Seably - den ledande marknadsplatsen för maritim utbildning - prövar fyra dagars arbetsvecka.
Svenska utbildningsföretaget Seably, världens ledande digitala marknadsplats för maritim utbildning inom sjöfartsnäringen, provar nu en fyra dagars arbetsvecka. Försöket är en del av det mest omfattande pilotprogrammet som genomförs av 4 Day Week Global, och omfattar 150 företag över hela världen.
Seably ser sig ett innovativt företag när det kommer till produktutveckling. Men också en del av deras kultur. Det är därför de har undersökt sätt att arbeta smartare, mer produktivt och engagerande och har kommit fram till att en fyradagars arbetsvecka är rätt väg framåt. Den första fasen började den 1 september och pågår till den 30 november 2022. Seably ser redan fördelarna. De flesta anställda arbetar inte på fredagar, förutom bolagets kundsupport, som nyligen ökat supportnivån till 24/7. Under denna testperiod övervakar Seably noga hur väl det fungerar för alla intressenter och eventuella justeringar sker vid behov.
Fyra dagars-modellen är baserad på 100:80:100™-principen - 100 procent av lönen under 80 procent av tiden i utbyte mot att bibehålla 100 procents produktivitet. Så det är inte bara att ha en ledig dag i veckan – det handlar om att leverera produktivitet, behålla hög kundservice och uppfylla individuella och avdelningens KPI:er.
Erfarenheterna visar att att ge anställda en ledig dag utan lönebortfall är bra för både företag och anställda. Anställda rapporterar mycket högre tillfredsställelse och mindre utbrändhet. Färre arbetade timmar är ofta förknippade med högre produktivitet per timme. Arbetsfördelning, särskilt när den anställde själv kan göra förändringar, gör att organisationer kan eliminera långa möten och få varje timme på arbetsplatsen att räknas. Förutom att öka produktiviteten sparar företag på färre sjukdagar, personal som stannar kavar på bolaget samt en ökad kunskaps,- och arbetskraftspool.
Andrea Lodolo, VD på Seably säger: "Vi är övertygade om att vi, som ett digitalt företag utan fysiska kontor, måste utmana normen och driva på innovativa sätt att hantera prestanda och service. Det är allmänt känt att mångfald i tänkande hjälper till att skapa nya idéer för framgång och riva gamla barriärer. Det är därför vi har introducerat fyra dagars arbetsvecka. Att ligga före kräver innovation, mod och ett personligt och kontextualiserat förhållningssätt."
Han fortsätter, "När Henry Ford introducerade 40-timmars- och fem dagars arbetsvecka i sina nordamerikanska bilfabriker 1926, och gav anställda en extra dag ledigt utan löneminskning, lyfte många andra ledare inom industrin på ögonbrynen. Visionären såg det som avfärdades av andra som radikalt, som ett sätt att öka produktiviteten och skapa större välstånd. Seably är stolta över att följa i hans fotspår och kommer, precis som Ford, att förbättra vår servicenivå till våra kunder intressenter på samma sätt eller till och med bättre än tidigare."
Med professorer och forskare från Boston College i USA och Cambridge University i Storbritannien kommer företagen i försöket att bidra till forskningen genom att utvärdera ekonomiska, sociala och miljömässiga effekter av fyra dagars arbetsvecka.
Andrea Lodolo förklarar hur framtidens arbete kommer att se ut på Seably: "Vi är övertygade om konceptet fungerar. Varje anställd är schemalagd att arbeta måndag till torsdag. Fredag ses som en del av helgen om det inte är kritiskt av operativa affärsskäl. För att allt ska fungera smidigt finns det riktlinjer som hjälper alla att arbeta så smart och effektivt som möjligt."
Olika studier och försök i världen, från Island till Japan, visar att människor som arbetar en fyra dagars vecka är mer fokuserade och effektiva på jobbet och känner sig friskare, gladare och mindre stressade. Fördelarna är långtgående: ökad produktivitet, större engagemang, förbättrad moral, minskad risk för utbrändhet, mindre frånvaro, ökad arbetstillfredsställelse, underlättad rekrytering, ökad andel av de anställda stannar kvar längre, bättre balans mellan arbete och privatliv och förbättrad miljömässig hållbarhet.
I juli 2022 bytte 70 brittiska organisationer med 3 300 anställda till 100:80:100™-modellen och nu, halvvägs genom det sex månader långa försöket, är arbetslagen mer utvilade, gladare och mer produktiva. Alla dessa företag vill fortsätta med en kortare arbetsvecka på obestämd tid. Theo Krish, en av grundarna av ljudföretaget Sounds Like These, säger att nu har hans företag upplevt fördelarna med en hälsosammare balans mellan arbete och privatliv, "det skulle vara mer eller mindre omöjligt att gå tillbaka till det normala". *
Joe O'Connor, CEO of 4 Day Week Global, said: ”Fördelarna med fyra dagars arbetsvecka fortsätter att rapporteras in och bekräftas av den otroliga respons vi har fått från arbetsgivarna på vårt försöksprogram. I allt högre grad anammar mellanchefer och högre chefer en ny arbetsmodell som fokuserar på kvaliteten på resultatet, inte antalet timmar. Arbetare har tagit sig ur pandemin med olika förväntningar på vad som utgör en hälsosam balans mellan liv och arbete.
Ibland krävs det en massiv omskakning för att rubba djupt inbäddade samhälleliga och kulturella normer. Det är vad vi ser händer med den traditionella femdagarsveckan efter att COVID-19 krävde mer flexibla arbetssätt. De som tror att vi kommer att vrida tillbaka klockan till hur saker och ting var för två år sedan är inte realister - fyra dagars arbetsvecka är här för att stanna."
Andrea Lodolo avslutar: "Varje anställd på Seably har utbildats i att arbeta mer produktivt som en del av ett ”fyra dagars”-företag. Varje avdelning genomförde interna workshops för att inspirera till hur vi implementerade det och har skapat en företagskultur som har omfattat nya sätt att arbeta. Resultaten från workshoparna var verkligen inspirerande. Målet är att förbättra arbetssituationen för varje individ i vår organisation men även för våra kunder. Jag hoppas att detta kommer att vara intressant för andra, i och utanför den maritima sektorn och jag ser fram emot att hjälpa andra att följa oss."
About Seably
Seably - www.seably.com - is the first independent maritime digital marketplace with high-quality courses and a thriving online community. The platform launched by The Swedish Shipowners' Association in September 2020 engages learners through easy-to-understand content delivered using an app, PC and mobile device, online or offline. Complex and highly technical material is presented in various learning styles, including 3D and video, eliminating cultural barriers to learning. The high-tech platform uses iris recognition for learners for STCW-approved courses to avoid fraudulent behaviour.
Seably was pioneered by The Swedish Shipowners' Association to meet the members' demands for training that they felt was not being offered to them, from seafarers for seafarers.
Seably has a unique position of being recently awarded DNV SeaSkill™ standard ST-0595 certification for its digital platform, the only one in the world currently to have this standard.
• Seably for Business with Company-own in-house online digital training that drives high professionalism and productivity onboard
• Seably for Superyachts, the all-in-one online digital training platform with specialised material for captains and crews
• Seably Marketplace for exclusive and dedicated courses developed collaboratively with partners and industry specialists. Uniquely it has a shared revenue algorithm for the community of course providers.
About the four-day week on trial
"The traditional nine-to-five, five-day working week looks more old-fashioned than a Ford Model T."
- Manpower Group's Chairman and CEO Jonas Prising at the World Economic Forum's annual meeting in Davos, May 2022
In 2018, Perpetual Guardian – a New Zealand firm that manages wills, estates and trusts – embarked on what is believed to be a world-first for a private company: a two-month trial to test productivity, motivation and output by changing the working model to give every employee a 'free' day off each week. All other employment conditions remained the same, so staff worked 30 hours while being paid for 37.5 hours and were asked only to deliver the same amount of output as in a standard week. Crucially, it was important that staff did not extend the hours of their four days of work. The objective was instead to focus on work efficiencies.
The trial was such a success four years on the four-day week is still the company's status quo. The study found that employees focused more ruthlessly on important tasks when given a good reason to work harder, and with extra time outside of work to manage their lives, non-work responsibilities were less likely to intrude on the workday.
Importantly the employees of Perpetual Guardian were involved in the process from the beginning to help design and implement the trial. Employees opted to install lockers for their phones, soundproof meeting spaces and shorten meetings to 30 minutes to ensure fewer distractions. As a result, they spent 35 per cent less time on non-work websites and were 40 per cent more engaged.
Managers reported that their teams were more creative, gave better customer service and engaged more positively with one another. These heightened helping behaviours provided another performance boost.
Employees also reported significantly lower stress and burnout, with work-life balance achieving record highs. They felt their teams were stronger and functioned better together, they were more satisfied with their jobs, felt their work had greater meaning and were more committed to the organisation.
A number of other trials have also upheld the theory behind Parkinson's Law; that work expands to fill the time available. In fact, more hours does not equate to greater productivity and less hours can lead to greater efficiency.
Microsoft Japan implemented a four-day week trial in 2019 and found that it led to more efficient meetings, happier workers and boosted employee productivity by a staggering 40 per cent. Furthermore, printing decreased by 58 per cent and electricity consumption by 23 per cent.
Meanwhile, Iceland's trial of a four-day week for 2,500 public sector workers concluded that productivity and service provision either remained the same or even improved, with a powerful, positive effect on work-life balance. It led to nationwide changes, which meant that, by 2021, 86 per cent of Icelandic workers were working shorter weeks or had contracts enabling them to reduce their hours.
Amongst other studies, Spain is part-way through a three-year € 50million project trialling the four-day week, and the UK is conducting the world's biggest trial involving 3,300 employees across 70 companies. Unilever in New Zealand is running a 12-month test of the shorter working week, while US-based fundraising company Kickstarter have also embarked on a four-day week pilot.
Work less, gain more
"It's rare for an employee to use the 40 plus hours a week they currently work in a continuously effective and productive manner. A pivot to four days a week could spell the end of meetings for meeting's sake and help push more effective methods to get the job done."
- Jamie MacKenzie, Director of leading experts in employee engagement, Sodexo Exchange
In a 2020 study by recruitment giants Adecco, 76 per cent of executive or C-level managers said that employee contracts should focus more on meeting the needs of the business rather than hours worked. Other research highlights that 80 per cent of productivity is achieved in just 20 per cent of the time worked.
For many businesses today, the flexibility of a four-day week makes sense on several levels.
Recruitment: A survey of 1500 US workers found that nearly a third considered flexibility the most important aspect of an employment offer. Additionally, 80 per cent of a cross-section of managers surveyed indicated that the flexibility of offerings impacted the recruitment of top talent. A shorter working week also allows employers to draw from a deeper pool of talent, including skilled women who may otherwise be excluded due to childcare commitments.
Equality: Many firms are now focused on improving the gender balance, closing the pay gap and offering more flexibility to allow for family/childcare obligations. Importantly, the majority of employees taking leave of absences are women needing time off for childcare, though a growing social care problem means a rise in those caring for elderly parents too, which cannot be ignored. A reduction in hours worked contributes towards a more equitable approach to accommodating the modern familial needs of all employees.
Staff retention: Non-standard work patterns have been found to be related to decreased turnover in the private sector. Perpetual Guardian employees reported feeling more satisfied with their jobs and that their work had greater meaning. Thus they felt more committed to the organisation and less likely to look for a job elsewhere.
Reduced absenteeism: In general absenteeism is less common in environments where managers are supportive of employees' need for flexibility. With a weekly 'rest day', work-life conflict is reduced, and employees are less likely to need personal time off work or sick leave with more time to rest and recover.
Happier employees: Employees of Perpetual Guardian reported that their extra day off allowed them time to recover and rejuvenate, gave them an opportunity to engage in new activities that enriched a wide range of people and community groups, and left them with greater energy levels when they returned to work. In addition, there is reduced psychological distress from decreased work-family conflict. People with flexible working arrangements have more energy and psychological investment available for relationships, which tend to improve. As a result, making for happier and more productive employees in the workplace.
"With good mental health comes productivity, creativity and an all-round improvement at work – making it in an employer's best interest to be sure their staff arrive at work in a comfortable headspace."
- Sarah Kauter, CEO of marketing agency, VerriBerri, which operates a four-day week
