Förnyelsen av den offentliga sektorn förutsätter större öppenhet för idéer från gräsrotsnivå

För att den offentliga sektorns servicenivå ska kunna upprätthållas i framtiden i Finland är det viktigt att man tar vara på den sakkunskap som finns hos serviceanvändarna. Snabba, försöksinriktade förändringar som utgår från medborgarna och arbetstagarna ger fungerande lösningar. Samtidigt värnar man om arbetstagarnas arbetsvälbefinnande i samband med omstruktureringen av den offentliga sektorn.

Denna slutsats kom man fram till i Arbetshälsoinstitutets, Aalto-universitetets och VTT:s gemensamma projekt Inno-Vointi (Ledarskap för välbefinnande och innovationer i den offentliga sektorn), där man studerade sju organisationer i den offentliga sektorn som har gått in för att aktivt utveckla sin verksamhet och sina tjänster.

Små experiment kan ge stora resultat

Kännetecknande för den typ av utvecklingsarbete som utgår från medborgarnas eller arbetstagarnas behov, så kallat ”nerifrån och upp”-styrt utvecklingsarbete, är att planeringsstrukturen är mycket lätt och att man snabbt kan gå vidare till försöks- och tillämpningsfasen. Snabba försök är särskilt viktiga när det råder brist på pengar och personal, medan utvecklingsbehovet är stort.

– Fördelen är att man kan lägga om kursen i vilket skede som helst. Och om experimentet inte slår väl ut, så har man inte heller använt speciellt mycket pengar eller arbetstid, säger projektets koordinator, specialforskare Mervi Hasu vid Arbetshälsoinstitutet.

– Vår undersökning visar att det går att vara nyskapande också med knappa resurser, när man förenar goda idéer med förutsättningslös försöksverksamhet. När utvecklingsarbetet sker nerifrån och upp kan personalens kreativitet och kompetens komma bättre till sin rätt, säger hon.

Målet med förändringen behöver inte alltid vara att uppnå en heltäckande lösning. Också små förbättringar kan göra det dagliga livet lättare. Medan man arbetar på en ny lösning kan man inte alltid veta om den kommer att fungera bra och om den kommer att tas i bruk i större skala. Det är viktigt att tillåta misslyckanden, eftersom just misstagen ger möjligheter att lära nytt och att skapa nya lösningar.

En nytänkande by i staden

Ett av de utvecklingsprojekt som studerades inom forskningsprojektet Inno-Vointi var projektet ”En nytänkande by i staden”, där målet var att utveckla tjänsterna för barn och ungdomar i Tavastehus. Utvecklingsprojektet finansierades av Sitra.

– Vi behövde göra något för att stärka invånarnas delaktighet, men vi hade fått nog av vackra ord och tomt prat. Därför beslöt vi att låta invånarna, företagen och organisationerna själva fundera ut vilken typ av tjänster de skulle behöva, berättar Päivi Raukko, serviceproduktionsdirektör vid Tavastehus stad.

Byråkratin gjordes så enkel som möjligt, och varje antaget projektförslag fick 500 euro var att disponera över.

– Invånarna engagerade sig för idén och startade bl.a. flergenerationscaféet Elämänkaarikahvila, som fungerar som en mötesplats för pensionärer och skolelever i stadsdelen. Minipilotförsöket är nu slutfört, men själva utvecklingssättet har blivit en fast del av stadens verksamhet, berättar Raukko.

Ledningens stöd är nödvändigt

För att utvecklingsförslag från anställda och serviceanvändare ska kunna förverkligas och bli ny praxis, måste förslagen ha ledningens stöd.

– Ofta går det till så att arbetstagarens närmaste chef godkänner utvecklingsförslaget, men utan att avsätta någon arbetstid för själva genomförandet. Utvecklingsarbetet får då ofta stå tillbaka för det dagliga arbetet och leder inte till några förändringar i verksamheten. Det är viktigt att organisationens högsta ledning stödjer utvecklingsarbetet, så att välfungerande lösningar kan spridas till andra delar av organisationen, säger Katri Kallio, forskare vid VTT.

Man får inte glömma arbetstagarnas välbefinnande

Fortlöpande och omfattande förändringar som de anställda inte har möjlighet att påverka innebär ofta ett hot mot deras arbetsvälbefinnande. Om utvecklingen utgår från arbetstagarna själva, kan den däremot bli en källa till inspiration. Det är lättare för de anställda att engagera sig i sådana projekt som de själva har varit med om att ta fram.

– Också uppifrån initierad utveckling har sin givna plats. Men även då måste man lyssna på vardagsexpertisen för att kunna utveckla fungerande lösningar. Makten och ansvaret för den konkreta verksamheten bör fördelas jämnare mellan ledningen, arbetstagarna och kommuninvånarna. De exempel som vi har studerat visar att en sådan förändring faktiskt är möjlig att genomföra, säger Mikko Lehtonen, forskare vid Aalto-universitetet.

I forskningsprojektet Inno-Vointi (2010–2013) studerade forskare vid Arbetshälsoinstitutet, VTT och Aalto-universitetet olika sätt att ta vara på de anställdas idéer i organisationer inom den offentliga sektorn, samt vilka slags ledningsmetoder detta kräver och hur det påverkar de anställdas arbetsvälbefinnande. I projektet medverkade sju organisationer: HUS-Servis, Forskningscentralen för jordbruk och livsmedelsekonomi (MTT), Palmia, Skatteförvaltningen, Tavastehus stad, Vanda stad och Uleåborgs stad. Undersökningen fick finansiellt stöd av Tekes.

Forskarna tog också fram en ny verksamhets- och ledningsmodell som kan användas av offentliga organisationers arbetstagare, chefer och ledning. Modellen har publicerats på en webbsida som är öppen för alla och där man hittar utvecklingsredskap och exempel på utvecklingsprojekt. Projektet har också gett ut en arbetsbok för innovatörer som arbetar på gräsrotsnivå.

Mer information

specialforskare Mervi Hasu, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2546, 040 716 3520, mervi.hasu[at]ttl.fi
forskare Katri Kallio, VTT, tfn 040 843 3790, katri.kallio[at]vtt.fi 
forskare Mikko Lehtonen, Aalto-universitetet, tfn 050 344 0196, mikko.h.lehtonen[at]aalto.fi
serviceproduktionsdirektör Päivi Raukko, Tavastehus stad, tfn 03 621 4661, paivi.raukko[at]hameenlinna.fi

Läs mer här

Bakgrundsinformation: Kommuninvånare i Tavastehus tog själva ansvar för utvecklingen av servicen i sitt bostadsområde
Webbsidorna för presentation av ledningsmodellen (på finska)
Projektet "En nytänkande by i staden" (på finska)
Arbetsboken ITU! för innovatörer som arbetar på gräsrotsnivå kan beställas från Arbetshälsoinstitutets nätbokhandel (på finska)