Fokus på arbetstiden – handbok i tidsanvändning för expertyrken

Arbetshälsoinstitutet informerar, Helsingfors 61/2016

Många anställda i expertyrken har problem med sin tidsanvändning, visar en färsk undersökning. 67 % ansåg sig ha allför många överlappande uppgifter och 64 % upplevde att arbetena fördelade sig ojämnt och ofta hopade sig.  50 % av experterna sade sig inte ha tid att utföra sina arbeten så bra som de önskade. Problem med tidsanvändningen påverkar kvaliteten på arbetet och har också samband med välbefinnandet. Arbetshälsoinstitutets nya handbok Fokus på arbetstiden erbjuder lösningar på problem med tidsanvändning i expertyrken. Anvisningarna riktar sig till expertorganisationers ledning, chefer, anställda och arbetsteam.

Anställda i expertyrken förväntas själva kunna ta ansvar för hur de använder sin tid. Om de har problem med tidsanvändningen, försöker de därför vanligen lösa dem själva genom att ändra på sina arbetsuppgifter och arbetsmetoder.

–Tanken att man nog hinner med allt, bara man använder rätt tidshanteringsmetod är en farlig myt som framkallar onödiga skuldkänslor. På grund av de snabba förändringarna i arbetslivet kan ingen ha full kontroll över sin tidsanvändning. Tidsschemat påverkas av samarbetsnätverk, kunder, organisationens mål och förändringar i omvärlden, påpekar Kirsi Yli-Kaitala, forskare vid Arbetshälsoinstitutet.

Problem med tidshanteringen äventyrar produktiviteten i arbetet

Arbetet är inte lika bundet till tid och plats som tidigare. Teknologin erbjuder fler möjligheter, men orsakar också större arbetsbelastning, framför allt i osäkra tider, då många branscher blir omstöpta.

– Det upplevs som motstridigt att arbeta tillsammans, oftast för att uppnå organisationens mål, medan tidspressen ska bäras av individen ensam. Detta är problematiskt, särskilt som man vet att produktiviteten i expertyrken bygger på samarbete i nätverk och arbetsgrupper, påpekar Minna Toivanen, ledare för Arbetshälsoinstitutets projekt Tidsanvändning i expertyrken.

Situationen förutsätter harmoni mellan de tidshanteringsmetoder som används av organisationens aktörer – ledningen, cheferna, arbetsgrupperna, nätverken och experterna. Med andra ord ett delat ansvar för tidshanteringen. Experterna själva har redan insett behovet, eftersom 82 % av dem tror sig ha nytta av gemensamma spelregler för tidsanvändningen.

Snäva tidtabeller och breda arbetsbeskrivningar försvårar kärnverksamheten

Att tiden är en begränsad resurs är något som man ofta glömmer i organisationer. Tidsplanerna blir lätt för snäva och arbetsbeskrivningarna alltför vittomfattande. Detta kan leda till en överbelastning, som till slut blir så stor att den försvårar skötseln av kärnfunktionerna.

Handboken Fokus på arbetstiden råder en att fokusera på väsentligheter och se till att det finns tillräckligt med förutsättningar för organisationens viktigaste resurs – koncentrerat tankearbete. Handboken presenterar konkreta exempel på hur man genom att prioritera, synliggöra arbetet och hantera avbrott kan göra tidsanvändningen meningsfullare. Lösningarna bildar en helhet som bidrar till att lösa tidsanvändningsproblemen uppifrån ner, från organisationens ledning till enskilda experter.

Verksamhetsledarna Simo Pöyhönen från Högskoleutbildade samhällsvetare rf och Simon Huldén från Specia rf konstaterar att medlemsresponsen vittnar om frekventa tidsanvändningsproblem som har negativa effekter på välbefinnandet. En stor del av förbundens medlemmar arbetar i expertyrken.

– Vi tycker att det är viktigt att uppmärksamma tidshanteringsproblemen och börja tänka på hur man skulle kunna lösa dem tillsammans på det sätt som beskrivs i handboken Fokus på arbetstiden, -konstaterar Pöyhönen och Huldén.

Handboken Fokus på arbetstiden har getts ut av Arbetshälsoinstitutets projekt Tidsanvändning i expertyrken (AikaJärjestys asiantuntijatyössä). Manualen kan laddas ner gratis på adressen https://www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina/ .

I projektet Tidsanvändning i expertyrken (2014–2016) använde man både kvantitativa och kvalitativa metoder för att samla in uppgifter om förekomsten av tidshanteringsproblem i expertyrken. Projektet nådde totalt 2844 personer. Det genomförs i samarbete med Högskoleutbildade samhällsvetare rf, Specia rf, Sivistystyönantajat, Mediernas Centralförbund och Arbetarskyddscentralen. Projektets slutrapport utkommer i december 2016. Projektet har fått finansiellt stöd av Arbetarskyddsfonden.

Mer information

forskare Kirsi Yli-Kaitala, Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 824 8585, kirsi.yli-kaitala[at]ttl.fi

forskare Minna Toivanen, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2665, minna.toivanen[at]ttl.fi

verksamhetsledare Simo Pöyhönen, Högskoleutbildade samhällsvetare rf, tfn 010 231 0362, simo.poyhonen[at]yhteiskunta-ala.fi

verksamhetsledare Simon Huldén, Specia rf, tfn 040 719 3328, simon.hulden[at]specia.fi

Läs mer om projektet Tidsanvändning i expertyrken: www.ttl.fi/aikajarjestys  

Mediatjänster
Kristiina Kulha, informationschef
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn. 358 40 5486914, 358 30 474 2551

Tiina Kaksonen, koordinator, kommunikation
Arbetshälsoinstitutet, Uleåborg
tfn. 358 50 364 3158

Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på fem orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Verksamheten finansieras till hälften av statsmedel. Arbetshälsoinstitutet har cirka 560 anställda.

Taggar: