IT-Arkitekternas metod effektiviserar myndigheter
IT-Arkitekterna, ett av bolagen inom koncernen Frontwalker, har på uppdrag av
Verva tagit fram en metod för att effektivisera ärendeprocesser. Syftet är att hjälpa
myndigheter med att identifiera de processer som har störst potential för
kostnadsbesparingar. I Socialstyrelsens arbete med metoden upptäcktes att 90
procent av ärenden som rörde yrkeslegitimation kunde genomföras automatiskt via
IT och webb.
Det finns alltid behov av att effektivisera myndigheters processer. För att göra det på ett
systematiskt sätt har Verva, Verket för förvaltningsutveckling, i ett regeringsuppdrag
djupanalyserat fem olika ärendeprocesser i statsförvaltningen för att undersöka
effektiviseringspotentialen. Metoden som har använts har tagits fram i samarbete med IT-Arkitekterna.
En myndighet som snabbt insåg att det fanns stora möjligheter för effektivisering var
Socialstyrelsen, som analyserade hur det går till att ansöka om yrkeslegitimation inom
hälso- och sjukvårdsområdet.
– Vi såg potential till otroliga vinster i både tid och pengar. 90 procent av ärendena skulle
kunna genomföras helt automatiskt via IT och webb. Det innebär mer tid att lägga på de
ärenden som är komplicerade, säger Agneta Andersson på Socialstyrelsen.
En annan myndighet som fick hjälp var Läkemedelsverket som lyckades effektivisera
tillståndsgivningen för användning av icke godkända läkemedel i Sverige. Verva har
hjälpt till att automatisera processen, som i praktiken är en samverkan mellan
Läkemedelsverket och Apoteket och har på så sätt gjort handläggningen betydligt
snabbare och mer kostnadseffektiv.
– Vår ledning har köpt Vervas ärendemodell, rent principiellt, med hull och hår. Utifrån
den har vi skapat en generell och myndighetsövergripande ärendeprocess, säger Jonas
Bern på Läkemedelsverket.
Den första processanalysen på Läkemedelsverket, leddes av IT-Arkitekterna i workshopform
med myndighetens ledning, medan övriga fyra analyser genomfördes av Vervas
egen personal med stöd från IT-Arkitekterna. Analyserna visade på skillnader i NU-läget
(hur processen fungerar idag) och NY-läget (hur processen skulle kunna fungera
optimalt) och uppskattade sedan besparingspotentialen med hjälp av en s.k.
differenskalkyl, som togs fram i samarbete med Ekonomistyrningsverket, ESV.
Den metod som IT-Arkitekterna arbetat fram på uppdrag av Verva har nu publicerats i
handledningen ”Hitta potentialen – första steget till enklare ärendeprocesser” – en
vägledning för myndigheter att förenkla hanteringen av ärenden. Vägledningen ger
myndigheter stöd att beräkna den ökade nyttan för medborgaren, företaget och
myndigheten i form av minskade kostnader, snabbare service och högre kvalitet.
– Det positiva gensvar som har kommit från berörda myndigheter är mycket glädjande,
säger Åke Granberg, VD på IT-Arkitekterna. Vi hoppas att fler myndigheter kommer att
använda metoden för att effektivisera sina processer och minska kostnaderna.
För mer information kontakta:
Åke Granberg, vd IT-Arkitekterna, 08-790 36 20, ake.granberg@it-arkitekterna.se