Effektiva besök och bokningar på World of Volvo

World of Volvo har fått hjälp av Two att säkra upp både en effektiv besökshantering och ett smidigt sätt att visa mötesinformation för sina eventlokaler i Göteborg. Detta tack vare innovativa lösningar inom Microsoft Power BI och Azure Logic Apps. Med en tydlig vision om att förbättra flödet av information och översikt över besökare och bokningar, har World of Volvo nu två kraftfulla verktyg för att driva sin interna kommunikation och planering.

En framgångssaga med Power BI och Azure Logic Apps

När World of Volvo slog upp sina portar i april i år fanns ett behov av att kunna se besökstrycket både under dagen och inför morgondagen. Detta löste Two genom en lösning i Microsoft Power BI.

Vad händer i huset? Besökshantering med Power BI

Behovet av att förstå och hantera besöksflödet i lokalerna var en central utmaning för World of Volvo. Genom Power BI har Two utvecklat en lösning som mäter antalet besökare baserat på sålda biljetter. Informationen är integrerad i en omfattande Power BI-dashboard som visar antalet biljetter, gäster och bokningar i realtid.

Dashboarden möjliggör för personalen att planera sitt arbete effektivt. Här får de en tydlig översikt över besökstrycket både för aktuell dag och dagen efter. Detta är särskilt värdefullt för de medarbetare som arbetar med samordningen. Nu kan de övervaka och mäta ”fiskstimmet” av människor i lokalerna.

Ett snabbt och responsivt samarbete

-Two har genom hela projektets gång varit responsiva och vi har snabbt hittat sätt att lösa utmaningar längs vägen, säger Therése Lewrén, IT-projektledare på World of Volvo, och fortsätter: -Vi hoppas nu att alla som jobbar i huset ska känna sig trygga med att de har all information de behöver för att få en bra arbetsmiljö och leverera kvalitet till våra besökare.

Den noggranna planeringen och det gemensamma engagemanget för att uppnå tydliga förväntningar har resulterat i en snygg och smidig lösning för både besökshantering och bokningsinformation. IT-arkitekturen som nu är på plats säkerställer att systemet är både hållbart och lätt att underhålla.

World of Volvos satsning på innovativa teknologiska lösningar har inte bara förbättrat deras interna processer. Det har också satt en ny standard för hur besökshantering och bokningssystem kan integreras och användas effektivt.

Bokningshantering med Azure Logic Apps

Det är inte bara besöksflödet som är viktigt att ha koll på. För att förbättra hanteringen av mötesrum och bokningar har World of Volvo implementerat en lösning baserad på Azure Logic Apps. Lösningen ger detaljerad information om samtliga mötesrum i anläggningen. Inklusive vem som har bokat rummet, vilken tid som bokningen gäller och vilka möten som följer. Skärmar utanför varje mötesrum visar informationen för både besökare och personal, vilket skapar en sömlös och transparent översikt.

Alla projekt innebär utmaningar, och tack vare ett fint samarbete mellan Two och World of Volvo kunde teamet hantera och lösa dem på ett bra sätt. En tydlig projektplan och kravspecifikation var avgörande för framgången, och projektet blev en lärorik upplevelse för alla inblandade.

Framtiden ser ljus ut med planer på att utöka systemet. Snart kommer översiktstavlor att installeras i entrén, vilka kommer att hjälpa besökaren att hitta till rätt våning.

En framgångsrik implementation med värdeskapande resultat

– Från början var vårt behov att ligga steget före och identifiera utmaningar innan de uppstår. För att uppnå detta insåg vi att det var nödvändigt att samla in data från alla våra stödsystem och visualisera den på ett enkelt och överskådligt sätt genom rapporter, säger Anton Samuelsson, CTO på World of Volvo, och fortsätter:

– Redan innan jag tog över efter projektfasen hade Two utfört ett enastående arbete med att koppla samman data från våra olika system och dra nytta av Power BI. Detta har gett verksamheten de verktyg som behövs för att kunna reagera snabbare och vara bättre förberedda på kommande utmaningar.

– De direkta effekterna av lösningen ser vi redan idag i form av förbättrad effektivitet och snabbare beslutsfattande. De största fördelarna är att vi nu kan agera proaktivt tack vare realtidsdata och intuitiva rapporter. Lösningen har skapat betydande värde genom att minska manuellt arbete och ge oss en djupare förståelse för vår data, vilket leder till mer informerade beslut, konstaterar Anton Samuelsson.

– Nu när verksamheten har varit igång i snart ett år har behovet av tillgänglighet till information ökat markant. Vi har identifierat flera nya datakällor som vi vill kunna spåra och analysera dagligen för att ytterligare förbättra vår effektivitet och beslutsfattande.

Two och World of Volvo i ett långsiktigt partnerskap

Anton Samuelsson ser fler möjligheter framöver: – På längre sikt förväntar vi oss att lösningen kommer att fortsätta stödja vår tillväxt genom att möjliggöra ännu djupare insikter och ökad anpassningsförmåga. En av de största utmaningarna vi står inför är att hantera den ständigt växande mängden data. Vi tror att Power BI kommer att fortsätta vara en avgörande faktor för att hjälpa oss analysera och visualisera denna data på ett effektivt sätt, vilket i sin tur underlättar strategiskt beslutsfattande.

– Samarbetet med Two har varit exceptionellt; de har varit både tillgängliga och lyhörda för våra behov. Deras stöd har varit ovärderligt i vår strävan att förbättra vår datahantering och analys. Jag vill också tillägga att vi ser fram emot att fortsätta vårt samarbete med Two. Deras expertis och engagemang har varit avgörande för vår framgång hittills, och vi är övertygade om att de kommer att fortsätta vara en värdefull partner i framtiden, avslutar Anton Samuelsson, CTO på World of Volvo.

Christofer Järlesjö
VD
070-2387829
christofer.jarlesjo@two.se

På Two sätter vi relationen till våra kunder och samarbete i fokus för att tillsammans göra våra kunder framgångsrika. Vi hjälper våra kunder att effektivisera och automatisera sina affärsprocesser genom rätt lösningar för både affärssystem och bunsiness intelligence. Vår expertis ligger inom Microsoft Dynamics 365 Business Central, Jeeves ERP, Power BI och Qlik. Med långsiktiga partnerskap som grundsten är vi övertygade om att vi kan ge våra kunder hållbara affärslösningar som hjälper dem uppfylla sina verksamheters mål.