Kallelse till årsstämma i Concordia Maritime AB (publ)

Aktieägarna i Concordia Maritime AB (publ), 556068-5819, kallas härmed till årsstämma onsdagen den 28 april 2021.

Information om åtgärder med anledning av den pågående coronapandemin

Mot bakgrund av den pågående coronapandemin och i syfte att minska risken för smittspridning har styrelsen beslutat att stämman ska hållas enbart genom poströstning med stöd av tillfälliga lagregler. Detta innebär att stämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att aktieägares utövande av rösträtt på stämman endast kan ske genom att aktieägare poströstar i den ordning som föreskrivs nedan.

Rätt att deltaga i stämman

Rätt att deltaga i stämman genom poströstning har den aktieägare som:

• dels är registrerad som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per tisdagen den 20 april 2021;
• dels anmäler sitt deltagande i stämman senast tisdagen den 27 april 2021 genom att ha avgett sin poströst enligt anvisningarna under rubriken ”Poströstning” nedan så att poströsten är Computershare AB tillhanda senast den dagen. Observera att anmälan till årsstämman enbart kan göras genom poströstning.

Förvaltarregistrerade aktier

För att ha rätt att delta i årsstämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till årsstämman genom att avge sin poströst, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per tisdagen den 20 april 2021. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast torsdagen den 22 april 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Poströstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid stämman endast genom att rösta på förhand, s.k. poströstning enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Concordia Maritimes hemsida, www.concordiamaritime.com. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till stämman.

Det ifyllda och undertecknade formuläret måste vara Computershare AB tillhanda senast tisdagen den 27 april 2021. Det ifyllda och undertecknade formuläret ska skickas till Computershare AB "Concordia Maritime Aktiebolags årsstämma", Box 5267, 102 46 Stockholm. Ifyllt och undertecknat formulär får även inges per e-post och ska då skickas till info@computershare.se (ange ”Concordia Maritime – poströstning” i ämnesraden). Aktieägare kan även välja att avge sin poströst elektroniskt genom verifiering med BankID. Länk till elektronisk poströstning finns på Concordia Maritimes hemsida, www.concordiamaritime.com. Sådana elektroniska röster måste avges senast tisdagen den 27 april 2021.

Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. poströstningen i dess helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Ombud

Aktieägare som poströstar genom ombud ska bilägga fullmakt för ombudet till poströstningsformuläret. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis (eller om sådan handling inte finns, motsvarande behörighetshandling) för den juridiska personen bifogas. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets huvudkontor samt på bolagets hemsida, www.concordiamaritime.com.

Ärenden och förslag till dagordning

1. Val av ordförande för stämman.
2. Val av justerare.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Godkännande av dagordning.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Framläggande av
   1. årsredovisning och koncernredovisning;
   2. revisionsberättelse och koncernrevisionsberättelse;
   3. revisorsyttrande om huruvida de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som gällt sedan föregående årsstämma har följts.
7. Beslut om
   1. fastställelse av resultaträkningen, balansräkningen, koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen;
   2. disposition beträffande bolagets resultat enligt fastställd balansräkning;
   3. ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören.
8. Fastställande av antalet ledamöter och suppleanter i styrelsen samt antalet revisorer och revisorssuppleanter.
9. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorer.
10. Val av styrelseledamöter och styrelsens ordförande.
11. Val av revisor.
12. Beslut om valberedning inför nästa årsstämma.
13. Beslut om godkännande av ersättningsrapport.
14. Beslut om ändring av bolagsordningen.

Val av ordförande för stämman (punkt 1)

Valberedningen föreslår att styrelsens ordförande Carl-Johan Hagman, eller vid dennes förhinder, den valberedningen anvisar, väljs att som stämmans ordförande leda årsstämman.

Val av justerare (punkt 2)

Styrelsen föreslår Bengt Stillström, eller vid dennes förhinder, den som styrelsen istället anvisar, till justerare. Justerarens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Godkännande av röstlängd (punkt 3)

Röstlängden som föreslås godkännas är den röstlängd som har upprättats av Computershare AB, baserat på bolagsstämmoaktieboken samt mottagna poströster, kontrollerad och tillstyrkt av justeraren.

Förslag till utdelning (punkt 7 b)

Styrelsen föreslår att ingen utdelning ska ske.

Fastställande av antalet ledamöter och suppleanter i styrelsen samt antalet revisorer och revisorssuppleanter (punkt 8)

Valberedningen föreslår att antalet av bolagsstämman valda styrelseledamöter ska uppgå till sex stycken och att suppleanter inte ska utses. Antalet revisorer föreslås vara en.

Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorer (punkt 9)

Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå oförändrat med 400 000 kronor till styrelsens ordförande och 225 000 kronor till övriga av stämman valda ledamöter. Föreslaget styrelsearvode uppgår således oförändrat till 1 525 000 kronor.

Arvode till revisorerna föreslås utgå enligt av bolaget godkänd räkning.

Val av styrelseledamöter och styrelsens ordförande (punkt 10)

Valberedningen föreslår omval av styrelseledamöterna Carl-Johan Hagman, Stefan Brocker, Henrik Hallin, Mats Jansson, och Helena Levander samt nyval av Ulrika Laurin. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Carl-Johan Hagman. Michael G:son Löw lämnar styrelsen.

Styrelseledamot som föreslås för nyval

Ulrika Laurin, född 1970, har en civilekonomexamen från Handelshögskolan i Stockholm. Ulrika Laurin har extensiv operationell och strategisk internationell erfarenhet från shippingindustrin, bland annat som VD och CFO för Anglo-Atlantic Steamship Co. Ltd, styrelseordförande och commercial manager inom Laurin Shipping-koncernen och som styrelseledamot för Frontline Ltd., Golden Ocean Group Ltd. och Svensk Sjöfart. Vidare har Ulrika Laurin erfarenhet av fondförvaltning från Tufton Oceanic Ltd. och som managementkonsult från Karlöf & Partners. Ulrika Laurin är för närvarande styrelseledamot för Stena Bulk AB, Wilh. Wilhelmsen Holding ASA och Lunnevik Invest AB. Ulrika Laurin innehar inga aktier i Concordia Maritime.

Val av revisor (punkt 11)

I enlighet med styrelsens rekommendation föreslår valberedningen nyval av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB som bolagets revisor för en ettårig mandatperiod för tiden intill slutet av årsstämman 2022. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB har meddelat att den auktoriserade revisorn Fredrik Göransson kommer att vara huvudansvarig revisor om årsstämman väljer Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB som revisor.

Beslut om valberedning inför nästa årsstämma (punkt 12)

Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att anta följande principer för utseende av valberedningen.

I nomineringsprocessen för val av styrelse ingår att tillsätta en valberedning bestående av tre ledamöter. Ledamöterna ska utgöras av en representant för var och en av de två till röstetalet största aktieägarna per den sista bankdagen i augusti året före årsstämman som önskar utse en representant samt av styrelsens ordförande. Den röstmässigt största ägaren utser ordförande i valberedningen.

De största aktieägarna kommer att kontaktas av bolagets styrelseordförande på grundval av bolagets, av Euroclear Sweden AB eller annan tillförlitlig ägarinformation tillhandahållna, förteckning över registrerade aktieägare per den sista bankdagen i augusti året före stämman. Efter det att ägarna kontaktats ska de inom fjorton dagar lämna besked om huruvida de önskar ingå i valberedningen eller ej. Om inget svar erhållits, går frågan vidare till den därefter största ägaren. Namnen på representanterna i valberedningen ska offentliggöras via bolagets hemsida så snart de utsetts, dock senast sex månader före årsstämman.

Om kretsen av stora aktieägare förändras under nomineringsprocessen kan valberedningens sammansättning, efter beslut av valberedningen, komma att ändras för att återspegla detta. Valberedningen har också möjlighet att utöka antalet ledamöter med en person.

Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess en ny valberedning utsetts.

Riktlinjer för urvalet till nominering till styrelsen är att personerna ska ha kunskaper och erfarenheter som är relevanta för bolaget. De regler som gäller för oberoende styrelseledamöter enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska iakttas.

I valberedningens uppgifter ingår att lämna förslag till årsstämman i följande frågor:

• Ordförande vid stämman;
• Styrelseledamöter och styrelsesuppleanter;
• Styrelsens ordförande;
• Arvode till styrelsens ledamöter och ordförande;
• Revisorer och revisorssuppleanter samt arvode till dessa;
• Förslag till principer för utseende av valberedning.

Valberedningen ska ha rätt att belasta bolaget med kostnader för exempelvis rekryteringskonsulter och andra konsulter som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Valberedningen ska i samband med sitt uppdrag i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt svensk kod för bolagsstyrning ankommer på valberedningen.

Beslut om godkännande av ersättningsrapport (punkt 13)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om godkännande av styrelsens ersättningsrapport enligt 8 kap 53 a § aktiebolagslagen.

Beslut om ändring av bolagsordningen (punkt 14)

Styrelsen föreslår, i syfte att möjliggöra poströstning även efter att lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor upphört, att årsstämman beslutar att ändra bolagsordningen genom att lägga till en ny § 13 enligt följande.

Bemyndigande

Styrelsen föreslår att VD bemyndigas att vidta de smärre justeringar i ovanstående förslag som kan visa sig erforderliga i samband med registrering vid Bolagsverket.

Majoritetskrav för beslut

Beslut om ändring av bolagsordningen förutsätter att det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

Tillgängliga handlingar

Årsredovisning, revisionsberättelse, yttrande enligt punkt 6 c), samt fullständiga förslag, redogörelser respektive motiverade yttranden beträffande punkterna 8–14 framläggs på stämman genom att hållas tillgängliga på bolagets huvudkontor samt på bolagets hemsida, www.concordiamaritime.com, där även uppgifter om de föreslagna styrelseledamöterna finns tillgängliga, i samband med att kallelsen utfärdas. Ovanstående handlingar kommer även att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin adress. Sådan begäran kan framställas på samma sätt som begäran om upplysningar kan lämnas enligt nedan.

Aktier och röster

I bolaget finns totalt 47 729 798 aktier, varav 4 000 000 aktier av serie A och 43 729 798 aktier av serie B, motsvarande sammanlagt 83 729 798 röster. Bolaget innehar inga egna aktier.

Upplysningar på årsstämman

Styrelsen och VD ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållanden till annat koncernföretag. Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Concordia Maritime senast tio dagar årsstämman, dvs. senast den 18 april 2021, till adress Concordia Maritime AB (publ) ”Årsstämma”, 405 19 Göteborg eller via e-post till arsstamma@concordiamaritime.com. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga på Concordia Maritimes hemsida, www.concordiamaritime.com och på Concordia Maritimes huvudkontor, 405 19 Göteborg, senast fem dagar innan stämman, dvs. senast den 23 april 2021. Upplysningarna skickas även till den aktieägare som begärt dem och uppgivit sin postadress eller e-postadress.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Göteborg i mars 2021

Concordia Maritime AB (publ)

Styrelsen