Kallelse till årsstämma i Wallenstam AB (publ)

Aktieägarna i Wallenstam AB (publ), org nr 556072-1523 (säte: Göteborg), kallas till årsstämma tisdagen den 27 april 2021.

Med anledning av den fortsatta spridningen av covid-19 kommer årsstämman att hållas enbart genom förhandsröstning (poströstning). Detta innebär att aktieägare inte kommer att kunna delta fysiskt i stämmolokalen och att utövandet av rösträtt endast kan ske genom att aktieägare förhandsröstar i den ordning som föreskrivs nedan. Ett förinspelat anförande med vd Hans Wallenstam kommer att publiceras på hemsidan under dagen den 27 april 2021.

Anmälan m.m.

Aktieägare som, genom förhandsröstning, önskar delta i årsstämman ska dels vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena den 19 april 2021, dels anmäla sin avsikt att delta i stämman genom att ha avgivit sin förhandsröst enligt instruktionerna under rubriken Förhandsröstning nedan så att förhandsrösten är Euroclear Sweden AB tillhanda senast den 26 april 2021. Observera att anmälan till stämman enbart kan göras genom förhandsröstning.

För information om hur dina personuppgifter behandlas se: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir införd i aktieboken per den 19 april 2021. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts senast den 21 april 2021 beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förhandsröstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid stämman endast genom att rösta på förhand, s.k. poströstning, enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Wallenstams hemsida, www.wallenstam.se/arsstamma. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan till årsstämman.

Det ifyllda formuläret måste vara Euroclear Sweden AB tillhanda senast den 26 april 2021. Formuläret kan skickas via  post till Wallenstam AB (publ), Årsstämma, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm eller med e-post till generalmeetingservice@euroclear.com med Wallenstam angivet i ärenderaden.

Aktieägare som är fysisk person kan även ge in ifyllt formulär elektroniskt genom signering med BankID enligt instruktioner på https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy. Om aktieägaren förhandsröstar genom ombud ska fullmakt biläggas formuläret. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Aktieägaren får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. förhandsröstningen i sin helhet) ogiltig.

Ytterligare anvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

För frågor om årsstämman, vänligen kontakta Euroclear Sweden AB på telefon 08-402 91 33 (måndag–fredag kl. 09.00–16.00) eller Louise Wingstrand på Wallenstam AB på telefon 031-743 95 91.

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman

2. Val av en eller två justeringspersoner
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisning och koncernredovisning samt revisionsberättelse avseende moderbolaget och koncernen
7. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
8. Beslut om disposition avseende bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen
9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör
10. Beslut om antalet styrelseledamöter samt antalet revisorer
11. Beslut om arvoden till styrelsens ledamöter och revisorn
12. Val av styrelsens ordförande och övriga styrelseledamöter
13. Val av revisor
14. Val av valberedning
15. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
16. Framläggande av styrelsens ersättningsrapport för godkännande
17. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier
18. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier

Beslutsförslag

Punkt 1: Valberedningen föreslår att Lars-Åke Bokenberger – eller vid förhinder för honom, den som valberedningen istället anvisar – väljs som ordförande vid stämman.

Punkt 2: Som justeringsperson vid stämman föreslås advokat Mart Tamm, eller vid förhinder för honom, den som styrelsen istället anvisar. Justeringspersonens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna förhandsröster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Punkt 3: Den röstlängd som föreslås godkänd under punkt 3 på dagordningen är den röstlängd som upprättats av Euroclear Sweden AB på uppdrag av bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna förhandsröster, och kontrollerats och tillstyrkts av justeringspersonen.

Punkt 8: Styrelsen föreslår att utdelning ska utgå för verksamhetsåret 2020 med 1,20 kronor per aktie uppdelat på två utbetalningstillfällen om vardera 0,60 kronor per aktie. Avstämningsdagen för den första utbetalningen föreslås vara den 29 april 2021 och för den andra utbetalningen den 1 november 2021. Om årsstämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas Euroclear Sweden AB genomföra den första utbetalningen den 4 maj 2021 och den andra utbetalningen den 4 november 2021.

Punkt 10: Valberedningen föreslår att fem ordinarie styrelseledamöter utses samt att en revisor utses.

Punkt 11: Valberedningen föreslår att arvode till styrelsens ledamöter ska utgå enligt följande (föregående års beslut inom parentes):

Styrelsens ordförande: 740 000 kronor (740 000 kronor)

Vice ordförande: 260 000 kronor (260 000 kronor)

Övriga ledamöter: 160 000 kronor (160 000 kronor)

Beloppen inkluderar ersättning för utskottsarbete. Dessutom föreslås det liksom tidigare år att det ska utgå 1 500 000 (1 700 000) kronor i ytterligare styrelsearvode till styrelsens ordförande, för att bistå bolagsledningen under året.

Föreslagen ersättning till styrelseledamöterna uppgår därmed till 1 480 000 kronor (1 480 000 kronor) plus 1 500 000 kronor (1 700 000 kronor) vilket totalt blir 2 980 000 kronor (3 180 000 kronor).

Valberedningen föreslår att arvode till revisorn utgår enligt godkänd räkning.

Punkt 12: Valberedningen föreslår omval av Lars-Åke Bokenberger, Karin Mattsson, Agneta Wallenstam, Anders Berntsson och Mikael Söderlund. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Lars-Åke Bokenberger.

En presentation av de personer som valberedningen föreslagit för val till styrelsen, liksom valberedningens motiverade yttrande avseende föreslagen styrelse, finns tillgängliga på Wallenstams hemsida www.wallenstam.se/arsstamma.

Punkt 13: Valberedningen föreslår att KPMG väljs till revisor i Wallenstam AB för tiden intill slutet av årsstämman 2022. KPMG har meddelat att Mathias Arvidsson kommer att vara huvudansvarig revisor om årsstämman väljer KPMG som revisor. I Wallenstam fullgör styrelsen de uppgifter som ankommer på ett revisionsutskott. Valberedningens förslag överensstämmer med styrelsens rekommendation i fråga om val av revisor.

Punkt 14: Valberedningen föreslår att en ny valberedning inför årsstämman 2022 ska utses enligt följande:

Om årsstämman beslutar enligt valberedningens förslag såvitt avser styrelsens ordförande, föreslås att Lars-Åke Bokenberger väljs till ledamot av valberedningen i egenskap av styrelsens ordförande och annars den person som väljs till ordförande. Vidare föreslås att Hans Wallenstam (huvudaktieägare) samt Anders Oscarsson (AMF) väljs till ledamöter av valberedningen. Nämnda personer har meddelat att de önskar utse Dick Brenner att delta såsom ledamot i valberedningen, varför föreslås att Dick Brenner väljs till ledamot och ordförande i valberedningen.

För det fall en ledamot avgår i förtid ska kvarvarande ledamöter vid behov utse en ny ledamot i linje med ovanstående, att ingå i valberedningen fram till dess att ny valberedning utses.

Valberedningen ska fullgöra de uppgifter som följer av Svensk kod för bolagsstyrning.

Punkt 15: Styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare i bolaget, avseende avtal som ingås under tiden från årsstämman 2021 intill slutet av årsstämman 2022, överensstämmer med de riktlinjer som antogs vid årsstämman 2020, dock med följande tillägg:

Varken verkställande direktören eller övriga ledande befattningshavare får spara mer än 40 semesterdagar med lön till ett senare semesterår. För det fall antalet sparade semesterdagar med lön överstiger 40 ska sådana semesterdagar ersättas i form av semesterlön.

Punkt 17: Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att intill nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om förvärv på Nasdaq Stockholm eller annan reglerad marknad av högst så många egna B-aktier att bolagets innehav vid var tid inte överstiger 10 procent av samtliga aktier i bolaget. Förvärvet ska ske till det för bolaget bästa tillgängliga priset. De begräsningar i fråga om högsta och lägsta pris som följer av tillämpliga börsregler ska iakttas. Syftet med bemyndigandet att förvärva egna aktier är att ge styrelsen handlingsfrihet att justera bolagets kapitalstruktur och skapa värde för bolagets aktieägare.

Punkt 18: Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att – längst intill tiden för nästa årsstämma och vid ett eller flera tillfällen – fatta beslut om överlåtelse av egna aktier enligt följande.

Styrelsen får besluta att överlåta egna aktier på Nasdaq Stockholm eller annan reglerad marknad. Styrelsen får också – med eller utan företrädesrätt för aktieägarna – fatta beslut om överlåtelse av egna aktier på annat sätt än på Nasdaq Stockholm eller annan reglerad marknad. Överlåtelse får ske mot kontant betalning, mot vederlag i annan egendom än kontanter eller genom kvittning av skuld på grund av bolagets överlåtelse mot fordran på bolaget. Styrelsens beslut om överlåtelse ska verkställas inom den tid styrelsen bestämmer. Överlåtelser ska ske till det för bolaget bästa tillgängliga priset och får ske av högst det antal egna aktier som vid tiden för överlåtelsen innehas av bolaget. De begränsningar i fråga om högsta och lägsta pris som följer av tillämpliga börsregler ska iakttas.

Syftet med det föreslagna bemyndigandet är att:

• främja en effektivare kapitalstruktur i bolaget, vilket bedöms ha en positiv inverkan på kursutvecklingen för bolagets aktier och därigenom bidra till att skapa största möjliga avkastning för aktieägarna,

• skapa flexibilitet i bolagets möjlighet att distribuera kapital till aktieägarna,
• fortlöpande kunna anpassa bolagets kapitalstruktur till bolagets kapitalbehov från tid till annan för att därmed bidra till ett ökat aktieägarvärde, samt
• möjliggöra finansiering av förvärv genom betalning med egna aktier.

Antalet aktier och röster

Vid tidpunkten för denna kallelses utfärdande uppgick det totala antalet aktier i bolaget till 330 000 000, fördelat på 34 500 000 A-aktier med tio röster vardera och 295 500 000 B-aktier med en röst vardera. Det totala antalet röster i bolaget uppgick således till 640 500 000 röster. Bolagets innehav av återköpta egna aktier uppgick till 7 000 000 B-aktier vilka inte kan företrädas vid stämman.

Handlingar

Valberedningens och styrelsens förslag och dess motiverade yttranden finns tillgängliga på bolagets hemsida www.wallenstam.se/arsstamma och på bolagets kontor på Kungsportsavenyen 2, Göteborg. Ersättningsrapport, årsredovisning, revisionsberättelse och revisorns yttrande enligt 8 kap 54 § aktiebolagslagen (2005:551) kommer samtliga att finnas tillgängliga enligt ovan från den 24 mars 2021. Handlingarna framläggs genom att de tillhandahålls enligt ovan.

Ovanstående handlingar kommer även att sändas till de aktieägare som begär det och som uppger sin postadress eller e-postadress. För att få handlingar skickade per post vänligen kontakta Louise Wingstrand på telefon 031-743 95 91. Bolagsstämmoaktieboken tillhandahålls på bolagets kontor på adress enligt ovan. Fullmaktsformulär för den som vill förhandsrösta genom ombud finns på www.wallenstam.se/arsstamma.

Upplysningar

Styrelsen och verkställande direktören ska – om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget – lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncernbolag. Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till ”Årsstämma”, Wallenstam AB (publ), 401 84 Göteborg eller per e-post till christina.fara@wallenstam.se senast tio dagar före årsstämman, dvs. den 17 april 2021. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga på bolagets kontor på Kungsportsavenyen 2, Göteborg och på www.wallenstam.se/arsstamma senast fem dagar innan årsstämman, dvs. den 22 april 2021. Upplysningarna skickas också inom samma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin postadress eller e-postadress.

____________­­­­­________________

Göteborg i mars 2021

Wallenstam AB (publ)

Styrelsen

För ytterligare information, vänligen kontakta:
Susann Linde, CFO och IR-ansvarig Wallenstam AB (publ) tel: 031-20 00 00 alt. 0705-17 11 34
www.wallenstam.se

Wallenstam är ett fastighetsbolag som förvaltar, bygger och utvecklar fastigheter för ett hållbart boende och företagande i Göteborg, Stockholm, och Uppsala. Fastighetsbeståndet värderas till cirka 58 miljarder kronor och kundbasen utgörs av cirka 10 000 hushåll och 1 000 företag. Den totala uthyrningsbara ytan är drygt 1 miljon kvm. Wallenstam är självförsörjande på förnybar energi med egna vindkraftverk i drift. Bolagets B-aktier finns noterade på Nasdaq Stockholm sedan 1984.