Kallelse till årsstämma

Aktieägarna i Trelleborg AB (publ) kallas till årsstämma torsdagen den 23 april 2020 kl 17.00 i Parken, Norregatan 46-48, Trelleborg.

Observera

• Styrelsen och verkställande direktören föreslår att till aktieägarna utdelas en kontant utdelning om 2,40 SEK per aktie, vilket skiljer sig från 4,75 SEK per aktie, som kommunicerats tidigare. Justeringen av utdelningens storlek har sin bakgrund i rådande osäkerhet i marknaden.

Det är emellertid styrelsens ambition, att kalla till extra bolagsstämma senare under året för beslut om ytterligare utdelning, om marknadssituationen vid denna tidpunkt har stabiliserats och visibilitet i intjäningen har normaliserats. Nuvarande marknadsläge har dock fått styrelsen att, i likhet med andra bolag, iaktta försiktighet och föreslår därför denna anpassning jämfört med tidigare kommunicerad utdelning. Se punkt 9 (b) Utdelning.

• Årsstämman börjar kl 17.00 med insläpp för registrering kl 16.30. Endast den formella delen av årsstämman kommer att genomföras. Någon förtäring eller underhållning erbjuds ej. Lokalen är Parken, Trelleborg.

För aktieägare som känner oro för smittspridning påminns om möjligheten att delta via ombud. Personer som har befunnit sig i ett riskområde, tillhör någon riskgrupp eller har varit i kontakt med någon som är smittad med COVID-19 bör endast delta via ombud. Fullmakt för ombud att företräda aktieägare och utöva dennes rösträtt finns tillgänglig för nedladdning på www.trelleborg.com.

För mer information och uppdateringar om försiktighetsåtgärder på årsstämman, besök www.trelleborg.com.

ANMÄLAN OCH REGISTRERING

Aktieägare som vill delta i årsstämman ska

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 17 april 2020
• dels anmäla sig och eventuella biträden som aktieägaren önskar medföra senast fredagen den 17 april 2020

Anmälan görs på koncernens hemsida, www.trelleborg.com/anmalan, per post under adress Trelleborg AB ”Årsstämma” c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23  Stockholm eller per telefon 0410-670 04  (vardagar mellan kl. 9-16).

Vid anmälan ska uppges namn, personnummer, telefonnummer och eventuella biträdens namn. Sker deltagandet med stöd av fullmakt, ska fullmakten jämte – för det fall fullmaktsgivaren är juridisk person – vidimerat registreringsbevis eller annan handling utvisande firmatecknares behörighet insändas till bolaget före årsstämman. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på www.trelleborg.com samt per post till aktieägare som kontaktar bolaget och uppger sin adress. För registrering och upprättande av röstlängden kommer dina personuppgifter att databehandlas. Uppgifterna används endast för årsstämman 2020 och behandling sker i enlighet med Integritetspolicy for bolagsstämmor

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste fredagen den 17 april 2020 tillfälligt ha registrerat aktierna i eget namn (sådan registrering bör begäras ett par dagar i förväg hos den som förvaltar aktierna).

PROGRAM

Observera att årsstämman börjar kl 17.00 med insläpp för registrering från kl 16.30

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

1. Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av en eller två justeringsmän
4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av dagordning
6. Verkställande direktörens redogörelse för verksamheten
7. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelse
8. Redogörelse för styrelsens arbete samt arbetet inom ersättnings-, revisions- och finansutskotten
9. Beslut om:       
   a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
   b) dispositioner beträffande bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen (förslag till utdelning och avstämningsdag)
   c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
10. Redogörelse för valberedningens arbete
11. Bestämmande av antalet styrelseledamöter
12. Fastställande av ersättning åt styrelsen, revisionsbolaget, revisionsutskottet, ersättningsutskottet och finansutskottet
13. Val av styrelse och styrelseordförande samt registrerat revisionsbolag
14. Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till VD och ledande befattningshavare
15. Stämmans avslutande

Trelleborgs valberedning, vilken utsetts i enlighet med de principer som beslutades vid årsstämman 2017, består av Ragnar Lindqvist (valberedningens ordförande), Dunkerintressena  -  Henrik Didner, Didner & Gerge Fonder  -  Peter Lagerlöf, Lannebo Fonder  -  Johan Sjöström, Andra AP Fonden – Anna Sundberg, Handelsbanken Fonder, representerande bolagets större aktieägare och cirka 62,56 procent av rösterna samt styrelsens ordförande Hans Biörck.

BESLUTSFÖRSLAG

1 - VAL AV ORDFÖRANDE VID STÄMMAN

Valberedningen föreslår att styrelsens ordförande Hans Biörck väljs till ordförande vid årsstämman.

9 (b) - UTDELNING

Styrelsen och verkställande direktören föreslår att till aktieägarna utdelas en kontant utdelning om 2,40 (4,75) SEK per aktie. Justeringen av utdelningens storlek jämfört med tidigare kommunicerad avsiktlig utdelning har sin bakgrund i rådande osäkerhet i marknaden. Som avstämningsdag för utdelningen föreslås den 27 april 2020. Beslutar årsstämman enligt förslaget, beräknas utdelningen komma att skickas ut från Euroclear Sweden AB den 30 april 2020. Avstämningsdagen, respektive utdelningsdagen, kan dock komma att senareläggas till följd av det tekniska förfarandet som krävs för verkställande av utbetalningen.

Det är emellertid styrelsens ambition, att kalla till extra bolagsstämma senare under året för beslut om ytterligare utdelning, om marknadssituationen vid denna tidpunkt har stabiliserats och visibilitet i intjäningen har normaliserats. Nuvarande marknadsläge har dock fått styrelsen att, i likhet med andra bolag, iaktta försiktighet och föreslår därför denna anpassning jämfört med tidigare kommunicerad utdelning.

11 - BESTÄMMANDE AV ANTAL STYRELSELEDAMÖTER

Valberedningen föreslår att styrelsen – i den del den väljs av årsstämman –ska utgöra 7 (sju) ledamöter.

12 - FASTSTÄLLANDE AV ERSÄTTNING ÅT STYRELSEN, REVISIONSBOLAGET, REVISIONSUTSKOTTET, ERSÄTTNINGSUTSKOTTET OCH FINANSUTSKOTTET

Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att ersättning till styrelsen, exl reseersättning, utgår med 5.000.000 SEK (5.350.000) att fördelas med 1.875.000 SEK (1.750.000) till ordföranden och 625.000 SEK (600.000) vardera till stämmovalda styrelseledamöter som inte är anställda i koncernen. Valberedningen föreslår att revisorernas arvode utgår enligt godkänd räkning.

Valberedningen föreslår att ersättning för uppdrag i revisionsutskottet ska utgå med 240.000 SEK (220.000) till ordföranden och 150.000 SEK (140.000) till ledamot. Valberedningen föreslår att ersättning för uppdrag i ersättningsutskottet ska utgå med 135.000 SEK (125.000) till ordföranden och 85.000 SEK (75.000) till ledamot. Valberedningen föreslår att ersättning för uppdrag i finansutskottet ska utgå med 85.000 SEK (75.000) till ordföranden såväl som till ledamot.

13 - VAL AV STYRELSE OCH STYRELSEORDFÖRANDE SAMT REGISTRERAT REVISIONSBOLAG

Valberedningen föreslår omval av Hans Biörck, Gunilla Fransson, Johan Malmquist, Peter Nilsson, Anne Mette Olesen och Susanne Pahlén Åklundh och Jan Ståhlberg. Till styrelsens ordförande föreslås Hans Biörck. Valberedningen föreslår, efter rekommendation från bolagets revisonsutskott, omval av Deloitte såsom bolagets revisor för tiden till slutet av årsstämman 2021. Ytterligare presentation av föreslagna styrelseledamöter finns på www.trelleborg.com.

14 - BESLUT OM STYRELSENS FÖRSLAG TILL RIKTLINJER FÖR ERSÄTTNING TILL VD OCH LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE

Styrelsens föreslår att bolagsstämman antar följande principer för ersättning till ledande befattningshavare:

Ledande befattningshavare inklusive verkställande direktören och övriga medlemmar av koncernledningen omfattas av dessa principer. Principerna är framåtblickande, dvs. de gäller för avtalad ersättning och ändringar av redan avtalad ersättning, efter det att principerna har antagits av årsstämman 2020. Dessa principer gäller inte för ersättning som beslutats eller godkänts av årsstämman.

Trelleborg är en världsledare inom specialutvecklade polymerlösningar som tätar, dämpar och skyddar kritiska applikationer i krävande miljöer. Trelleborgs strategi att inneha ledande positioner i utvalda segment stöds av fyra strategiska hörnstenar: Geografisk balans, Portföljoptimering, Strukturförbättringar och Excellens. De säkerställer att alla nivåer inom koncernen håller fokus och genomför aktiviteter i linje med strategin. För mer information om Trelleborgs affärsstrategi, se Trelleborg Group Strategy.

En förutsättning för att framgångsrikt genomföra Trelleborgs affärsstrategi och tillvarata bolagets långsiktiga intressen, däribland dess hållbarhetsarbete, är att Trelleborg kan rekrytera, utveckla och behålla kvalificerad personal. Av den anledningen är det nödvändigt att Trelleborg erbjuder marknadsmässig och konkurrenskraftig ersättning. Dessa principer gör det möjligt för Trelleborg att erbjuda koncernledningen konkurrenskraftiga ersättningspaket. All rörlig kontant ersättning som omfattas av dessa principer ska syfta till att främja Trelleborgs affärsstrategi och långsiktiga intressen, däribland dess hållbarhetsarbete.

Trelleborg har inga långsiktiga aktiebaserade incitamentsplaner. Sådana planer ska beslutas av årsstämman och ingår därför inte i dessa principer. Noteras bör att Trelleborgs huvudägare Henry Dunkers Donationsfond & Stiftelser tidigare har erbjudit Trelleborgs koncernledning köpoptioner i Trelleborg med fem års löptid. Trelleborg har inte medverkat i erbjudandet och kommer inte heller att belastas av några kostnader hänförliga till erbjudandet. För mer information om dessa incitamentsplaner, däribland kriterierna som utfallet är avhängigt av, se Trelleborg Group Management.

Typer av ersättning

Ersättningen ska vara marknadsmässig och kan utgöras av följande delar: fast kontant lön, rörlig kontant ersättning, pensionsförmåner och andra förmåner. Dessutom kan årsstämman, oaktat dessa riktlinjer, besluta om bland annat aktiebaserad eller aktiekursbaserad ersättning.

Uppfyllandet av kriterierna för beviljande av rörlig kontant ersättning ska mätas över en period om ett år (årlig rörlig lön) eller flera år (långsiktiga incitamentsprogram). För verkställande direktören får den årliga rörliga lönen uppgå till högst 65 procent av den totala fasta kontanta lönen under mätperioden för kriterierna för den fasta årliga kontanta lönen. För övriga ledande befattningshavare får den årliga rörliga lönen uppgå till högst 55 procent av den totala fasta kontanta lönen under mätperioden för kriterierna för den fasta årliga kontanta lönen. De långsiktiga incitamentsprogrammen får uppgå till högst 100 procent av den högsta tillåtna årliga rörliga lönen under mätperioden för kriterierna för den årliga rörliga lönen. Rörlig kontant ersättning ska enbart vara pensionsgrundande i den mån det krävs i bindande kollektivavtalsbestämmelser eller annan lokal lagstiftning.

För verkställande direktören ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkring, utgöras av avgiftsbestämd pension. Rörlig kontant ersättning ska inte vara pensionsgrundande. Pensionspremier för avgiftsbestämd pension får uppgå till högst 45 procent av den fasta årliga kontanta lönen. För övriga ledande befattningshavare ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkring, utgöras av avgiftsbestämd pension om inte den berörda personen omfattas av förmånsbestämd pension enligt bindande kollektivavtalsbestämmelser eller annan lokal lagstiftning. Pensionspremier för avgiftsbestämd pension får uppgå till högst 35 procent av den fasta årliga kontanta lönen.

Andra förmåner kan utgöras av till exempel livförsäkring, sjukvårdsförsäkring och tjänstebil. Premier och andra kostnader för sådana förmåner får uppgå till högst 15 procent av den fasta årliga kontanta lönen.

För anställningar som styrs av andra lagar än de svenska får pensionsförmåner och andra förmåner anpassas så att de följer bindande lagar eller vedertagen lokal praxis, i möjligaste mån med hänsyn till det övergripande syftet med dessa principer.

Kriterier för beviljande av rörlig kontant ersättning

Rörlig kontant ersättning ska vara knuten till förutbestämda och mätbara kriterier som kan vara finansiella eller icke-finansiella. Det kan också vara individuella, kvantitativa eller kvalitativa mål. Kriterierna ska också vara utformade så att de bidrar till Trelleborgs affärsstrategi och långsiktiga intressen, däribland dess hållbarhet, genom att till exempel vara tydligt knutna till affärsstrategin eller främja den ledande befattningshavarens långsiktiga utveckling.

När mätperioden är slut ska det utvärderas/fastställas i vilken mån som kriterierna för beviljande av rörlig kontant ersättning har uppfyllts. Ersättningsutskottet ansvarar för att utvärdera rörlig ersättning till verkställande direktören som ska godkännas av styrelsen. För rörlig kontant ersättning till övriga ledande befattningshavare ansvarar verkställande direktören för utvärderingen som ska godkännas av ersättningsutskottet i enlighet med farfarsprincipen. För finansiella mål ska utvärderingen baseras på den senaste finansiella information som bolaget har publicerat.

Rätt att innehålla eller återkräva ersättning

Villkoren för rörlig ersättning ska utformas så att styrelsen (i) har rätt att begränsa eller stoppa utbetalning av rörlig ersättning vid exceptionella ekonomiska omständigheter och en sådan åtgärd anses rimlig, och (ii) har rätt att avräkna eller återkräva ersättning som utbetalats till en ledande befattningshavare utifrån resultat som i efterhand visar sig vara behäftade med väsentliga felaktigheter på grund av felaktigt agerande eller felaktiga rutiner (klausul om återbetalning, så kallad malus and clawback).

Styrelsen kan efter eget gottfinnande begränsa eller stoppa utbetalning av rörlig ersättning till en person om en ledande befattningshavare inklusive verkställande direktör har brutit mot eller ignorerat Trelleborgs uppförandekod eller bolagets hållbarhetsåtaganden som en ansvarsfull samhällsmedborgare, däribland miljöfaktorer, sociala faktorer och bolagsstyrningsfaktorer.

Uppsägning

Uppsägningstiden får inte överstiga 24 månader om uppsägningen görs av bolaget. Fast kontant lön under uppsägningstiden får inte överstiga ett belopp som motsvarar fast kontant lön 24 månader. Därutöver ska inga avgångsvederlag tillämpas. Uppsägningstiden får inte överstiga sex månader utan rätt till avgångsvederlag om uppsägningen görs av den ledande befattningshavaren.

Lön och anställningsvillkor för medarbetare

Vid upprättandet av styrelsens förslag till dessa riktlinjer för ersättning har lön och anställningsvillkor för Trelleborgs medarbetare beaktats genom att information om medarbetarnas totala inkomster, ersättningens delar, ökning och tillväxttakt över tid, har inkluderats i ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag för att utvärdera huruvida principerna och begränsningarna i riktlinjerna är rimliga. Upplysningar om utvecklingen av skillnaden mellan ersättning till ledande befattningshavare och andra anställda kommer att lämnas i ersättningsrapporten från och med 2021.

Beslutsprocessen för att fastställa, granska och införa principerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. Bland utskottets arbetsuppgifter ingår att förbereda styrelsens beslut om förslag till principer för ersättning till koncernledningen. Styrelsen ska ta fram ett förslag på nya principer minst vart fjärde år och lägga fram inför årsstämman. Principerna ska gälla tills årsstämman har antagit nya principer. Ersättningsutskottet ska också övervaka och utvärdera program för rörlig ersättning till koncernledningen, tillämpning av principerna för ersättning till koncernledningen samt aktuella ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer inom Trelleborg. Ledamöterna i ersättningsutskottet är oberoende i förhållande till Trelleborg och dess koncernledning. Verkställande direktör och övriga medlemmar av koncernledningen deltar inte i styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor i den mån de berörs av dessa frågor.

Undantag från principerna

Styrelsen kan tillfälligt besluta om undantag från principerna, helt eller delvis, om det i ett visst fall finns en särskild anledning till undantag och det krävs ett undantag för att tillvarata Trelleborgs långsiktiga intressen, däribland dess hållbarhetsarbete, eller främja Trelleborgs långsiktiga finansiella utveckling. Enligt vad som anges ovan ingår det i ersättningsutskottets arbetsuppgifter att förbereda styrelsens beslut i ersättningsrelaterade frågor. Här ingår beslut om eventuella undantag från principerna.

ÅRSREDOVISNING OCH ÖVRIGA HANDLINGAR SOM TILLHANDAHÅLLS

Bolagets årsredovisning och revisionsberättelse, revisorsintyg avseende tillämpningen av vid årsstämman 2019 beslutade ersättningsprinciper för VD och ledande befattningshavare samt styrelsens fullständiga förslag till ersättningsriktlinjer för ledande befattningshavare kommer att finnas tillgängliga på bolagets huvudkontor, Johan Kocksgatan 10, Trelleborg, på bolagets hemsida www.trelleborg.com samt sänds till de aktieägare som så begär och uppger sin adress. Valberedningens motiverade yttrande avseende förslag till styrelse finns tillgängligt på bolagets hemsida www.trelleborg.com. 

ÖVRIG INFORMATION

Styrelsen och verkställande direktör ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncernföretag. Det totala antalet aktier i bolaget uppgår till 271.071.783, varav 28.500.000 av aktieslag A och 242.571.783 av aktieslag B. Det totala antalet röster i bolaget uppgår till 527.571.783.

STYRELSEN

Trelleborg AB (publ)

Mars 2020

För ytterligare information kontakta:
Media: Presschef Karin Larsson, 0410 67015, 0733 747015, karin.larsson@trelleborg.com
Investerare/analytiker: IR-chef Christofer Sjögren, 0410  67068, 0708 665140, christofer.sjogren@trelleborg.com 

Denna information är sådan information som Trelleborg AB är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersoners försorg, för offentliggörande den 19 mars 2020 kl. 08:30 CET.

Trelleborg är en världsledare inom specialutvecklade polymerlösningar som tätar, dämpar och skyddar kritiska applikationer i krävande miljöer. De innovativa lösningarna accelererar kundernas utveckling på ett hållbart sätt. Trelleborgkoncernen omsätter cirka 37 miljarder kronor och har verksamhet i ett 50-tal länder. Koncernen består av tre affärsområden: Trelleborg Industrial Solutions, Trelleborg Sealing Solutions och Trelleborg Wheel Systems samt ett rapporteringssegment, Verksamheter under utveckling. Trelleborgaktien har sedan 1964 varit noterad på börsen, och listas på Nasdaq Stockholm, Large Cap.
www.trelleborg.com