Kallelse till årsstämma i Heliospectra AB (publ)

Aktieägarna i Heliospectra AB (publ), org. nr 556695-2205, kallas härmed till årsstämma den 14 maj 2020 kl. 10.00 i Hotel Rivertons lokaler på Stora Badhusgatan 26 i Göteborg. Registrering till stämman börjar kl. 09.30.

Till följd av den fortsatta spridningen av covid-19 är bolagets ambition att hålla stämman så kort och effektiv som möjligt, utan att inkräkta på aktieägarnas rättigheter. Bolagets VD kommer inte att hålla något anförande utan istället kommer en förinspelad presentation finnas tillgänglig på bolagets hemsida dagen för stämman. Presentationen kommer bl.a. att inkludera information om effekterna av covid-19 på bolaget. Som en försiktighetsåtgärd kommer det inte att erbjudas förtäring eller mingel i anslutning till stämman.

Bolaget avser vidare att använda sig av de tillfälliga regler om fullmakts- och poströstning som föreslås träda i kraft den 15 april 2020 i syfte att möjliggöra för aktieägare att använda sin rösträtt utan att fysiskt närvara vid stämman. Aktieägare som uppvisar minsta sjukdomssymtom, har närstående som är sjuka, har vistats utomlands under de senaste två veckorna inför stämman eller tillhör en riskgrupp ombeds särskilt att använda sig av möjligheten att lämna fullmakt eller poströsta. Formulär för fullmakts- och poströstning kommer att hållas tillgängligt på bolagets hemsida i god tid före stämman.

Bolaget följer noggrant spridningen av covid-19 och bolaget utesluter inte att ytterligare åtgärder kan komma att behöva vidtas om det skulle bedömas nödvändigt.

Besök bolagets hemsida www.heliospectra.com för löpande uppdaterad information kring stämman.

Anmälan

Aktieägare, som önskar delta vid årsstämman, ska

dels     vara införd i den av Euroclear Sweden AB (tidigare VPC AB) förda aktieboken per den 8 maj 2020,

dels     anmäla sitt deltagande per brev under adressen Heliospectra AB ”Årsstämma 2020”, Fiskhamnsgatan 2, 414 58 Göteborg eller via bolagets hemsida www.heliospectra.com alternativt via länk nedan (endast privatpersoner), senast den 8 maj 2020.         

Vid anmälan ska uppges namn, adress, telefonnummer, person- eller organisationsnummer samt antal biträden. Anmälan bör i förekommande fall åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.

Länk för anmälan online för privatpersoner

www.portal.computershare.se/00000/tilmelding_adgangskort-sv.asp?ASIdent=60066&MoedeNr=643&Intranet=1

Anmälan för juridisk person ska göras via brev i enlighet med instruktioner ovan.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier, måste, för att ha rätt att delta i årsstämman, begära att tillfälligt föras in som ägare i aktieboken hos Euroclear Sweden AB. Aktieägaren bör underrätta förvaltaren härom i god tid så att införing i aktieboken har skett den 8 maj 2020.

Ombud m.m.

Aktieägare som önskar företrädas av ombud ska utfärda daterad fullmakt för ombudet. Fullmaktsformulär kan erhållas genom bolaget och finns även tillgängligt på bolagets hemsida, www.heliospectra.com. Fullmakten i original bör, om möjligt, i god tid före stämman insändas till bolaget under ovanstående adress. Den som företräder juridisk person ska bifoga kopia av aktuellt registreringsbevis eller annan tillämplig handling.

Ärenden på stämman

Förslag till dagordning

1. Stämman öppnas;
2. Val av ordförande vid stämman;
3. Upprättande och godkännande av röstlängd;
4. Val av en eller flera justeringspersoner;
5. Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad;
6. Godkännande av dagordning;
7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse;
8. Beslut om:

1. fastställande av resultat- och balansräkning för bolaget och koncernen;
2. dispositioner beträffande bolagets förlust enligt den fastställda balansräkningen;
3. ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör;

9. Beslut om fastställande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter;
10. Beslut om fastställande av arvoden till styrelseledamöter och revisorer;
11. Val av styrelse;
12. Val av revisor;
13. Beslut om fastställande av principer för valberedningen;
14. Beslut om fastställande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare;
15. Beslut om införande av incitamentsprogram genom emission av teckningsoptioner till dotterbolag och godkännande av överlåtelse;
16. Beslut om justeringsbemyndigande;
17. Stämmans avslutande.

Valberedning  

Valberedningen består i enlighet med av förra årsstämmans antagna principer av en representant vardera av de tre största aktieägarna per den 30 augusti 2019 (som accepterat att utse ledamot i valberedningen), samt en representant från bolagets styrelse. De tre största ägarna i bolaget per den 30 augusti 2019 som accepterat att utse ledamot i valberedningen har varit Midroc Technology AB, Weland Värdepapper AB och ADMA Förvaltnings AB. Dessa ägare har utsett varsin representant enligt följande: Midroc Technology AB har utsett Göran Linder, Weland Värdepapper AB har utsett Staffan Gunnarsson och ADMA Förvaltnings AB har utsett Greg Dingizian. Andreas Gunnarsson har varit sammankallande ledamot och representerat styrelsen för bolaget. Staffan Gunnarsson har varit valberedningens ordförande.

Valberedningens beslutsförslag

2. Val av ordförande vid årsstämman

Valberedningen föreslår att advokat Eric Ehrencrona utses till årsstämmans ordförande.

9. Beslut om fastställande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter

Valberedningen föreslår att fem styrelseledamöter och två styrelsesuppleanter utses för tiden intill nästa årsstämma.

10. Beslut om fastställande av arvoden till styrelseledamöter och revisorer

Valberedningen föreslår att styrelsearvoden per stämmovalda ledamöter fördelar sig enligt följande (samma nivåer som föregående år): styrelsens ordförande fyra prisbasbelopp, ledamot som ej är anställd i bolaget två prisbasbelopp. Styrelsesuppleant som inträder i styrelsen ska ersättas enligt löpande räkning till ett pris om 1 500 kronor per timma. Vid beräkning av arvode ska prisbasbeloppet per dagen för stämman tillämpas.

Om stämman beslutar enligt valberedningens förslag till styrelsesammansättning blir det totala arvodet tolv prisbasbelopp.

Till styrelsens ersättningsutskott respektive revisionsutskott föreslås att inget arvode ska utgå eftersom dessa utskott består av styrelsen.

Arvode till revisor föreslås utgå enligt av bolaget godkänd räkning.

11. Val av styrelse

Valberedningen föreslår följande styrelseledamöter: omval av Andreas Gunnarsson, Staffan Hillberg, Anders Ludvigsson, Martin Skoglund och Staffan Gunnarsson.

Till suppleanter föreslås omval av Göran Linder och Jens Helgesson.

Till styrelsens ordförande föreslås omval av Andreas Gunnarsson.

12. Val av revisor

Valberedningen föreslår att Frejs Revisorer AB omväljs som revisor i bolaget för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Frejs Revisorer AB har meddelat att för det fall revisionsbolaget väljs kommer Mikael Glimstedt fortsättningsvis vara huvudansvarig revisor.

13. Beslut om fastställande av principer för valberedningen

Arvode ska inte utgå till valberedningens ledamöter. Valberedningen får dock belasta bolaget med skäliga kostnader för resor och utredningar i samband med sitt arbete för valberedningen.

Valberedningen ska till årsstämman 2021 lämna förslag till: a) val av stämmoordförande, b) beslut om antal styrelseledamöter, c) beslut om styrelsearvode för styrelseordförande och envar av övriga styrelseledamöter (inklusive eventuellt arbete i styrelsens utskott), d) val av styrelseledamöter, e) val av styrelseordförande, f) beslut om arvode till revisor, g) val av revisor, h) beslut om principer för tillsättande av valberedning, samt i) beslut om principer för valberedningen.

Valberedningen ska utses enligt följande principer. Var och en av bolagets röstmässigt tre största aktieägare per den 30 augusti 2020 ska vardera äga rätt att utse en ledamot i valberedningen. Ingen av dessa tre personer som utses ska vara ledamot i bolagets styrelse. Därutöver ska valberedningen bestå av en ledamot av styrelsen som utsetts av styrelsen. Denna person ska vara sammankallande.

En icke styrelseledamot ska utses till ordförande i valberedningen. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.

Om ledamot avgår ur valberedningen innan dess arbete är slutfört, och om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta denna ledamot, ska valberedningen utse en ny ledamot; i första hand en ledamot nominerad av den aktieägare som den avgående ledamoten nominerats av, under förutsättning att den aktieägaren fortfarande är en av de tre största aktieägarna i bolaget.

Om någon aktieägare som av valberedningen ombeds föreslå en ledamot avstår från att lämna förslag, ska valberedningen tillfråga nästa aktieägare i storleksordning (per den 30 augusti 2020) som inte tidigare har nominerat en ledamot till valberedningen.

Ändringar i valberedningens sammansättning ska utan dröjsmål kommuniceras av valberedningens ordförande till bolagets styrelseordförande. Ändringen ska också offentliggöras så snart som möjligt.

Styrelsens beslutsförslag

14. Beslut om fastställande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Ersättning till styrelsen

Ersättning till styrelsen beslutas av årsstämman efter förslag från valberedningen. Dock äger styrelsen rätt att i särskilda fall uppdra någon enskild ledamot att utföra konsulttjänster åt bolaget inom deras respektive kompetensområde. Stämmovalda styrelseledamöter ska i dessa fall kunna arvoderas för tjänster som inte utgör styrelsearbete. För dessa tjänster ska utgå ett marknadsmässigt arvode vilket ska godkännas av styrelsen. Detta gäller också om arbetet utförs genom ett av styrelseledamoten helägt eller delägt bolag.

Ersättning till ledande befattningshavare

Med ledande befattningshavare i bolaget avses den verkställande direktören och övriga medlemmar av ledningsgruppen. Ersättningsutskottet, som består av styrelsen, bereder frågan om fastställande av riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare, och föreslår styrelsen desamma.

Styrelsen föreslår följande riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till ledande befattningshavare. I syfte att kunna säkerställa att bolaget kan rekrytera och bibehålla kvalificerade arbetstagare i bolagsledningen är grundprincipen att ledande befattningshavare ska erbjudas marknadsmässiga anställningsvillkor och ersättningar.

Lön och övriga förmåner: Ersättningen till ledande befattningshavare ska utgöras av en fast lön, rörlig lön och pension. Den fasta lönen omprövas normalt kalenderårsvis. Rörlig lön uppgår maximalt till 25 procent av den fasta lönen och baseras på individuella prestationer och bolagets prestation i förhållande till budget. Vidare ska ledande befattningshavare ha rätt till sedvanliga icke-monetära förmåner såsom företagshälsovård. Andra förmåner kan erbjudas i enskilda fall.

Pension: Ledande befattningshavare ska erbjudas pensionsvillkor som innefattar en definierad plan för avsättningar med premier baserade på hela grundlönen. Pensionsavsättningarna är individuella och ska vara i relation till grundlönen.

Uppsägningstid och avgångsvederlag: Uppsägningstiden ska vara högst ett år, om uppsägningen sker på initiativ av bolaget, och högst sex månader, om uppsägningen sker på initiativ av den ledande befattningshavaren. Vid uppsägning från bolagets sida ska avgångsvederlag därutöver kunna utgå med belopp motsvarande högst sex månadslöner.

Incitamentsprogram: Beslut om aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram riktade till ledande befattningshavare ska fattas av stämman.

Ersättningsutskott: Ersättningsutskottet ska bereda frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare. De närmare principerna för lönesättning, pensioner och andra förmåner ska återfinnas i av ersättningsutskottet fastlagd lönepolicy avseende ledande befattningshavare.

Avvikelse i enskilt fall: Styrelsen ska, i enlighet med vad som följer av 8 kap. 53 § aktiebolagslagen, ha rätt att frångå riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.

15. Beslut om införande av incitamentsprogram genom emission av teckningsoptioner till dotterbolag och godkännande av överlåtelse

Styrelsen föreslår att stämman beslutar att bolaget ska ge ut teckningsoptioner av serie P03.

Styrelsen föreslår att högst 1 000 000 teckningsoptioner av serie P03, berättigande till teckning av högst 1 000 000 aktier i bolaget emitteras. Rätt till teckning, ska med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, endast tillkomma det helägda dotterbolaget Heliospectra Personal AB, org. nr 556904-7243 (”Dotterbolaget”). Dotterbolaget ska efter teckning ha rätt och skyldighet att efter anvisningar från styrelsen i bolaget överlåta teckningsoptionerna till ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner i bolaget eller dess dotterbolag enligt vad som framgår nedan. Teckningsoptionerna ges ut utan vederlag till Dotterbolaget. Teckning av teckningsoptionerna ska ske inom två veckor från dagen emissionsbeslutet på separat teckningslista. Styrelsen äger rätt att förlänga teckningstiden.  

Varje teckningsoption ska ge innehavaren rätt att under perioden 1 mars 2022 till och med den 30 april 2022 teckna en ny aktie i bolaget. Teckningskursen för aktie vid utnyttjandet av teckningsoption ska fastställas vid den tidpunkt då Dotterbolaget överlåter teckningsoptionen till ledande befattningshavare eller annan nyckelperson och framräknas enligt följande: bolagets akties volymvägda snittkurs under de tio handelsdagar som föregår överlåtelsen från Dotterbolag multiplicerat med 1,35. Aktier som tecknas med utnyttjande av teckningsoptionerna medför rätt till vinstutdelning första gången från och med räkenskapsåret aktierna tecknas.  

Vid full teckning och utnyttjande av samtliga teckningsoptioner kommer bolagets aktiekapital att öka med 100 000 kronor fördelat på 1 000 000 aktier motsvarande en utspädningseffekt om ca 1,7 procent av antal aktier och röster med beaktande av redan utgivna teckningsoptioner.

Skälet till avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att styrelsen önskar främja bolagets lånsiktiga intressen genom att erbjuda ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner möjlighet att delta i ett incitamentsprogram som ger dem möjlighet att ta del i bolagets värdeutveckling. Detta förväntas ge ett ökat engagemang för verksamheten bland ledande befattningshavare och nyckelpersoner.

Styrelsen förslår vidare att stämman beslutar om att godkänna att Dotterbolaget får överlåta de ovan utgivna teckningsoptionerna till ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner i bolaget och dess dotterbolag, eller på annat sätt förfoga över teckningsoptionerna för att fullgöra bolagets åtaganden i anledning av ovan angivet teckningsoptionsprogram.

Betalning för teckningsoptionerna vid överlåtelse från Dotterbolaget till ledande befattningshavare eller nyckelpersoner ska ske med marknadsmässigt belopp som fastställs med tillämpning av Black & Scholes optionsvärderingsmodell. Med hänsyn till att teckningsoptionerna ska överlåtas till ett beräknat marknadspris bedöms inte incitamentsprogrammet i sig medföra några kostnader utöver vissa mindre kostnader för upprättande och administration.

Styrelsens fullständiga förslag till beslut kommer att finnas tillgängligt på bolagets hemsida, www.heliospectra.com, senast två veckor innan stämman.

För beslut enligt ovan krävs biträde av aktieägare som företräder 9/10 av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

16. Beslut om justeringsbemyndigande

Styrelsen, verkställande direktören eller den styrelsen i övrigt förordnar, ska bemyndigas att göra sådana smärre justeringar och förtydliganden av stämmans beslut som kan visa sig erforderliga i samband med registreringen hos Bolagsverket.

Antal aktier och röster

Per kallelsedagen uppgår det totala antalet aktier respektive röster i bolaget till 56 178 520.

Upplysningar

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets ekonomiska situation.

Årsredovisning och övriga handlingar

Årsredovisningen för 2019 har publicerats på www.heliospectra.com den 14 april 2020. Den finns från den dagen även tillgänglig på bolagets kontor och skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Årsredovisningen kommer att läggas fram på stämman. Motsvarande gäller revisionsberättelsen.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Göteborg i april 2020

Heliospectra AB (publ)

Styrelsen

För mer information:

Ali Ahmadian, VD för Heliospectra | +46 (0)72 203 6344 | ir@heliospectra.com

http://www.heliospectra.com

Heliospectra AB (publ) (OTCQB: HLS, FIRST NORTH: HELIO) är världsledande inom intelligent belysningsteknik, ljusstyrningssystem och relaterade tjänster för växthus och kontrollerade växthusmiljöer. Med visionen att göra kommersiell växtproduktion mer ansluten och resurseffektiv, integrerar Heliospectra anpassade LED-belysningsstrategier med realtidsrespons och artificiell intelligens för att skapa förutsägbara och pålitliga affärsprognoser och skörderesultat. Heliospectra grundades 2006 och engagerar sig i att hjälpa odlare och kommersiella matproducenter på sex kontinenter att konsekvent öka avkastningen och producera grödor som har högt näringsmässigt värde, önskat utseende, en standardiserad medicinsk kvalitet, och som har en längre hållbarhet, skörd efter skörd. För mer information, besök https://www.heliospectra.com.

Bolag HELIO är listat på Nasdaq First North Growth Market med Redeye AB som Certified Adviser: 

Certifiedadviser@redeye.se, +46 (0)8 121 576 90.  

Framtidsinriktade uttalanden

Uttalanden i detta pressmeddelande är framtidsinriktade uttalanden i den mening som avses i federala säkerhetslagar. Sådana uttalanden grundar sig på våra nuvarande övertygelser och förväntningar och är av naturen avhängiga av betydande affärsrelaterade, ekonomiska och konkurrensmässiga osäkerheter och oförutsedda händelser, av vilka många står utanför vår kontroll. Sådana framtidsinriktade uttalanden påverkas även av antaganden vad gäller framtida affärsstrategier och beslut som kan komma att ändras. Potentiella risker och osäkerheter inkluderar, men är inte begränsade till, tekniska framsteg inom branschen samt politiska och ekonomiska förutsättningar för branschen. Vi åtar oss inget ansvar för att uppdatera några framtidsinriktade uttalanden så att dessa avspeglar händelser eller utveckling som skett efter att ett framtidsinriktat uttalande gjorts.