Kallelse till årsstämma i Rugvista Group AB (publ)

Aktieägarna i Rugvista Group AB (publ), org. nr. 559037–7882, kallas till årsstämma torsdagen den 23 maj 2024 kl. 14.00 i bolagets lokaler på Ringugnsgatan 11 i Malmö. Inregistrering till årsstämman börjar kl. 13.30.

Styrelsen har beslutat att aktieägare ska kunna utöva sin rösträtt på årsstämman även genom poströstning i enlighet med föreskrifterna i Rugvista Group AB:s bolagsordning.

Deltagande i stämmolokalen

Den som önskar närvara i stämmolokalen, personligen eller genom ombud, ska

• vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 15 maj 2024, och
• senast den 17 maj 2024 anmäla sitt deltagande till bolaget per post under adress Rugvista Group AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, per e-post GeneralMeetingService@euroclear.com, per telefon 08-402 90 78 eller via bolagets webbplats www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024.

Vid anmälan ska aktieägaren uppge namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer och antalet eventuella biträden (högst två).

Om aktieägare företräds genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren utfärdas för ombudet. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling bifogas. För att underlätta registreringen vid stämman bör fullmakt samt registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara bolaget tillhanda under ovanstående adress senast den 17 maj 2024. Fullmaktsformulär på svenska och engelska tillhandahålls på bolagets webbplats, www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024, och kommer även att skickas med post till aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

Deltagande genom poströstning

Den som önskar delta i årsstämman genom poströstning, personligen eller genom ombud, ska

• vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 15 maj 2024, och
• senast den 17 maj 2024 anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningarna nedan så att poströsten är Euroclear Sweden AB tillhanda senast den dagen.

En aktieägare som har röstat per post får också närvara i stämmolokalen, förutsatt att anmälan har skett i enlighet med instruktionerna under rubriken Deltagande i stämmolokalen ovan.

För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på bolagets webbplats www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024. Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär kan skickas med post till Rugvista Group AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm, eller med e-post till GeneralMeetingService@euroclear.com. Ifyllt formulär ska vara bolaget tillhanda senast den 17 maj 2024. Aktieägare kan även avge poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via Euroclear Sweden AB:s webbplats https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy/.

Aktieägare får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är poströsten i sin helhet ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Om aktieägare poströstar genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren bifogas poströstningsformuläret. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling bifogas formuläret. Fullmaktsformulär på svenska och engelska tillhandahålls på bolagets webbplats, www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024, och kommer även att skickas med post till aktieägare som begär det och som uppger sin postadress.

Förvaltarregistrerade innehav

För att ha rätt att delta i årsstämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per den 15 maj 2024. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den 17 maj 2024 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förslag till dagordning

1. Årsstämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justeringspersoner
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse, koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse, styrelsens ersättningsrapport samt revisorsyttrande huruvida gällande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare har följts
8. Verkställande direktörens anförande
9. Beslut om
   1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
   2. godkännande av styrelsens ersättningsrapport,
   3. dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, och
   4. ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör
10. Beslut om antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter
11. Beslut om arvode till styrelsens ledamöter
12. Val av styrelseledamöter och styrelseordförande
    1. Martin Benckert (omval)
    2. Magnus Dimert (omval)
    3. Ludvig Friberger (omval)
    4. Hanna Graflund Sleyman (omval)
    5. Ebba Ljungerud (omval)
    6. Patrik Berntsson (omval)
    7. Martin Benckert till styrelsens ordförande (omval)
13. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter
14. Beslut om arvode till revisor
15. Val av revisor
16. Beslut om instruktion för valberedningen
17. Årsstämmans avslutande

Förslag till val av ordförande vid stämman (punkt 2)

Valberedningen har bestått av ordförande Gunnar Mattsson (representant för madHat AB), Carl Armfelt (representant för TIN fonder) samt Martin Benckert (styrelsens ordförande).

Valberedningen föreslår att advokat Jakob Wijkander väljs till ordförande vid stämman.

Upprättande och godkännande av röstlängd (punkt 3)

Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd som upprättas av Euroclear Sweden AB på uppdrag av bolaget, baserad på bolagsstämmoaktieboken, anmälda aktieägare som är närvarande i stämmolokalen samt mottagna poströster.

Förslag till disposition av bolagets resultat (punkt 9c)

Styrelsen föreslår en utdelning om 1,80 kronor per aktie och att avstämningsdag för utdelningen ska vara den 27 maj 2024. Om stämman beslutar i enlighet med förslaget, beräknas utdelning ske den 30 maj 2024.

Förslag till antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter (punkt 10)

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av sex styrelseledamöter samt att inga styrelsesuppleanter ska utses.

Förslag till arvode till styrelsens ledamöter (punkt 11)

Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå med 425 000 kronor till ordföranden och 225 000 kronor vardera till övriga bolagsstämmovalda ledamöter som inte är anställda i bolaget.

Förslag till val av styrelseledamöter och styrelseordförande (punkt 12)

Valberedningen föreslår omval av samtliga styrelseledamöter och föreslår Magnus Dimert, Ludvig Friberger, Hanna Graflund Sleyman, Martin Benckert, Ebba Ljungerud och Patrik Berntsson som ledamöter i styrelsen. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Martin Benckert.

Förslag till antal revisorer och revisorssuppleanter (punkt 13)

Valberedningen föreslår att bolaget som revisor ska ha ett registrerat revisionsbolag och ingen revisorssuppleant.

Förslag till arvode till revisor (punkt 14)

Valberedningen föreslår att arvode till bolagets revisor, i likhet med tidigare år, ska utgå enligt godkänd räkning i enlighet med sedvanliga debiteringsnormer.

Förslag till val av revisor (punkt 15)

Valberedningen föreslår, i enlighet med styrelsens rekommendation, omval av Ernst & Young AB som revisor för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Ernst & Young AB har meddelat att för det fall att revisionsbolaget väljs kommer Hanna Fehland fortsatt att vara huvudansvarig revisor.

Beslut om instruktion för valberedningen (punkt 16)

Valberedningen föreslår att instruktionen för valberedningen justeras avseende sammansättningen av valberedningen samt att vissa följdändringar görs i övriga delar av instruktionen. Följande uppdaterade instruktion för valberedningen föreslås antas på årsstämman.

Valberedningen ska utgöras av styrelseordföranden och en representant för var och en av de till röstetalet tre största aktieägarna i Rugvista Group AB (publ) (”Bolaget”) baserat på ägarregistrerade aktieägare (ägargrupperade) i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per den sista bankdagen i september varje år eller annan tillförlitlig ägarinformation vid denna tidpunkt.[1] Aktieägare som inte är ägarregistrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken och som önskar utnyttja sin rätt att ingå i valberedningen ska anmäla detta till styrelsens ordförande samt kunna styrka ägarförhållandet.

Styrelsens ordförande ska snarast möjligt efter den sista bankdagen i september varje år kontakta aktieägare enligt ovan. Om någon av de tre största aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att utse ledamot till valberedningen, eller annars får anses ha avstått från sådan rätt, ska rätten övergå till den aktieägare som, efter dessa tre aktieägare, har det till röstetalet största aktieägandet i Bolaget. Valberedningsordförande ska vara den ledamot som utsetts av den till röstetalet största aktieägaren, såvida inte valberedningen enhälligt utser annan ledamot. Sammansättningen av valberedningen, med angivande av vilken aktieägare som utsett respektive ledamot, ska offentliggöras på Bolagets hemsida senast sex månader före årsstämman. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.

Styrelsens ordförande ska sammankalla valberedningen till dess första sammanträde och ska vidare, som ett led i valberedningens arbete, för valberedningen redovisa de förhållanden avseende styrelsens arbete och behov av särskild kompetens m.m. som kan vara av betydelse för valberedningsarbetet.

Om aktieägare som utsett ledamot i valberedningen inte längre tillhör de till röstetalet tre största aktieägarna vid en tidpunkt som infaller senast tre månader före årsstämman ska den ledamot som utsetts av denne aktieägare ställa sin plats till förfogande, och den aktieägare som tillkommit bland de till röstetalet tre största aktieägarna ska ha rätt att utse en representant till valberedningen. Om sådan ägarförändring inträffar senare än tre månader innan årsstämman, eller endast innebär marginella förändringar i röstetal ska den redan formerade valberedningens sammansättning inte ändras. Aktieägare som tillkommit bland de till röstetalet tre största aktieägarna till följd av en mera väsentlig förändring i röstetal senare än tre månader innan årsstämman ska dock ha rätt att utse en representant som ska adjungeras till valberedningen.

För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, ska ersättare i första hand utses av den aktieägare som utsåg ledamoten och i andra hand av nästa till röstetalet största aktieägare som inte har utsett ledamot. Aktieägare som utsett representant till ledamot i valberedningen har rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny representant till ledamot. Ändringar i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.

All information som valberedningens ledamöter erhåller inom ramen för sitt uppdrag eller annars erhåller av Bolaget ska behandlas strikt konfidentiellt och får inte avslöjas för tredje part innan informationen offentliggjorts. Valberedningens förslag, redogörelser och yttranden ska kommuniceras till Bolaget i skälig tid för att säkerställa efterlevnad av Svensk kod för bolagsstyrning. Inget arvode ska utgå till valberedningens ledamöter. Bolaget ska ersätta skäliga kostnader förenade med utförandet av valberedningens uppdrag.

Valberedningen ska utföra vad som åligger valberedningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning.

Denna instruktion gäller till dess bolagstämman beslutar annat.

[1] Aktieägare som har offentliggjort och till Bolaget meddelat att de träffat skriftlig överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig gemensam hållning i fråga om Bolagets förvaltning ska anses utgöra en aktieägare.

Tillgängliga handlingar

Valberedningens fullständiga förslag till beslut under punkterna 2 och 10-16 samt dess motiverade yttrande finns tillgängliga på bolagets webbplats, www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024.

Årsredovisningen och revisionsberättelsen, koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen, styrelsens motiverade yttrande med anledning av förslaget till vinstutdelning, styrelsens ersättningsrapport samt revisors yttrande avseende riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare kommer att finnas tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats, www.rugvistagroup.com/sv/bolagsstyrning/arsstamma-2024, senast tre veckor före årsstämman. Handlingarna kommer att skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

Aktieägares rätt att erhålla upplysningar

Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och upplysningar om bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Antalet aktier och röster i bolaget

Vid tidpunkten för denna kallelse uppgår det totala antalet aktier i bolaget till 20 785 140. Bolaget har endast ett aktieslag och det totala antalet röster i bolaget uppgår till 20 785 140.

Behandling av personuppgifter

För information om behandling av personuppgifter, se www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Malmö i april 2024
Styrelsen i Rugvista Group AB (publ)

Denna information lämnades för offentliggörande den 22 april 2024 kl. 08.30 CET.

Kontaktinformation

Michael Lindskog, CEO
Michael.Lindskog@rugvista.com
InvestorRelations@rugvistagroup.com

Joakim Tuvner, CFO
Joakim.Tuvner@rugvista.com
InvestorRelations@rugvistagroup.com

Certified advisor

FNCA Sweden AB
Box 5216
Nybrogatan 34
SE 102 45 Stockholm
info@fnca.se

Om Rugvista

Rugvista är en av Europas ledande ”direct-to-consumer” e-handlare. Rugvista säljer mattor via egna webbutiker tillgängliga på 20 olika språk under varumärkena Rugvista och CarpetVista. Bolaget grundades 2005 och erbjuder ett brett och relevant utbud av prisvärda kvalitativa design- och traditionella mattor. Rugvista erbjuder fri frakt och kostnadsfri retur till kunder inom EU.

Verksamheten är indelad i tre segment: Privatpersoner (B2C), Företagskunder (B2B), samt Marknadsplatser & Övrigt (MPO). Privatpersoner representerar konsumentmarknaden och är Rugvistas huvudsakliga segment.

Antalet medarbetare inom Rugvista Group är cirka 90 FTE:er och bolaget har sitt huvudkontor i Malmö. Rugvista Group AB (publ) aktien handlas på Nasdaq First North Premier Growth Market under symbolen ”RUG”.