Kallelse till årsstämma i Hifab Group AB (publ)

Aktieägarna i Hifab Group AB (publ), 556394-1987 kallas härmed till årsstämma tisdagen den 11 maj 2021.

Information med anledning av Covid-19

Mot bakgrund av risken för spridning av Covid-19 och myndigheternas föreskrifter/råd om undvikande av sammankomster har styrelsen beslutat att bolagsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro, genom att aktieägare utövar sin rösträtt endast genom poströstning, med stöd av tillfälliga lagregler. Någon stämma med möjlighet att närvara personligen eller genom ombud kommer inte att äga rum; det blir alltså en stämma utan fysiskt deltagande.

Bolaget välkomnar alla aktieägare att utnyttja sin rösträtt vid årsstämman genom poströstning i den ordning som beskrivs nedan under rubriken ”Poströstning”. Information om de vid årsstämman fattade besluten offentliggörs den 11 maj 2021 så snart utfallet av röstningen är slutligt sammanställt.

Ett anförande av verkställande direktören kommer att läggas ut på Hifabs hemsida den 11 maj 2021 kl. 17.00.

Rätt att delta och schema

Rätt att delta på årsstämman genom poströstning har den aktieägare som dels är införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 3 maj 2021, dels har anmält sitt deltagande genom att ha avgett sin poströst till Hifab senast måndag den 10 maj. Se mer information nedan om poströstning.

Förvaltarregistrerade aktier

För att ha rätt att delta på årsstämman genom poströstning måste aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade tillfälligt omregistrera aktierna i eget namn. Aktieägare som önskar sådan omregistrering, s.k. rösträttsregistrering, måste i god tid före den 3 maj 2021, då omregistreringen måste vara verkställd, begära det hos sin förvaltare.

Poströstning

Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand, s.k. poströstning enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på www.hifab.se. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till årsstämman. Det ifyllda formuläret måste vara Hifab tillhanda senast måndag den 10 maj 2021.

Det ifyllda formuläret ska skickas till ”Årsstämma 2021”, Hifab Group AB, Att: Emma-Lisa Runius, Box 19090, 104 32 Stockholm eller via e-post hifabgroup@hifab.se. Om aktieägaren poströstar genom ombud ska fullmakt biläggas formuläret. Fullmaktsformulär finns på Hifabs hemsida, www.hifab.se, samt sänds kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin post- eller e-postadress. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret.

Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. poströstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Aktieägarna kan i poströstningsformuläret begära att beslut i något eller några av ärendena på den föreslagna dagordningen nedan ska anstå till en s.k. fortsatt bolagsstämma, som inte får vara en ren poströstningsstämma. Sådan fortsatt stämma ska äga rum om årsstämman beslutar om det eller om ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i bolaget begär det.

För frågor om bolagsstämman eller för att få poströstningsformuläret skickat per post, vänligen kontakta Emma-Lisa Runius, Hifab Group AB på telefon +46 (0) 10-476 60 00. 

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av justeringsmän
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt av koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
7. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning samt av koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
8. Beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
9. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktörer
10. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna
11. Val av styrelse, styrelseordförande och revisorer samt eventuella revisorssuppleanter
12. Styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
13. Styrelsens förslag till beslut om ändring av bolagsordningen
14. Styrelsens förslag till bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission
15. Stämmans avslutande

Beslutsunderlag

Ordförande vid stämman (punkt 1)

Karin Annerwall Parö föreslås som ordförande vid årsstämman eller vid förhinder för henne, den som styrelsen istället anvisar, ska utses till ordförande vid årsstämman.

Upprättande och godkännande av röstlängd (punkt 2)

Den röstlängd som föreslås godkänd under punkt 2 på dagordningen är den röstlängd som upprättats av Hifab Group AB, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster, och kontrollerats och tillstyrkts av justeringspersonen.

Val av justeringsmän (punkt 3)

Till person att jämte ordföranden justera protokollet föreslås Kåre Sundin eller, vid förhinder för honom, den eller dem som styrelsen istället anvisar. Justeringspersonens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet

Utdelning (punkt 8)

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för verksamhetsåret 2020.

Styrelsearvode och revisionsarvode (punkt 10)

Arvode till styrelsen föreslås, utgå med ett belopp om 100 000 kronor per ordinarie ledamot (f g år 90 000 kronor) och 210 000 kronor till styrelsens ordförande (f g år 200 000 kronor). Arvode till revisor utgår enligt godkänd räkning.

Styrelse och revisorer (punkt 11)

Årsstämman 2021 föreslås att besluta om omval av styrelseledamöterna Tomas Hermansson, Karin Annerwall Parö, Mikael Sjölund och Petter Stillström samt omval av styrelseordförande Karin Annerwall Parö. Carl Östring har avböjt omval. Som revisor föreslås omval av Deloitte, som har utsett Daniel Wassberg som huvudansvarig revisor. 

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare (punkt 12)

Styrelsens förslag till riktlinjer för lön och annan ersättning till ledande befattningshavare innebär i huvudsak att den sammanlagda ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig och att framstående prestationer ska reflekteras i totalersättningen. Förmånerna ska utgöras av fast lön, eventuell rörlig ersättning, övriga sedvanliga förmåner och pension. Den rörliga ersättningen ska baseras på utfallet i förhållande till uppsatta mål och sammanfalla med aktieägarnas intressen. Pensionsförmåner ska vara antingen förmåns- eller avgiftsbestämda samt normalt ge rätt att erhålla pension vid 65 års ålder. Styrelsen ska äga rätt att frångå riktlinjerna om styrelsen bedömer att det i ett enskilt fall finns särskilda skäl som motiverar det.

Ändring av bolagsordningen (punkt 13)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar ändra bolagsordningen. En ny paragraf föreslås införas i bolagsordningen som tillåter styrelsen att i förhållande till stämma samla in fullmakter i enlighet med den ordning som föreskrivs i 7 kap. 4 § aktiebolagslagen samt tillåter styrelsen att besluta att aktieägare ska kunna poströsta enligt 7 kap 4 a § aktiebolagslagen.

Nuvarande lydelse               Föreslagen lydelse

-                                        § 15

Styrelsen får samla in fullmakter till bolagsstämma i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen (2005:551) och får inför bolagsstämma besluta att aktieägare ska kunna rösta per post före bolagsstämma.

Vidare föreslås ett antal redaktionella ändringar för att modernisera språkbruket samt spegla de ändringar i lag som införts sedan nuvarande bolagsordning antogs. Samtliga föreslagna ändringar framgår tydligt av den uppdaterade bolagsordning som finns på bolagets hemsida bland styrelsens fullständiga förslag.

Bemyndigande, nyemission (punkt 14)

Styrelsen föreslår att stämman bemyndigar styrelsen, för tiden intill nästa årsstämma att för finansiering av förvärv av bolag eller rörelser, fatta beslut om nyemission, vid ett eller flera tillfällen, av totalt högst 3 000 000 aktier av serie B. Styrelsen ska därvid äga rätt att avvika från aktieägares företrädesrätt. Emission ska även kunna ske genom s.k. apportemission.

Övrigt

För beslut enligt förslagen i punkt 13 och 14 erfordras biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

Årsredovisning och revisionsberättelse samt styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt dagordningens punkt 13 hålls tillgängliga hos bolagets huvudkontor, Sveavägen 167, 113 46 Stockholm samt på www.hifab.se senast två veckor före stämman och sänds till de aktieägare som så önskar och uppger sin adress. Handlingarna kommer att framläggas på stämman genom att de hålls tillgängliga på bolagets hemsida och på bolagets huvudkontor. Även bolagsstämmoaktieboken tillhandahålls på bolagets huvudkontor.

Upplysningar på årsstämman

Styrelsen och VD ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag. Den som vill skicka in frågor kan göra det till CFO Robert Johansson, Hifab Group AB, robert.johansson@hifab.se.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears webbplats: www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Stockholm 8 april 2021

Hifab Group AB (publ)

Styrelsen

För ytterligare information kontakta
Patrik Schelin, CEO
Hifab Group AB 
telefon 010-476 60 00

Hifab är specialister inom projektledning med tillhörande konsulttjänster. Vi finns till för de som äger, utvecklar, förvaltar och nyttjar fastigheter och anläggningar. Hifab grundades redan 1947 och är noterat på Nasdaq First North Growth Market. Koncernen har ca 300 medarbetare fördelade på 12 kontor i Sverige, 2 internationella kontor och projektverksamhet i ett tiotal länder. Omsättningen är ca 360 MSEK. Hifabs Certified Adviser är Mangold Fondkommission AB. Tel: +46 8 5030 1550. E-post: CA@mangold.se