Varför flexibilitet är avgörande för att etablera och driva arbetskraft i förändring

Av David Mills, Chief Executive Officer, Ricoh Europe

Ricoh, Stockholm 23 februari 2015 – Vi får ofta höra att ett företags viktigaste tillgång är medarbetarna, men hur tillmötesgående är din arbetsgivare vad gäller dina arbetsrelaterade behov och önskemål?

I dag kan Europas företagsledare stå inför sin största utmaning hittills. Utöver att säkerställa långsiktiga mål som att vårda och bevara kundrelationer, identifiera nya intäktskällor och anpassa sig till aktieägares allt högre krav, står många inför flera nya svårigheter som skulle kunna påverka hur verksamheten ska drivas i framtiden. Den moderna arbetsstyrkan förväntar sig att arbetsgivare ska erbjuda sofistikerad teknik, optimerade processer och moderna arbetssätt, och att företagen ska ta hänsyn till att de kanske inte föredrar att arbeta traditionella kontorstider. Detta gör det allt viktigare för företag att bli mer flexibla.

Den goda nyheten är att företagsledare i dag inser att deras företag behöver förändras snabbt och bli helt digitaliserade. En undersökning gjord på uppdrag av Ricoh avslöjar att majoriteten av europeiska företagsledare, 71 procent, är säkra på att de inom fem år kommer att ha nått så kallad digital mognad. Ett sådant teknikskifte kräver mer avancerade system och verktyg som underlättar för medarbetare att göra ett bra jobb.

Kravet på snabbare kundservice och den växande digitala aptiten hos den så kallade Y-generationen, eller millenials, har definitivt påverkat företags digitaliseringsprioritering. Men det är inte bara kunder som tvingar fram förändringarna. EU-kommissionens mål att 50 procent av medborgarna och 80 procent av företagen ska interagera digitalt med statliga organisationer år 2015 (i år!) är både ambitiöst och välkommet. Men hur påverkar våra digitala framsteg arbetskraftens behov?

The Economist Intelligence Unit intervjuade nyligen experter angående hur vi arbetar i framtiden och varför det kommer att vara så viktigt med en flexibel arbetsstyrka de närmaste 10 till 15 åren. Sir Cary Cooper, professor i organisationspsykologi på Lancasters universitet, tror att den nya stora trenden handlar om hur vi hanterar en förändrad kontorsdemografi och krav på flexiblare anställningar. Han tror att avvikelser från heltid kommer att öka. För att anpassa arbetssituationen till äldre medarbetare så att de kan jobba kvar längre och till yngre medarbetare som vill skaffa familj kommer deltids- och korttidsarbete att öka.

Det är ett intressant perspektiv som kan användas både för att attrahera och behålla medarbetare. En paketering av flexibla anställningsformer, avancerad teknik, optimerade processer och en arbetsmiljö som främjar samarbete är lockande. När nya medarbetare har rekryterats ligger utmaningen i att se till att de digitalsmarta kompetenta nykomlingarna också trivs, vilket inte alltid prioriteras. Men det kostar pengar att ersätta duktiga medarbetare.

En rapport från Oxfords universitet 2014 visar att personalomsättningen i Storbritannien kostar 4 miljarder brittiska pund i förlorade intäkter och rekryteringskostnader varje år. Det motsvarar drygt 53 miljarder svenska kronor. Kostnaden för att ersätta en medarbetare i ett litet till medelstort företag beräknas till 30 000 pund, drygt 400 000 kronor. Chefer måste kunna erbjuda flexibla anställningsformer och dessutom skapa en arbetsplats som håller medarbetarna nöjda. 

I den här arbetsmiljön får man mer blandade åldrar än tidigare. Och det finns risk för spänningar eftersom olika åldersgrupper förväntar sig att arbeta på olika sätt. 40-50 åringar som vet att de måste arbeta längre innan pension kommer att ställas mot den infödda digitalsmarta Z-generationen på jobbet.

Företag behöver en ny typ av chefer för att få ut så mycket som möjligt från den här mångfasetterade arbetsstyrkan. Chefer med kommunikationsförmåga att styra medarbetares utveckling och välmående, samtidigt som de ser till att affärsprocesser och teknik är tillräckligt optimerade för att attrahera och behålla duktiga medarbetare.

I en annan intervju håller sociologiprofessor James Baron på Yales universitet med om att demografiska förändringar kräver nya angreppssätt för att motivera medarbetare. Han tror att det kommer ett skifte från prestationsledning till ambitionsledning.

Det som är tydligt enligt professor Baron är att Y-generationen fokuserar mycket mer på själva uppdraget och syftet än andra generationer. Att ha växt upp med omedelbar tillgång till enorma mängder information har gjort dem duktiga på att hantera stora volymer och de kan vanligtvis enkelt växla snabbt mellan olika uppgifter. De förväntas sudda ut gränserna mellan yrkesliv och privatliv och de kräver troligtvis större flexibilitet och att kunna arbeta på distans dygnet runt.

”Effektiva organisationer kommer att behöva se över hur de visar uppskattning, motiverar, belönar och handleder de här medarbetarna och deras prestationer. De behöver kunna leda den mest olikartade och mångskiftande arbetsstyrkan någonsin”, säger professor Baron i intervjun.

Europeiska företag kanske snart prioriterar om, och placerar medarbetarnas välbefinnande och arbetsrelaterade behov och önskemål högre upp på listan. Flexibla arbetstider räcker inte. För att etablera en dynamisk och samarbetsvillig miljö som attraherar topptalanger måste man lägga grunden till det redan i dag. Optimerade kärnprocesser och avancerad teknik är avgörande byggstenar för att lyckas med ett flexibelt arbetsklimat.

För ytterligare information, kontakta: 
Kirstie Stevens/Jack Gibson, Ricoh Europe PLC, 
Tel: +44 (0) 203 033 3632 / +44 (0) 203 033 3766, E-post: press@ricoh-europe.com

Magnus Christerson, marknadsdirektör, Ricoh Sverige AB, 
Tel: 08-734 33 00, e-post: magnus.christerson@ricoh.se

Följ oss på Facebook: www.facebook.com/Ricoh.Sverige.AB www.facebook.com/RicohEurope  
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope  
Registrera dig på Ricohs mediacenter på: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specializing in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered in Tokyo, Ricoh Group operates in about 200 countries and regions. In the financial year ending March 2014, Ricoh Group had worldwide sales of 2,195 billion yen based on the IFRS accounting standard (approx. 21.3 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialized industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change. Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees. For further information, please visit: www.ricoh.se

Taggar: