Distansarbetspott och Kaffeslump för ett bättre distansarbete
77 procent av RISE 2 800 medarbetare arbetar i någon mån hemifrån under pandemin. En undersökning visar att majoriteten av medarbetarna vill fortsätta att arbeta hemifrån minst två dagar i veckan även efter pandemin. Distansarbetspotten och Kaffeslumpen är två av flera initiativ som lanserats under pandemin för att förbättra och underlätta i hemarbetet.
RISE är Sveriges forskningsinstitut med 2 800 medarbetare över hela landet och med uppdrag att stärka konkurrenskraft och kompetens i svenskt näringsliv och samhälle. 77 procent av RISE medarbetare har i någon mån arbetat hemma sedan mitten av mars 2020. En undersökning visar att majoriteten av medarbetarna tycker att det fungerar bra och vill fortsätta ha möjlighet att arbeta hemifrån även efter pandemin. RISE har därför infört en pott på 7 500 kronor som medarbetarna kan använda till att förbättra ergonomin på hemarbetsplatsen.
- Vi ser att distansarbete är här för att stanna. Därför vill vi stötta våra medarbetare till att ha en bra arbetsmiljö även på hemmakontoret. Som tillsvidareanställd på RISE kan man köpa kontorsutrustning så som höj och sänkbart skrivbord, skrivbordsstol, ståmatta eller skärmar från valfritt inköpsställe för upp till 7 500 kronor. Kvittot rapporteras sedan i vår förmånsportal Benify, berättar Martin Svensson, HR-specialist på RISE.
RISE samarbetar med Benify och använder deras förmånsportal för att hantera en del av medarbetarnas förmåner. När RISE skulle lansera distansarbetspotten i slutet av 2020 fick Benify bygga en unik lösning för att möta RISE önskemål. Av Benifys runt 1 500 kunder har ännu ingen annan någon liknande lösning.
- RISE tänkte snabbt om och ville via portalen ge de anställda en pott, en så kallad distansarbetspott. Det är kul att vi på Benify kan hjälpa företag att ge sina medarbetare en möjlighet att köpa den utrustning de behöver för att kunna utföra ett bra arbete med bra ergonomi även hemifrån, säger Beatrice Nyberg, Client Success Manager på Benify.
- Distansarbetspotten har tagits väl emot av RISE medarbetare och redan första månaden utnyttjade nästan en femtedel av medarbetarna förmånen och fler än 700 uttag gjordes. Men det är ingen brådska. Förmånen kan nyttjas ända till och med december 2022, berättar Martin Svensson.
Information om RISE distansarbetspott har spridits till andra företag och Martin Svensson har blivit uppringd av flertalet andra aktörer som är nyfikna på att genomföra något liknande.
- Det är både privata och kommunala bolag som hört av sig och velat veta mer hur vi arbetat med distansarbetspotten och det är positivt. Vi hjälper gärna fler att stötta sina medarbetare när de arbetar hemma, säger Martin Svensson.
Ett annat internt initiativ som lanserats under pandemin är Kaffeslumpen. Här slumpas medarbetar att ta en digital fika med varandra likt en fikaroulett. Kaffeslumpen är till för att få ett avbrott i arbetsdagen på framför allt hemmakontoret och skapa en möjlighet att lära känna en ny kollega.
- Vi lanserade Kaffeslumpen i slutet av maj och hittills har 4149 kaffeträffar slumpats fram, säger Ulf Lundqvist, digital strateg på RISE.
Idén till kaffeslumpen kom från en medarbetare på RISE och implementerades på mycket kort tid.
- Vi upplever att Kaffeslumpen är mycket uppskattat bland RISE medarbetare och det har bidragit till, förutom många trevliga fikastunder, även många idéer och korsbefruktningar mellan våra olika forskningsområden. Kaffeslumpen kommer definitivt leva vidare efter pandemin är över och våra medarbetare har idéer för hur vi ska vidareutveckla konceptet, säger Ulf Lundqvist.
Fakta Distansarbetspotten
• Förmån för alla tillsvidareanställda på minimum 40 procent.
• 7 500 kronor per person.
• Sista dag att nyttja förmånen är sista december 2022.
• Tekniskt hanterat via samarbete med Benify och deras förmånsportal. Via portalen erbjuds en digital kvittoregistrering där de anställda kan registrera sina kvitton för inköpt utrustning som sedan dras från deras pott.
Fakta Kaffeslumpen
• Varje måndag slumpas nya fikapar likt en fikaroulett. Via Teams anmäler man om man vill vara med i Kaffeslumpen inför nästkommande vecka.
• Kaffeslumpen bygger på Teams-appen Icebreaker som är släppt som öppen källkod.
För mer info kontakta gärna
Martin Svensson, HR-specialist RISE
martin.svensson@ri.se eller 010 516 62 32
Ulf Lundqvist, digital strateg på RISE
ulf.lundqvist@ri.se eller 010 516 6967