Hur klarar sig personalen när företaget samarbetsförhandlar?
Den osäkerhet som uppstår i samband med produktionsnedskärningar, personalminskningar och andra organisationsförändringar får ofta negativa konsekvenser för de anställdas hälsa, vilket kan påverka deras välbefinnande under flera års tid. För att den personal som stannar kvar inom organisationen ska kunna hålla sig så frisk och produktiv som möjligt, är det viktigt att man under hela processen kommunicerar öppet inom hela organisationen och att man stöttar både medarbetarna och cheferna. Personalen måste också ta sin del av ansvaret för anpassningen till den nya situation som uppstår när uppsägningarna har genomförts.
Om processen inleds i ett bra utgångsläge, med gott ledarskap, resursstarka medarbetare och goda interna relationer, är chanserna goda att omställningen inte kommer att orsaka några oöverstigliga problem och att personalen ska klara förändringarna med hälsan och välbefinnandet i behåll.
– Det är alltfört sent att börja tänka på personalens välbefinnande först när förändringarna redan är genomförda. Om det finns tid, är det bra att vidta åtgärder för att stärka organisationen redan på förhand. Man bör åtminstone göra upp en ordentlig plan för hur förändringen ska genomföras, säger teamchef Krista Pahkin vid Arbetshälsoinstitutet.
Man kan aldrig informera för mycket
En av de viktigaste förutsättningarna för en lyckad förändringsprocess är öppen och fortlöpande kommunikation. I alla förändringssituationer bör kommunikationen fokusera på de följder som förändringen innebär för de anställda och för arbetsteamen. Det är ingen idé att berätta allt på en gång, utan budskapet måste delas upp i mindre delar. En del frågor måste man återkomma till flera gånger. Medan samarbetsförhandlingarna pågår är situationen speciellt besvärlig, eftersom man då ännu inte har någon information att ge, samtidigt som det finns många öppna frågor som väntar på svar.
– Kommunikation omfattar mer än bara meddelanden från ledningen – det handlar också om samtal med chefen, i arbetsgrupper och vid gemensamma sammankomster, samt om diskussioner på frågespalter, påpekar Pahkin.
Anpassningen kan underlättas med stödåtgärder
Alla som berörs av en förändringsprocess behöver stöd både under och efter processen. Stödet hjälper personalen att anpassa sig till förändringen. Speciellt viktigt är det att stötta cheferna, eftersom de ofta befinner sig i en ny och utmanande situation där de fungerar som verkställare av processen samtidigt som de själva berörs av den. Också personalrepresentanterna behöver stöd, eftersom det ofta är till dem som de anställda vänder sig när de behöver stöd och hjälp under förändringsprocessen.
– Eftersom det kan finnas stora skillnader i stödbehovet och stödformerna, kan det vara bra att utreda vilken typ av stöd som behövs i den egna organisationen. Ibland kan det behövas så kallat krisstöd för att hjälpa de anställda att hantera budskapet. I ett senare skede kan stödet innebära att ordna med utbildning för att göra det möjligt för de anställda att utveckla sin kompetens, säger Pahkin.
Förändringsprocessen är inte avslutad i och med att den nya organisationsstrukturen är på plats
I den nya organisation som tar vid efter förändringarna kan man inte räkna med att arbetet ska fungera automatiskt och självstyrande. För att det hela ska fungera krävs ledarskap samt uppföljning och utvärdering av den nya situationen. Enligt Pahkin är det viktigt att stanna upp och utvärdera sina beslut och vid behov ändra t.ex. på sina arbetsrutiner eller sammansättningen av arbetsteamen.
Att vänja sig vid den nya ordningen kräver också tid och möda av personalen. De måste acceptera situationen och kanske också vänja sig vid nya arbetsrutiner och vid att arbeta under nya omständigheter.
– Medarbetarna måste själva ta ansvar för sin arbetsförmåga och sitt välbefinnande och för sin kompetensutveckling. De är också bra att aktivt använda sig av de möjligheter att påverka förändringsprocessen som organisationen erbjuder, och att utnyttja det stöd som erbjuds, konstaterar Pahkin.
Under Arbetshälsodagarna diskuteras organisationsförändringar under devisen Organisationsförändring på gott och ont (Hyvä – paha organisaatiomuutos) vid ett seminarium tisdagen den 22 oktober 2013 klockan 13.30–16.45. Seminariet består av tre paneldiskussioner:
• Kan en organisationsförändring också föra något gott med sig?
• Vilken är den anställdes roll i förändringen – bifigur eller central aktör?
• Förändringens aktörer – hur går man bäst tillväga i en förändringssituation?
Mer information
teamchef Krista Pahkin, Arbetshälsoinstitutet, tfn +358 30 474 2424, +358 46 850 7717, krista.pahkin[at]ttl.fi
Läs mer om ämnet här (på finska)
Arbetshälsoinstitutets webbsidor om organisationsförändring som en möjlighet
• Organisationsförändringen ur chefens perspektiv
• Organisationsförändringen ur personalförvaltningens perspektiv
• Organisationsförändringen ur medarbetarens perspektiv
Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på sex orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland.