Digital processledning under och efter covid-19

Covid-19 försatte närmare hälften av jordens befolkning till karantän. När resor och fysiska möten inte längre var möjliga var White, likt många andra, snabba på att hitta nya alternativa lösningar och arbetssätt. Ett av dem är digitala workshops – något som kommer att behållas i processledning även på andra sidan corona. Här delar bolaget med sig om sina erfarenheter och tips.

För ett arkitektkontor och tillika konsultverksamhet är kundrelationen a och o, varpå processledning är ett bärande element i Whites arbete. Kundmöten och workshops är nyckeln till en optimal process. Hur skulle detta genomföras när det inte längre var möjligt att samlas?

För 1,5 år sedan lanserade White en helt ny digital miljö, vilket gav företaget verktyg och förutsättningar att hålla ihop medarbetare, arbeta tillsammans och genomföra möten trots fysiska avstånd.

– Eftersom vi var vana att arbeta digitalt, snabba på att hitta och lära oss nya verktyg, hade vi ett försprång i omställningen som föranleddes av corona. Att ställa in planerade workshops och möten var aldrig ett alternativ, säger Peter Leuchovius, CIO på White Arkitekter.

Digital processledning hade däremot inte beprövats i någon större utsträckning och precis som många andra i denna nya och ovanliga situation funderade White över hur det skulle bli och hur kunder skulle ta emot det.

– En farhåga när man byter analoga metoder mot digitala handlar ofta om man kommer att kunna uppnå samma nivå av kreativitet och kontakt. Kommer man kunna aktivera sinnen och skapa en tillitsfull atmosfär genom det digitala frågar sig många, säger Elin Haettner, projektledare digital utveckling på White Arkitekter.

Men med facit i hand har White lyckats hålla affärer och kundrelationer igång. Projekt har kunnat fortsätta i samma takt och leveranserna har legat på samma höga nivå som innan pandemin. 

Kunder har varit väldigt positivt inställda och resultatet är att det varit en fin resa där man lärt sig tillsammans. White tror att några av framgångsfaktorerna är att vara medveten om utmaningarna som övergången från det fysiska rummet till det digitala rummet medför och att samtidigt vara nyfiken på att hitta lösningar.

Även om det digitala inte kommer att ersätta det fysiska, så har bolaget hittat metoder att få till kreativa, demokratiska och effektiva möten utan att behöva transportera sig och ses fysiskt.

Fem tips inför digitala workshops

1. Våga testa och lägg tid på att utvärdera vilket verktyg som lämpar sig bäst för ändamålet och lär dig dem. Det finns många bra templates och instruktionsvideor.
2. Ordentliga och strukturerade förberedelser. Det måste finnas ett strukturerat körschema med tydligt mål och med utrymme för sammanfattning, diskussion och beslut.
3. Testa den digitala workshopen internt först för att bli varm i kläderna och skifta mellan olika verktyg som kompletterar varandra, t.ex. ett för diskussion och ett annat för att rikta sig åt specifika frågor.
4. Skicka ut inbjudan i god tid med tydliga instruktioner och även en liten övning, så att deltagarna kan bekanta sig med verktyget och testa tekniken.
5. Ta hjälp. Det är mycket enklare att leda en workshop om man är två eller tre personer. En som leder, en som ansvarar för verktyget/verktygen och en som för anteckningar.

Här följer tre case där White berättar mer om hur de arbetar med digital processledning, hur det har genomförts samt vilka lärdomar de tagit med sig.

En av de workshops som Lisa Wistrand genomfört var tillsammans med det kommunala fastighetsbolaget. Syftet var att enas kring en gemensam målbild och inriktning för arbetet och processen för utvecklingen av Kronogården. Inför workshopen hade Lisa bett deltagarna att reagera på det material White tagit fram, vilket gav dem tid att hinna tänka, smälta och förbereda. Detta blev utgångspunkten för det samtal som sedan fördes via Zoom och Miro.

– I grund och botten handlar det egentligen bara om att våga och lägga tid på att verkligen utforska och lära sig de olika verktygen och hur de kan kopplas ihop. Att vi har genomfört digitala workshops gör oss inte till proffs, men för att inte tappa fart i arbetet fanns det inga alternativ än att bara ge sig hän. Man lär sig hela tiden och vi lyckas få till kvalitativa samtal och resultat. Responsen från kund har varit positiv, då vi lyckas hålla farten, kreativiteten och kvaliteten uppe trots pandemin. En annan positiv aspekt är att alla deltar på samma premisser, säger Lisa Wistrand, samhällsplanerare på White Arkitekter.

Maria Olsson har genomfört fem digitala workshops i en förstudie tillsammans med Akademiska Hus och Luleå tekniska universitet. Det är ett uppdrag som White vann mycket tack vare att de kunde beskriva sin kreativa process och hur de arbetar i bolagets idéprocess.

– Workshops var en förutsättning för att genomföra uppdraget, men i och med corona fick vi tänka om kring själva genomförandet. Vi använder oss av Mural som verktyg i våra workshops för att åstadkomma en kreativ process med ett tydligt syfte som driver projektet framåt. Det har fungerat väldigt bra och det är lätt att få ett demokratiskt underlag tack vare att alla kan göra sin röst hörd, säger Maria Olsson, arkitekt på White.

Barbara Vogt fick i uppdrag av ett par byggherrar att ta fram en utvecklingsplan för en befintlig science park. Då de inte kunde ses i verkligheten avsatte Barbara tid åt att titta på instruktionsvideor och utvärdera olika verktyg. Även hon fastnade för Mural.

– Det är alltid en liten utmaning i att få tekniken att fungera för alla. Viktigt är att alla har en bra internetuppkoppling och kan ha på video, annars blir det svårt med medverkan och inkluderandet. Fördelen med digital workshop är att alla kan peka på en och samma skärm och att det blir lättare att ”gå till whiteboarden och skissa och skriva till någon” än i verkligheten, säger Barbara Vogt, arkitekt och partner på White Arkitekter.