The Lexington Company AB (publ) – Kallelse till årsstämma den 7 maj 2021

04/07/21

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA DEN 7 MAJ 2021

Till aktieägarna i The Lexington Company AB (publ) (org.nr 556532-2780) (”Bolaget”)

Datum och tid:                                           7 maj 2021, kl. 10.00

Plats:                                                         The Lexington Company AB (publ), St Eriksgatan 46a, Stockholm

Aktieägarna i Bolaget kallas härmed till årsstämma fredagen den 7 maj 2021 i Bolagets lokaler i Stockholm.

Information med anledning av coronaviruset

På grund av utvecklingen av coronaviruset är målsättningen att årsstämman ska bli kort och effektiv med minsta risk för smittspridning. Bolaget värnar om sina aktieägares och anställdas hälsa och välbefinnande och anser att det är viktigt att begränsa risken för smitta. Aktieägare bör noga överväga att använda sig av möjligheten att förhandsrösta, se nedan, samt möjligheten att delta genom ombud. Aktieägare som uppvisar symptom på smitta (torrhosta, feber, andningsbesvär, halsont, huvudvärk, muskel- och ledvärk), har varit i kontakt med personer som uppvisar symptom, har vistats i ett riskområde eller tillhör en riskgrupp, uppmanas särskilt att nyttja sig av sådan möjlighet. Bolagets styrelse har beslutat om följande åtgärder för att minimera risken för spridning av coronaviruset vid årsstämman:

• Möjligheten att förhandsrösta.
• Inregistrering till årsstämman börjar klockan 09.45.
• Externa gäster bjuds inte in.
• Ingen förtäring kommer att serveras.

Bolaget följer utvecklingen och myndigheters rekommendationer och kommer vid behov att uppdatera informationen om årsstämman på Bolagets hemsida www.lexingtoncompany.com.

Rätt att delta och anmälan till årsstämman

Aktieägare som önskar delta på bolagsstämman ska:

1. dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen som är torsdagen den 29 april 2021. Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier hos bank eller annan förvaltare måste tillfälligt registrera aktierna i eget namn för att få delta i stämman. Sådan omregistrering måste vara verkställd senast torsdagen den 29 april 2021. Detta innebär att aktieägaren i god tid före denna dag måste meddela sin önskan härom till förvaltaren. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av relevant förvaltare senast måndagen den 3 maj 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

2. dels anmäla sitt deltagande till Bolaget senast måndagen den 3 maj 2021. Anmälan om deltagande görs per post till The Lexington Company, St Eriksgatan 46a, 112 34 Stockholm (märk kuvertet ”Årsstämma 2021”) eller per mail till bolagsstamma@lexingtoncompany.com. Vid anmälan ska aktieägaren uppge fullständigt namn och person- och organisationsnummer, samt, i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud och biträde. Aktieägare får företrädas av ombud och har även rätt att medföra ett eller två biträden. Om aktieägare vill låta sig representeras av ombud bör, för att underlätta inpassering vid stämman, en skriftlig fullmakt ställd till ombudet vara Bolaget tillhanda senast den 3 maj 2021. Om fullmakten utfärdas av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Fullmakt måste uppvisas i original vid stämman. Fullmakten får inte vara äldre än ett år gammal, dock att fullmakten får vara äldre än ett år om det framgår att den är giltig för en längre period, längst fem år. Fullmaktsformulär kommer att finnas tillgängligt på bolagets hemsida www.lexingtoncompany.com.

Förhandsröstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid stämman genom att rösta på förhand, s.k. poströstning enligt 3 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Bolaget uppmanar aktieägarna att använda den möjligheten i syfte att minimera antalet deltagare som närvarar personligen vid stämman och därmed bidra till att minska smittspridningen.

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på www.lexingtoncompany.com. En aktieägare som utövar sin rösträtt genom förhandsröstning behöver inte särskilt anmäla sig till stämman. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan.

Det ifyllda formuläret måste vara Bolaget tillhanda senast måndagen den 3 maj 2021. Det ifyllda formuläret ska skickas till den adress som anges under "Rätt att delta och anmälan till årsstämman" ovan. Ifyllt formulär får även inges elektroniskt och ska då skickas till bolagsstamma@lexingtoncompany.com. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Detsamma gäller om aktieägaren förhandsröstar genom ombud. Aktieägaren får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig.

Ytterligare anvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman samt val av ordförande på stämman.
2. Upprättande och godkännande av röstlängd.
3. Val av en eller två justeringspersoner.
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
5. Godkännande av dagordning.
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse.
7. Beslut om:

1. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen;
2. dispositioner av Bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen; och
3. ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör.

8. Fastställande av styrelse- och revisorsarvoden.
9. Val av styrelse samt revisor och eventuella revisorssuppleanter eller revisionsbolag.
10. Beslut om fastställande av principer för valberedningen.
11. Stämmans avslutande.

Förslag till beslut

Punkt 1 – Öppnande av stämman samt val av ordförande vid stämman
Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att advokat Joakim Falkner vid Baker & McKenzie Advokatbyrå KB, väljs som stämmoordförande.

Punkt 7b) – Beslut om dispositioner av Bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att samtliga medel som står till årsstämmans förfogande överförs i ny räkning.

Punkt 8-9 – Fastställande av styrelse- och revisorsarvoden, val av styrelse och revisor och eventuella revisorssuppleanter eller revisionsbolag
Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att styrelsen ska bestå av fyra styrelseledamöter utan suppleanter. Vidare föreslås att Bolaget ska ha ett registrerat revisionsbolag som revisor, utan revisorssuppleant.

Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att styrelsearvode ska utgå med 150 000 kronor till Helena Nordman-Knutson och 150 000 kronor till Helén Richenzhagen, totalt 300 000 kronor (300 000 kronor föregående år). Övriga ledamöter och ordföranden föreslås inte erhålla någon ersättning.

Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att arvode till Bolagets revisorer ska utgå enligt godkänd räkning.

Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att Helena Nordman-Knutson, Helén Richenzhagen, Kristina Lindhe och Tommy Lindhe omväljs som styrelseledamöter. Vidare föreslås att Tommy Lindhe omväljs som styrelseordförande.

Kristina Lindhe & Co Holding AB representerande 34 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att Grant Thornton Sweden AB omväljs som Bolagets revisor. Det noteras att Grant Thornton Sweden AB uppgivit att den auktoriserade revisorn Serhat Eliacik kommer att fortsätta som huvudansvarig revisor.

Punkt 10 – Beslut om fastställande av principer för valberedningen

Aktieägare som representerar 34 procent av antalet aktier och röster i Bolaget föreslår att årsstämman antar följande principer för inrättande av en valberedning.

Valberedningens uppgift

Bolaget ska ha en valberedning med uppgift att bereda och lämna förslag till årsstämmans, och i förekommande fall, extra bolagsstämmas beslut i val- och arvodesfrågor samt, i förekommande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning. Valberedning ska föreslå:

• ordförande vid årsstämman;
• kandidater till posten som ordförande och andra ledamöter av styrelsen;
• styrelsearvode och annan ersättning för styrelsearbete till var och en av styrelseledamöterna;
• arvode till ledamöter av eventuella utskott inom styrelsen;
• val och arvodering av Bolagets revisor; och
• principer för valberedningen.

Valberedningens ledamöter

Valberedningen, som ska tillsättas för tiden intill dess att ny valberedning utsetts, ska bestå av fyra ledamöter, av vilka tre ska utses av Bolagets röstmässigt största aktieägare (med "aktieägare" avses i dessa principer enskild aktieägare eller ägargruppering) och den fjärde ska vara styrelseordföranden. Avstämningen baseras på Euroclear Sweden AB:s aktieägarförteckning (ägargrupperat) per den 30 september eller sådant annat underlag som aktieägare vid denna tid redovisar som belägg för sitt aktieägande. Styrelseordföranden ska så snart det rimligen kan ske efter utgången av det tredje kvartalet på lämpligt sätt kontakta de tre till röstetalet största aktieägarna och uppmana dessa att, inom en med hänsyn till omständigheterna rimlig tid som inte får överstiga 30 dagar, skriftligen till valberedningen namnge den person aktieägaren önskar utse till ledamot av valberedningen. Om en av de tre största aktieägarna inte önskar utnyttja sin rätt att utse en ledamot av valberedningen, ska nästa aktieägare i följd erbjudas rätten att utse en ledamot av valberedningen. För det fall flera aktieägare avstår från sin rätt att utse ledamöter av valberedningen ska styrelsens ordförande inte behöva kontakta fler än åtta aktieägare, såvida det inte är nödvändigt för att få ihop en valberedning bestående av minst tre ledamöter.

Såvida inte annat har avtalats mellan ledamöterna i valberedningen, ska den ledamot som utsetts av den största aktieägaren utses till valberedningens ordförande.

Om en aktieägare som har utsett en ledamot i valberedningen under året upphör att vara en av Bolagets tre största aktieägare, ska den ledamoten som valts av en sådan aktieägare avgå från valberedningen. Istället ska en ny aktieägare bland de tre största aktieägarna ha rätt att självständigt och enligt eget gottfinnande utse en ledamot av valberedningen. Dock ska inga marginella skillnader i aktieinnehav och ändringar i aktieinnehav som uppstår senare än tre månader innan årsstämman leda till några ändringar i sammansättningen av valberedningen, såvida inte särskilda omständigheter föreligger.

Om en ledamot av valberedningen avgår innan valberedningen har fullföljt sitt uppdrag, på grund av andra skäl än de som anges i stycket ovan, ska den aktieägare som utsåg en sådan ledamot ha rätt att självständigt och enligt eget gottfinnande utse en ersättningsledamot. Om styrelsens ordförande avgår från styrelsen, ska ersättaren till denne även ersätta styrelsens ordförande i valberedningen.

Ändring i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.

Som valberedningens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande ledamöterna röstar för vid sammanträdet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Är valberedningen inte fulltalig, ska de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet ledamöter.

Skulle valberedningen vid något tillfälle bestå av färre än tre ledamöter, ska valberedningen likväl vara behörig att fullgöra de uppgifter som ankommer på valberedningen enligt dessa principer.

Valberedningens förslag och arbete samt arvode

Valberedningen ska, när den förbereder sina förslag, beakta att styrelsen ska ha en, med hänsyn till Bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt, ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende styrelseledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Valberedningen ska tillhandahålla Bolaget förslag på styrelseledamöter i så god tid att Bolaget kan presentera sådana förslag i kallelsen till den bolagsstämma där val ska äga rum. Bolaget ska inte betala arvode till någon ledamot av valberedningen. Bolaget ska bära alla skäliga kostnader förknippade med valberedningens arbete. Om nödvändigt får valberedningen anlita externa konsulter för att finna kandidater med relevant erfarenhet och Bolaget ska stå för kostnaderna för sådana konsulter. Bolaget ska även bistå med personal som behövs för att stödja valberedningens arbete.

Dessa principer för valberedningens tillsättning och instruktion för valberedningen ska gälla tills vidare intill dess att beslut om ändring fattas av bolagsstämma

Antal aktier och röster

Antalet aktier och röster i Bolaget uppgår per dagen för utfärdandet av denna kallelse till totalt 5 976 666. Bolaget innehar inga egna aktier.

Övrigt

Fullständiga förslag till beslut framgår av kallelsen. Redovisningshandlingar, revisionsberättelse eller kopior därav samt fullmaktsformulär och formulär för förhandsröstning hålls tillgängliga hos Bolaget på adress enligt ovan och på Bolagets hemsida, www.lexingtoncompany.com, senast tre veckor före stämman och sänds till de aktieägare som begär det och uppger sin e-post- eller postadress.

Aktieägare erinras om sin rätt enligt 7 kap. 32 § aktiebolagslagen att vid bolagsstämman begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen.

Hantering av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclear Sweden AB:s hemsida: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Stockholm i april 2021

The Lexington Company AB (publ)

Styrelsen