Dåliga informationssystem är tidsödande

Informationstekniken underlättar arbetet, bidrar till att förbättra kvaliteten på arbetet och snabbar upp arbetsprocessen ansåg nästan 90 procent av dem som besvarade Arbetshälsoinstitutets och Aalto-universitetets FlowIT-enkät. Men samtidigt uppgav över 65 procent av de medverkande att de förlorar i genomsnitt fyra timmars arbetstid varje vecka på grund av att systemet är för långsamt eller inte fungerar, eller på grund av andra informationstekniska problem. Enkäten besvarades av mer än 2 400 kunskapsarbetare, av vilka de flesta arbetade inom den statliga sektorn.

För de medverkande i denna enkät ledde informationstekniska problem till en sammanlagd arbetstidsförlust på cirka 6 450 timmar i veckan, vilket är mer än 10 % av den totala arbetstiden. Det här motsvarar en kostnad på 12 miljoner euro, beräknad enligt arbetskostnaden per timme inom den statliga sektorn, konstaterar utvecklingschef Teppo Valtonen vid Arbetshälsoinstitutet.

– Om samma situation gäller också för andra än dem som medverkade i den här enkäten, så betyder det att den årliga kostnaden för förlorad arbetstid – försiktigt beräknat – uppgår till det svindlande höga beloppet om 275 miljoner euro. Och då talar vi bara om den statliga sektorn.

– Det talas mycket om den tid som ödas på onödiga sammanträden. Men den tiden är sällan helt bortkastad, utan bidrar till att föra utvecklingen framåt. Informationssystemen ger upphov till betydligt större och mindre synliga tidsförluster, samtidigt som den tid som offras på att lösa problemen är helt bortkastad.

Krav på bättre informationssystem är inte ett tecken på förändringsmotstånd

– Att döma av enkätsvaren är svarspersonerna mycket positivt inställda till informationstekniken. Den kritik de riktar mot informationssystemen verkar inte vara ett uttryck för motivationsproblem eller förändringsmotstånd, utan bör ses som en genuin önskan att få informationssystem som är bättre anpassade till arbetsuppgifterna, säger specialforskare Virpi Kalakoski från Arbetshälsoinstitutet.

Tre fjärdedelar av svarspersonerna upplevde att informationstekniken var lätt att använda. Många ansåg emellertid att det fanns utrymme för förbättringar, både när det gäller tekniken och informationssystemen. 70–85 procent ansåg att arbetet skulle löpa bättre om informationssystemen var mer användarvänliga, mer förenhetligade och bättre uppdaterade.

Dålig användbarhet ökar totalkostnaden för IT-systemen

Användningen av informationsteknik ökar och utbudet av IT-tillämpningar blir allt större. För att organisationerna ska kunna skaffa sig lyckade systemlösningar, behöver de utveckla en ny form av kompetens.

– När man planerar att köpa in nya IT-system, bör man försäkra sig om systemens användbarhet och användarvärde redan i det skede då man formulerar sin upphandlingsannons. När upphandlingsbeslutet väl är fattat, är det för sent att få ett dåligt system att fungera bra, påpekar professor Marko Nieminen vid Aalto-universitetet.

– Det är inte möjligt för den offentliga sektorn att uppnå sina produktivitetsmål, om man inte ser till att informationssystemen fungerar så bra att de verkligen underlättar och effektiviserar arbetet. Därför är det vid upphandling av informationssystem och IT-tjänster särskilt viktigt att beakta den faktiska totalkostnaden. Totalkostnaden blir större, om systemet inte är anpassat till det ändamål som det ska användas för, konstaterar Kalakoski.

Målet bör vara goda arbetsredskap som får arbetet att löpa bättre

Målet med Arbetshälsoinstitutets och Aalto-universitetets projekt FlowIT – mer kraft i IT-anskaffningarna är att informationstekniken bör planeras för arbetet och människorna, så att framtidens kunskapsarbetare får möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter snabbt och smidigt med hjälp av bra arbetsredskap.

– Projektets syfte är att identifiera de faktorer som bör beaktas vid planeringen och upphandlingen av informationssystem, berättar Kalakoski. Vår granskning fokuserar på hur IT-systemen används samt systemens användbarhet, ergonomi, tillgänglighet och livscykelkostnader. Vi granskar också hur användningen påverkar arbetsflytet och de anställdas välbefinnande.

Den enkät som genomfördes av FlowIT-projektet bestod av en öppen webbenkät och en riktad enkät som genomfördes bland personalen vid fyra offentliga organisationer. Enkäten besvarades av över 2 400 personer. Svarspersonerna var kunskapsarbetare i åldrarna 20–69 år, med en genomsnittsålder på 47 år. 52 % var kvinnor och majoriteten arbetade inom den statliga sektorn.

FlowIT – mer kraft i IT-anskaffningarna genomförs under år 2014 och finansieras av Tekes.

Mer information

FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin (FlowIT – Mer kraft i IT-anskaffningarna) www.ttl.fi/flowit (på finska)
utvecklingschef Teppo Valtonen, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2625, 046 851 6139, Teppo.Valtonen(at)ttl.fi
specialforskare Virpi Kalakoski, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2242, 046 851 4008, Virpi.Kalakoski(at)ttl.fi
professor Marko Nieminen, Aalto-universitetet, tfn 050 368 4763, Marko.Nieminen(at)aalto.fi

De första resultaten av FlowIT-undersökningen presenteras på ett seminarium i Helsingfors tisdagen den 20 maj 2014 kl. 12–16. Platsen är Hörnsalen i Kulturfabriken Korjaamo vid Tölögatan 51 a-b. 

Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på sex orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Arbetshälsoinstitutet har cirka 750 anställda.