Kallelse till Besqabs årsstämma 2023

Aktieägarna i Besqab AB (publ), org. nr. 556693-8881, kallas härmed till årsstämma torsdagen den 27 april 2023 klockan 16.00. Inregistreringen öppnar klockan 15:30.

Plats: Besqabs huvudkontor, Golfvägen 2 (plan 5), 182 31 Danderyd

ANMÄLAN OCH DELTAGANDE

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken onsdagen den 19 april 2023,
• dels senast fredagen den 21 april 2023 anmäla sig till Besqab. Anmälan kan göras per telefon 08-402 92 67

vardagar klockan 09:00-16:00 eller på Besqabs webbplats besqabgroup.se/bolagsstyrning/bolagsstammor. Anmälan kan också göras skriftligen per post till: Besqab AB ”Årsstämman”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som har låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman enligt ovan, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir införd i aktieboken per onsdagen den 19 april 2023. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (så kallad rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som har gjorts av förvaltaren senast fredagen den 21 april 2023 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

FULLMAKTER

Aktieägare som företräds genom ombud ska till anmälan bifoga en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren. Om fullmakten utfärdas av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande (”Registreringsbevis”) för den juridiska personen bifogas. Registreringsbevis och fullmakt får inte vara äldre än ett år, dock inte i de fall fullmakten enligt sin lydelse är giltig en längre tid, maximalt fem år. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets webbplats besqabgroup.se/bolagsstyrning/bolagsstammor.

AKTIER OCH RÖSTER

Vid tidpunkten för kallelsens offentliggörande finns det i Besqab totalt 15 514 829 aktier och röster, varav 92 145 aktier innehas av bolaget självt. Aktier i bolagets eget förvar är inte röstberättigade.

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

1. Val av ordförande vid stämman
2. Val av en eller två justeringsmän
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
7. Beslut om
   1. fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
   2. disposition av bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen
   3. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören för 2022
8. Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer
9. Fastställande av styrelse- och revisorsarvode
10. Val av styrelse och styrelseordförande
11. Val av revisor
12. Beslut om godkännande av styrelsens ersättningsrapport 2022
13. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
14. Stämmans avslutande

FÖRSLAG TILL BESLUT

Punkt 1, Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att Olle Nordström utses till ordförande vid årsstämman.

Punkt 7b), Förslag till resultatdisposition

Styrelsen föreslår att ingen utdelning ska lämnas och att bolagets disponibla vinstmedel om 612 337 713 kronor balanseras i ny räkning. 

Punkt 8, Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av sex styrelseledamöter.

Valberedningen föreslår vidare att till revisor utses ett registrerat revisionsbolag. 

Punkt 9, Fastställande av styrelse- och revisorsarvode 

Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå med 470 000 kronor (470 000 förgående år) till ordföranden och med 290 000 kronor
(290 000) vardera till övriga av stämman valda ledamöter som inte är anställda i bolaget, eller totalt 1 630 000 kronor (1 340 000) om de föreslagna ledamöterna väljs. Arvodet ska inkludera ersättning för eventuellt kommittéarbete.

Valberedningen föreslår vidare att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10, Val av styrelse

Valberedningen föreslår att till styrelseledamöter omväljs Carola Lavén, Zdravko Markovski, Sara Mindus, Olle Nordström och Andreas Philipson. Vidare föreslår valberedningen nyval av Christian Olin.

Valberedningen föreslår att Olle Nordström omväljs till styrelseordförande.

Punkt 11, Val av revisor

Valberedningen föreslår att Ernst & Young AB väljs som revisor för tiden intill slutet av årsstämman 2024.

Ernst & Young AB har meddelat att, under förutsättning att valberedningens förslag antas av årsstämman, auktoriserade revisorn Fredric Hävrén kommer att vara huvudansvarig för revisionen.

Punkt 12, Beslut om godkännande av styrelsens ersättningsrapport 2022

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om godkännande av styrelsens ersättningsrapport över ersättningar enligt 8 kap 53 a
§ aktiebolagslagen.

Punkt 13, Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare i Besqab. 

Besqab AB (publ) (”Besqab”) ska erbjuda ersättningar och andra anställningsvillkor som möjliggör tillgång till ledande befattningshavare med sådan kompetens bolaget behöver för att genomföra sin strategi och uppnå verksamhetens mål om hög lönsamhet och värdetillväxt, nöjda kunder, hållbar samhällsutveckling och en trygg och attraktiv arbetsplats.

Riktlinjerna omfattar lön och annan ersättning till Besqabs ledande befattningshavare. Med ledande befattningshavare avses i detta sammanhang VD och övriga ledningspersoner i Besqabs koncernledning. Dessa riktlinjer ska tillämpas på ersättningar som avtalas och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman.

Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

Besqab ska utveckla nya hem med kunskap om och förståelse för hur människor vill leva sina liv. För att
uppnå de övergripande målsättningarna om hög lönsamhet och värdetillväxt, nöjda kunder, en hållbar samhällsutveckling samt en trygg och attraktiv arbetsplats innebär bolagets affärsstrategi i korthet följande:

• Produktionsstarta fler bostäder samt öka lönsamheten
• Förstå kundnytta och fokusera på vad som skapar kundvärden
• Proaktivt arbete med väsentliga hållbarhetsfrågor
• Systematiskt arbetsmiljöarbete, medarbetarengagemang samt ett bra arbetsklimat

Ytterligare information om bolagets affärsstrategi återfinns i årsredovisningen.

Rörlig kontantersättning som omfattas av dessa riktlinjer ska syfta till att främja bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet.

Ersättningar

Ersättningen till de ledande befattningshavarna består av fast grundlön, rörlig ersättning, pension och andra sedvanliga förmåner. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.

Fast grundlön

Fast grundlön ska vara konkurrenskraftig och baseras på faktorer såsom arbetsuppgifter, ansvar, kompetens, erfarenhet, befattning och prestation. Den fasta lönen omprövas som huvudregel en gång per år och ska beakta medarbetarens kvalitativa prestation.

Fördelningen mellan fast lön och rörlig ersättning ska stå i proportion till medarbetares befattning och arbetsuppgifter. Den sammanlagda ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig och avspegla medarbetarens ansvarsområde och befattningens komplexitet.

Rörlig ersättning

Syftet med rörlig ersättning är att stimulera anställda att prestera bättre, att stanna kvar i bolaget och att utveckla sina respektive ansvarsområden att ytterligare bidra till Besqabs affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Rörlig ersättning ska mätas mot förutbestämda mål samt ha en maximinivå över vilken ingen ersättning utfaller.

Besqab tillämpar två modeller för rörlig ersättning: kortsiktiga årliga incitamentsprogram samt långsiktiga aktierelaterade incitamentsprogram (LTI). LTI beslutas separat av bolagsstämman och omfattas därför inte av riktlinjerna.

Kortsiktiga incitament (Short Term Incentive; STI)

Besqabs STI-program är ett årligt incitamentsprogram riktat till all tillsvidareanställd personal i Besqabkoncernen. STI-programmet ska följa bolagets ambition och strategi och syftar till att skapa ett engagemang i bolagets utveckling. STI-utfallet baseras på tre förutbestämda och mätbara parametrar och överensstämmer med Besqabs övergripande mål:

• Nöjda kunder – mäts med Nöjd-Kund-Index (NKI), baserat på under året genomförda kundundersökningar för projekt med bostadsrätt och äganderätt, utförda av ett oberoende marknadsanalysföretag
• Lönsamhet – mäts med rörelsemarginal enligt segmentsredovisningen
• Tillväxt – mäts med antal produktionsstarter, baserat på antal produktionsstartade bostadsrätter, äganderätter, hyresrätter, vårdbostäder och LSS-bostäder där samtliga Besqabs kriterier för produktionsstart avseende lönsamhet, försäljningsgrad, bygglov och finansiering är uppfyllda. 

Samtliga tre parametrar bedöms individuellt och rörlig ersättning intjänas således även om endast en eller två parametrar uppfylls. Kostnaden för STI får dock inte överstiga koncernens rörelseresultat och/eller resultat efter skatt enligt segmentsredovisningen inklusive avsättning till STI.

STI ger kontant ersättning där den anställde erhåller ett maximalt antal månadslöner beroende på befattning och ansvar. Det är styrelsen som fastställer om STI-programmets incitamentsgrundande villkor har uppfyllts och beslutar om utbetalning. Styrelsen har även rätt att justera STI om det sker förändringar i koncernen eller dess omvärld som skulle innebära att utbetalning inte är lämplig eller bör justeras.

Rörlig ersättning betalas ut till den anställde i proportion till under intjänandeåret arbetad tid. Påbörjas anställning under del av år är den nyanställde berättigad till STI i proportion till anställningstid under intjänandeåret. Anställd som säger upp sig eller blir uppsagd har inte rätt till rörlig ersättning som vid uppsägningen inte betalats ut, inte heller till upparbetad rörlig ersättning under det år uppsägningen sker. Upphör anställning av andra skäl, såsom till exempel pension, är den anställde berättigad att erhålla intjänad rörlig ersättning i proportion till anställningstid under intjänandeåret.

För VD och vice VD ska den kortsiktiga rörliga ersättningen vara maximerad och ej överstiga nio månadslöner exklusive eventuella andra förmåner. För övriga medlemmar i koncernledningen ska den kortsiktiga rörliga ersättningen ej överstiga sex månadslöner exklusive eventuella andra förmåner.

Styrelsen utvärderar årligen om ett kortsiktigt incitamentsprogram ska erbjudas och fattar i förekommande fall beslut om antal månadslöner och maximal ersättning inför varje räkenskapsår.

Långsiktiga incitament (Long Term Incentive; LTI)

Långsiktiga aktierelaterade incitamentsprogram är en integrerad del av den totala ersättningen, vilka syftar till att belöna ett framgångsrikt genomförande av bolagets strategi och skapande av ett långsiktigt aktieägarvärde. Styrelsen ska årligen utvärdera huruvida ett långsiktigt aktierelaterat incitamentsprogram ska föreslås bolagsstämman eller inte.

Pension

Bolaget tillämpar ITP-planen för samtliga anställda utom för VD, vice VD och CFO. Pension för VD, vice VD och CFO ska vara premiebaserad och premien uppgå till maximalt 33 procent av under året utbetald fast lön.

Andra förmåner

För andra förmåner gäller att de ska vara konkurrenskraftiga i förhållande till andra jämförbara aktörer. Andra förmåner får uppgå till maximalt 10 procent av fast grundlön.

Anställningens upphörande

Vid uppsägning av anställningsavtal från bolagets sida ska gälla en uppsägningstid om maximalt tolv månader och vid uppsägning från befattningshavarens sida en uppsägningstid om maximalt sex månader. Inga avgångsvederlag ska förekomma.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocess

Styrelsen har beslutat att inte inrätta ett ersättningsutskott. Dessa frågor hanteras inom ramen för det ordinarie styrelsearbetet och innebär att hela styrelsen, förutom VD, fullgör de uppgifter som åligger ett ersättningsutskott. Däribland ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen har till uppgift att bereda frågor rörande verkställande direktörens anställningsvillkor, pensionsförmåner och incitamentssystem samt besluta om motsvarande villkor avseende övriga ledande befattningshavare. Styrelsen behandlar även övergripande anställningsvillkor och ersättningsfrågor som rör samtliga anställda i koncernen. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Vidare ska styrelsen årligen upprätta en rapport över utbetald och innestående ersättning till ledande befattningshavare. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.

Av årsstämman beslutade riktlinjer ska gälla för anställningsavtal som ingås efter årsstämman samt för eventuella ändringar i existerande villkor. Styrelsen ska ha rätt att tillfälligt, helt eller delvis, frångå av årsstämman beslutade riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Styrelsen ska följa och utvärdera tillämpningen av riktlinjerna, pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar till ledande befattningshavare samt i bolaget gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer.

Fast ersättning utbetalas av Besqab i enlighet med ingångna avtal. Deltagande i och utbetalning av rörlig ersättning till ledande befattningshavare i enlighet med kortsiktiga och långsiktiga incitamentsprogram ska, för varje enskilt program, beslutas av styrelsen.

RÄTT ATT ERHÅLLA UPPLYSNINGAR

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt bolagets förhållande till annat koncernföretag.

FULLSTÄNDIGA FÖRSLAG M.M.

Årsredovisning, revisionsberättelse samt fullständiga förslag och övriga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer senast torsdagen den 6 april 2023 finnas tillgängliga på bolagets huvudkontor samt på investors.besqab.se. Kopior av dessa handlingar liksom kallelsen kommer även att, utan kostnad för mottagaren, sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Samtliga handlingar, inklusive bolagsstämmoaktieboken, framläggs genom att de hålls tillgängliga på detta sätt.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

För information om hur personuppgifter behandlas hänvisas till följande integritetspolicy för bolagsstämmor: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf

_______

Danderyd i mars 2023

BESQAB AB (PUBL)

Styrelsen

Besqab utvecklar bostäder i eftertraktade lägen i Stockholm och Uppsala. Verksamheten omfattar hela processen från köp och förädling av mark till färdigställande och förvaltning av bostäder och vårdboenden. Besqab grundades 1989 och företagets aktie (BESQ) är noterad på Nasdaq Stockholm sedan 2014. Mer information på www.besqab.se.

Taggar: