Projektarbete kräver förmåga att ändra på invanda arbetsrutiner

Pressmeddelande 64/2014, Helsingfors

Projektarbete kräver omsorgsfull planering och förmåga att lotsa projektet i hamn med hjälp av coachande ledarskap. En viktig del av planeringen handlar om att skapa beredskap att hantera förändringar, t.ex. personbyten. Projektledaren måste kunna styra projektet i hamn förbi alla de hinder som möter på vägen. Inom Arbetshälsoinstitutets forsknings- och utvecklingsprojekt Gränsöverskridande arbete har man tagit fram råd om hur projektarbetet kan fås att löpa smidigare.

Projektarbete kräver omsorgsfull planering. Alla som deltar i projektet måste ha klart för sig vad projektet syftar till och vilken roll de har i projektet.

– Det är förvånansvärt vanligt att man sätter igång ett projekt utan ordentlig planering. Det här leder sällan till önskat resultat. Om man t.ex. inte har tänkt igenom arbetsordningen, kan det leda till att projektdeltagarna inte kommer vidare i sitt arbete, därför att någon annan ännu inte är färdig med sin andel, förklarar specialforskare Minna Janhonen vid Arbetshälsoinstitutet.

Det är vanligt att det pågår flera projekt samtidigt, vilket betyder att deltagarna sällan har möjlighet att ägna sig helt åt ett projekt i gången. Om någon därför blir efter inom ett av sina projekt, kommer det i värsta fall att orsaka förseningar inom många andra projekt. När arbetena hopar sig kan det leda till att arbetsbelastningen blir orimligt hög för de andra projektdeltagarna.

Dålig schemaläggning är en av de största stressfaktorerna vid projektarbete, visar resultaten av undersökningen Gränsöverskridande arbete. Andra stressfaktorer är otillräckliga resurser, dåligt ledarskap, brister i informationsgången och att arbetet inte framskrider som väntat.

I ett projekt går arbetet går sällan som på räls

När man slår fast tidsplanen för ett projekt måste man bereda sig på förändringar, eftersom sådana nästan alltid inträffar under projektets gång, t.ex. personbyten och ändringar i projektets innehåll eller verksamhetsförutsättningar. Man måste spela med tillräckligt stora marginaler och vara mentalt förberedd på förseningar – då är de lättare att hantera och orsakar inte så mycket stress.

– Det är mänskligt att vänta sig att allt ska gå enligt plan. Men i ett projekt går arbetet sällan som på räls. Därför är det viktigt att se till att tidsplanerna är så väl tilltagna att där också finns utrymme för förändringar, påpekar forskare Minna Toivanen vid Arbetshälsoinstitutet.

Ledarens uppgift är att lotsa projektet i hamn

Rollen som projektledare avviker från den traditionella ledarrollen. En projektledare bör framför allt kunna lotsa projektet i hamn, vilket innebär att styra arbetet i riktning mot det utstakade målet. Ledarens uppgift är att se till att alla är klara över vad man har kommit överens om när det gäller rutiner, arbetsfördelning, arbetsuppgifter och tidsplaner. Det är ledaren som ska reagera och vidta åtgärder, t.ex. när personer byts ut eller när kunderna kommer med önskemål om ändringar.

– En av de viktigaste ledarskapsformerna i projektarbete är att kunna delegera arbetet. Ledaren måste låta projektets deltagare sköta sina arbeten och lita på att de blir gjorda. Varje deltagare ansvarar för sin andel av arbetet, men vid behov måste de kunna räkna med projektledarens stöd, understryker Janhonen.

Information om undersökningen

Syftet med Arbetshälsoinstitutets forsknings- och utvecklingsprojekt Gränsöverskridande arbete är att utforska hur verksamhetsförutsättningarna förändras när man överskrider arbetsplatsernas inre och yttre gränssnitt. Projektet inleddes 2012 och fortsätter till slutet av år 2014 med finansiering från Arbetarskyddsfonden. Projektet baserar sig på fallstudier av Vahanen-koncernen och Akutmottagningen Acuta vid Tammerfors universitetssjukhus.

Mer information

specialforskare Minna Janhonen, Arbetshälsoinstitutet, tfn +358 43 824 3391, minna.janhonen[at]ttl.fi
forskare Minna Toivanen, Arbetshälsoinstitutet, tfn +358 43 824 4506, minna.toivanen[at]ttl.fi

Läs mer här (på finska)

Råd för hantering av projektarbeten www.ttl.fi/rajojarikkovatyo
Här kan du läsa alla blogginlägg som forskarna har skrivit under projektets gång

Mediatjänster
Kristiina Kulha, informationschef
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn. 358 40 5486914, 358 30 474 2551

Lotta Englund, informatör
Arbetshälsoinstitutet
tfn. 358 30 474 2948

Tuula Vauhkonen, informatör
Arbetshälsoinstitutet, Uleåborg
tfn. 358 30 474 6170
www.ttl.fi

Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på sex orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Arbetshälsoinstitutet har cirka 730 anställda.