Den kognitiva belastningen kan minskas genom gemensamma spelregler på arbetsplatsen

Kognitiv ergonomi innebär att man vid planeringen av arbetet tar hänsyn till människans informationshanteringsförmåga och dess begränsningar. Det gör att arbetet löper bra och är hälsosamt och produktivt. Utvecklingen av den kognitiva ergonomin lyckas bra i samarbete, men många faktorer kan göra det svårt att fullt ut tillämpa lösningar som minskar den kognitiva belastningen. I Arbetshälsoinstitutets projekt har man i samarbete med kontorsanställda utvecklat metoder för att minska störningar och avbrott i arbetet och hantera informationsflödet.

Pressmeddelande 55/2019

Utvecklingen av den kognitiva ergonomin i tre olika organisationer och utvecklingsarbetets resultat följdes i cirka två års tid inom ramen för en omfattande interventionsstudie, SujuKE.

Studien visar att de anställda upplever utvecklandet av den kognitiva ergonomin som viktigt, men att resultatet påverkas av flera faktorer.

– Resultaten varierade kraftigt mellan de medverkande organisationerna och enheterna. Även om de kognitiva belastningsfaktorerna och den upplevda kognitiva belastningen inte minskade överlag, kunde man se en positiv förändring inom de enheter där man aktivt försökte göra något, säger ledande forskare Virpi Kalakoski vid Arbetshälsoinstitutet.

I vissa enheter minskade den skattade förekomsten av kognitiva belastningsfaktorer och den upplevda belastningen under den tid som studien genomfördes. Dessa enheter kännetecknades av ett relativt stort utvecklingsbehov i början av studien – bland annat störande bakgrundsljud och avbrott i arbetet – samt relativt goda förutsättningar för utveckling, till exempel relativt få åtgärdskrävande uppgiftshelheter.

– Även om de anställda engagerade sig i utvecklandet av den kognitiva ergonomin, uttryckte de tvivel över sina möjligheter att påverka. De efterlyste större engagemang från ledningens sida och stöd för att sprida de nya arbetssätten inom hela organisationen, säger Kalakoski. Utvecklingen av den kognitiva ergonomin får inte bli ett isolerat projekt, utan bör utgöra grunden för en fortlöpande inlärningsprocess.  

Buller, avbrott och bristfälliga anvisningar är vanligt

SujuKE-projektets startenkät besvarades av över 900 personer. Studien visar att kognitiva belastningsfaktorer förekommer allmänt i arbetet. Av de personer som medverkade i projektet utsätts 80 procent dagligen för störande tal eller buller i arbetet, 55 procent utsätts flera gånger om dagen för avbrott i arbetet och 50 procent är hänvisade till oklara eller bristfälliga anvisningar. Över 80 procent av svarspersonerna beskriver dessa omständigheter som belastande, och 20 procent som mycket belastande.

Spelregler för att minska störningar och avbrott i arbetet och hantera informationsflödet www.ttl.fi/aivotyo-tietopankki  

I SujuKE-projektet utvecklade de anställda tillsammans metoder och spelregler för att minska störningar och avbrott i arbetet och hantera informationsflödet. Metoderna kan vara mycket enkla, t.ex. att minska oljudet genom att sätta mobilen och datorn på ljudlöst. Informationsflödet kan man begränsa t.ex. genom att förse sina meddelanden med en kortfattad rubrik. Avbrotten i arbetet kan man minska t.ex. genom att komma överens om signaler som visar att man inte vill bli störd.

De spelregler som utvecklades inom projektet har publicerats på www.ttl.fi/aivotyo-tietopankki, en databank för välfungerande hjärnarbete. Spelreglerna har också sammanfattats i en lista med gyllene regler, som kan skrivas ut och anpassas efter arbetsplatsens behov.

SujuKE (Sujuvuutta työhön kognitiivisella ergonomialla) är en interventionsstudie där utvecklingen av den kognitiva kontorsarbetsergonomin vid tre olika organisationer och utvecklingsarbetets resultat följdes i cirka två års tid. Organisationerna representerade tre olika branscher och både privatsektorn och den offentliga sektorn. Syftet var att undersöka interventionens inverkan på förekomsten av kognitiva belastningsfaktorer, den upplevda belastningen och olika variabler för välbefinnande och resultatrikt arbete. Studien var en klusterrandomiserad design där 36 arbetsenheter slumpmässigt delades in i en grupp för förbättring av kognitiv ergonomi och en grupp för hantering av belastning. Dessutom medverkade enheter där dessa frågor inte utvecklades aktivt. Startenkäten besvarades av över 900 personer och slutenkäten av närmare 450. Den första uppföljningsenkäten besvarades av över 350 personer och den andra av över 450 personer.

Undersökningen finansierades av Arbetarskyddsfonden, Arbetshälsoinstitutet och de medverkande organisationerna. Undersökningens slutrapport publiceras i början av år 2020 på Arbetarskyddsfondens webbplats och på www.julkari.fi. Fler resultat rapporteras under åren 2020 och 2021.

Mer information:

Ledande forskare Virpi Kalakoski, Arbetshälsoinstitutet, virpi.kalakoski@ttl.fi, tfn 046 851 4008.

SujuKE-projektets webbsidor (på finska)

Databanken för välfungerande hjärnarbete: www.ttl.fi/aivotyo-tietopankki (på finska)

Mediatjänster
Kristiina Kulha, specialexpert
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn. 358 40 5486914, 358 30 474 2551

Tiina Kaksonen, expert
Arbetshälsoinstitutet, Uleåborg
tfn. 358 30 474 3015, 358 50 3643158
www.ttl.fi

Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på fem orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Verksamheten finansieras till hälften av statsmedel. Arbetshälsoinstitutet har cirka 500 anställda.

Taggar: