Smiling Workplaces levererar kvalitetssystem i SharePoint till Lekang Group

Målsättning och syfte

Lekang hanterar stora mängder med dokument för att stödja sina processer. Allt från miljöarbete, tillverkning, lagerhållning, sälj m.m. Lekang finns i Sverige, Norge och Danmark och har till viss del olika processer och dokumentation för de olika länderna.

Medarbetarna upplevde det svårt att hitta dokumenten, för att kunna utföra sitt dagliga arbete på ett effektivt sätt. I organisationen fanns det även ett behov av att visualisera processerna grafiskt. Till exempel så att medarbetarna kan komma åt de dokument och system som verksamheten kräver. Genom ett modernt och användarvänligt gränssnitt.

Lösning

Med SharePoint modulen QMS hanteras nu visualiseringen med hjälp av SharePoint och processkartor ritade i Visio. Det görs dels genom att man utnyttjar SharePoints smarta filtrering och sorteringsfunktioner för att hitta sina dokument. Men även genom att använda klickbara processkartor. Vilket innebär att det är enkelt att navigera sig genom företagets processer för att hitta kopplad dokumentation. QMS modulen för SharePoint fokuserar på att hjälpa och tillgängliggöra styrande dokument för rätt målgrupp vid rätt tillfälle.

Genom att använda processkartor och bibliotek med tydlig struktur, där varje process kopplas till styrande dokument, beskrivningar och processägare förenklas arbetet. Därför blir varje QMS kundunikt vad gäller processer och deras visningar, utefter den aktuella verksamhetens behov.

Naturligtvis styrs visning och access utefter roller och behov, är man till exempel ansvarig för att uppdatera processer och deras beskrivningar når man sina verktyg på ett och samma ställe. För de kunder som så önskar kan man använda sig av olika godkännandeflöden, under arbete med att ta fram nya ledningsdokument och kvalitetsdokumentation.

Resultat

Användarna har fått ett kvalitetssystem som på ett modernt sätt visualiserar processerna, vilket effektiviserar och sparar tid för medarbetarna i vardagen. Som verksamhet har dessutom Lekang Group fått ett enkelt verktyg, baserat på SharePoint som stödjer organisationen i vardagen och som är lätt att administrera. Genom att använda modulen QMS säkerställs även att ISO standarder uppfylls, med andra ord stärker det kvalitetssäkringen i verksamheten.

Framför allt har Lekang Group nu ett kvalitetssystem i SharePoint, som är flexibelt och skalbart som stödjer den moderna plattformen SharePoint Online. QMS modulen kan även implementeras på SharePoint On Premise 2013, 2016 och 2019.