenterade Ricoh nya uppgifter som visar att många europeiska organisationer ignorerar styrning av dokumenthantering, vilket resulterar i försämrade slutresultat och minskad rörlighet för affärsverksamheterna.

Ricohs Document Governance Index 1) visar att trots att det inom Europa årligen investeras ca 14 miljarder euro på styrning av dokumenthantering och att företag här investerar upp till 5% av sin årsomsättning, har endast en dryg tredjedel av alla företag (39%) implementerat en strategi för det här viktiga området. Att införa en strategi eller outsourca förenklar verksamhetsprocesser och ger både kort- och långsiktiga fördelar. Man minskar bland annat sina kostnader och sin miljöpåverkan, höjer sin säkerhet och uppnår en mer effektiv resursfördelning. Då kan företagsledningarna istället satsa på att öka tillväxten i sin kärnverksamhet. Även om 77% av de högsta cheferna inser att en förbättrad styrning av dokumenthantering genererar kostnadsbesparingar är det här området ofta både sporadiskt och okontrollerat. Bara 38% granskar dessa kostnader ”ibland” och så många som 17% gör det aldrig. Med en besparingspotential på upp till 30% 2) är det häpnadsväckande att så många företag går miste om det helt i onödan. De förlorar inte bara kostnadsbesparingarna, utan även möjligheten att effektivisera sin personal och öka sina meriter avseende hållbarhet. Undersökningen visar även att ansvar för styrning av dokumenthantering är decentraliserat och saknar en ansvarsfunktion. De flesta som svarade angav att deras företag har ett antal personer med ansvar för dokumentmiljö och 57% kunde namnge personer inom organisationen som bär det här ansvaret. 61% uppger att åtminstone ett delansvar ligger hos HR-chefer, avdelningschefer samt försäljnings- och marknadsavdelningar. Lösningen är att anta en centraliserad och omstrukturerad process som är skräddarsydd efter företagets behov. Det kommer att resultera i en förenklad strategi för styrning av dokumenthantering som ökar personalens produktivitet och låter avdelningscheferna göra det som de är bäst på – att öka företagets tillväxt. Simon Sasaki, VD för Ricoh Europe säger att ”Även om dagens ekonomiska läge tvingar företagsledningar att effektivisera sin affärsverksamhet glömmer de ofta bort att hålla koll på utskrifter, kopiering och faxning. Det är oroväckande att trots en ökad insikt om de omedelbara fördelarna, har de flesta europeiska företag inte upprättat ett system för styrning av dokumenthantering. Att underskatta riskerna kan leda till överskridna tillgångar, minskad produktivitet, säkerhetsproblem och höga utsläpp av växthusgaser. Företagsledningar bör se över detta så ofta förbisedda område och ge ledande chefer ansvaret här och överväga företagets lång- och kortsiktiga strategiska fördelar. Brister inom styrning av dokumenthantering är vanligt förekommande, men de är enkla att upptäcka. Med hjälp av Ricohs expertis kan företaget försäkra sig om en ökad produktivitet, höjd säkerhet, effektivare arbetsflöden och kan även assistera enskilda avdelningar med sina speciella behov inom dokumenthantering.” Styrning av dokumenthantering i praktiken: • Ledande europeisk icke-statlig organisation med över 2 000 anställda i Tyskland. De ville förbättra sin användarvänlighet, minska pappersförbrukningen och automatisera vissa processer kring förbrukningsartiklar. Ricoh standardiserade skrivarparken och introducerade dokumentfunktioner som gav en sammanlagd besparing på cirka 30% av de totala ägandekostnaderna. • En av Storbritanniens ledande livsmedelskedjor med 502 matvarubutiker och 290 närbutiker. De ville möta det växande behovet av utskrifter och kopiering, men hade en ineffektiv utskriftsservice. Genom att outsourca samtliga utskrifter kunde företaget över en treårsperiod göra en besparing på 500 000 pund och i en andra fas på två år projektera en ytterligare besparing på 500 000 pund genom att byta ut bordsskrivare mot mer produktions- och kostnadseffektiva utskriftsenheter. • Global distributör av idrottsskor med över 30 000 anställda över hela världen. En stor och resurskrävande distributionskedja med behov av ett system för e-fakturering som är kraftfullt och säkert ur både ekonomisk och IT-synpunkt. Arbetet med att internt koordinera och posta 4,5 miljoner pappersfakturor var både invecklad och krävande och kostade årligen cirka 4 miljoner euro. Företaget outsourcade hela faktureringsprocessen till Ricoh som hanterat övergången från pappers- till e-fakturering. De kommer att göra en besparing på cirka 3 miljoner euro beräknat på en treårsperiod. Gå till www.ricoh-europe.com/research för att hämta whitepaper samt för att få mer information om undersökningens resultat. ------------------------------ Till redaktören: Om Ricoh Document Governance Index Ricoh Document Governance Index genomfördes av det fristående marknadsundersökningsföretaget Coleman Parkes Research på uppdrag av Ricoh. Undersökningen bygger på 311 djupintervjuer med beslutsfattare i ledande ställning i stora och medelstora företag inom finanssektorn, bland yrkesutövare, samhällsservice/telekommunikation och media. Intervjuerna genomfördes i Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna, Spanien, Storbritannien och Irland. Samtliga svarspersoner är ansvariga för dokumenthantering i sina respektive företag och kontaktades under juli och augusti 2009. En kontroll har genomförts som bekräftar att undersökningen är representativ för Europa och för de avsedda vertikala sektorerna. 1) ”Styrning av dokumenthantering”, på svenska definieras som sättet en organisation hanterar sina affärsdokument. Här ingår att effektivt hantera kostnader, teknik, miljöpåverkan och säkerhet för hela verksamhetens samtliga dokument. 2) Ricoh kunddata