Karolinska Universitetssjukhuset presenterar resultatet från internrevisionen av Ole Alvin – ’Översyn över processen för inköp av externa konsulter’

Inom SLL pågår för närvarande stora förändringar avseende hur sjukvården ska bedrivas i framtiden. Karolinska har fått ett förändrat uppdrag med färre patienter men med behov av högspecialiserad vård. Karolinska har en ny sjukhusbyggnad färdigställd i Solna; de gamla lokalerna ska utrymmas och inflyttning ska ske i den nya byggnaden. I samband med förändringsarbetet anlitas konsulter för specifika uppgifter under begränsad tid. Finansiering av omställningsperioden för att genomföra Framtidens Hälso- och Sjukvårdsplan (FHS) sker genom en särskild omställningsbudget.

Konsultkostnaderna har under en tid diskuterats i media och sjukhuset har svarat på frågor från media. Trots detta är det tydligt att frågor återstår. Mot bakgrund av det tillsattes en översyn av processen för inköp av externa konsulter med särskilt fokus på BCG. Uppdraget har utförts av Ole Alvin, sjukhusets internrevisor. I uppdraget har det också ingått att ge förslag på förbättringsåtgärder.

–Rapporten visar att vi har brustit i rutiner och processer för inköp av externa konsulter. Ole Alvins rapport är välskriven och tydlig; den visar på att vår interna kontroll och våra processer tyvärr inte alltid fungerar som de borde. Rapporten och de rekommendationer som har föreslagits kommer att vara en viktig del i vårt fortsatta förbättringsarbete. Vi gör nu skyndsamt ett åtgärdsprogram som ska vara genomfört under det första kvartalet i år, säger sjukhusdirektör Melvin Samsom. 

–Vi har genomfört en del åtgärder redan men vi har mycket arbete kvar att göra. Det finns inga genvägar, det handlar om att ha tydliga processer och rutiner – och framför allt att se till att de följs. Det är något som åligger var och en av oss medarbetare som arbetar med den här typen av frågor. Rapporten ger oss en bra grund att arbeta utifrån och vi kommer att göra det skyndsamt. Jag kan inte ändra på det som hänt men jag kan ta ansvar för att säkerställa att det inte händer igen, avslutar Melvin Samsom.

Övergripande resultat från rapporten

• De finansiella begränsningarna och delegationsordningen för beställning av konsulttjänster har inte följts vid två tillfällen.
• När det gäller risken för intressekonflikter och jäv har processen inte följts. När det görs en ”Förnyad konkurrensutsättning” (FKU) ska de personer som ingår i utvärderingsgruppen tillställas en sekretess- och jävsförbindelse från Upphandlingsavdelningen. I de nu granskade lokala upphandlingarna har inte sekretess- och jävsförbindelser blivit underskrivna.   
• Via sjukhusets visselblåsarfunktion har det framkommit att en ansvarig chef inte har attesterat fakturor själv utan han har låtit en medarbetare göra det genom att lämna över sina inloggningsuppgifter. Detta är inte tillåtet.
• Antalet timmar som konsulterna från BCG har arbetat överensstämmer inte med sjukhusets riktlinjer för hållbara arbetsvillkor för anställda, även om huvudansvaret ligger hos BCG som arbetsgivare. Sjukhuset borde som uppdragsgivare undersökt och ifrågasatt detta.
• Det framgår av rapporten att det saknas fakturaspecifikationer för åren 2011 till 2014. Fakturaspecifikationer finns från 2015 till 2017.
• Rapporten riktar också kritik mot den prismodell som SLL fastställde för upphandling av tjänster från BCG. Detta är en fråga för upphandlingsgruppen hos SLL.

Sjukhusdirektören Melvin Samsom har tillsatt en programledare, Mia Ejendal, med ansvar för uppföljning av åtgärdsplanen som ska vara klar senast i mitten av februari. Åtgärderna ska införas i verksamheten under första kvartalet 2018.

Rekommendationer från internrevisionen:

1: Beloppen i sjukhusets arbets- och delegationsordning skall inte överskridas. Anskaffningsbeslut som avviker från detta skall inte genomföras. Arbets- och delegationsordningen behöver förtydligas och de administrativa rutinerna vad gäller förvaring av dokument avseende upphandling/inköp behöver förbättras.

2: Landstinget bör säkerställa att utvärderingsmodeller används som inte lämnar utrymme för taktisk prissättning i ramavtalsupphandlingar. Avtal där högre kompetens prissätts lägre jämfört med lägre kompetens, men där den högre kompetensen inte kan avropas annat än i mindre volymer, bör diskvalificeras. Det bör klargöras i vilken omfattning prisnivåerna i de centrala ramavtalen är möjliga att omförhandla lokalt.

3: Sekretess- och jävsförbindelsen bör tydligt informeras om av upphandlingsavdelningen och skrivas under av deltagare i utvärderingen av anbuden. Personer som tidigare har varit konsulter bör informeras om risken att de kan vara jäviga i olika beslut och att de bör avstå från att delta i ärenden som har med den tidigare konsultfirman att göra fram till dess att det uppenbart inte är problematiskt.

En sjukhusgemensam rutin för beställning av konsulttjänster bör tas fram med utgångspunkt från IT-avdelningens rutin. Rutinen föreslås vara generisk och anpassningsbar lokalt. I beställningsrutinen bör specificeras vilka uppgifter som skall framgå av fakturan och innebörden av olika begrepp, till exempel referens på fakturan.

Idag finns checklistor, mallar med mera gällande konsultanskaffning, men de bör göras mer pedagogiska och heltäckande. En lathund bör tas fram som beskriver vad man bör tänka på vid anskaffning, upphandling, beställning och uppföljning av konsulttjänster.

4: Uppföljning avseende konsultkostnader, inklusive att konsulter med rätt kompetensnivå används (inte dyra konsulter där de inte behövs), behöver förbättras.

Kostnader för ”back-office” bör ingå i timpriset för konsulterna.

Arbetstider överstigande 170 timmar i månaden bör särskilt noga motiveras och tydliggöras.

5: Sjukhuset bör i beställningen av konsulttjänster begära att leverantören specificerar uppgifter om vilka av leverantörens anställda, inklusive eventuella underkonsulter till leverantören, som utför uppdragen och vilken kompetens och prisnivå de tillhör samt hur många timmar var och en av dem har lagt ner. Det bör vara tydligt både att det är leverantören som upprättar specifikationen och var den specificerade information lagras, vilket det blir om uppgifterna finns på fakturan.

Det bör också utredas hur leverantörsavtalen kan bli tydligare, till exempel att uppgifter skall lämnas avseende kostnadsställe, beskrivning av utförd tjänst och datum när tjänsten utfördes.

Ekonomiavdelningen bör utreda om kompletta fakturaunderlag avseende perioden 2011 till 2014 kan erhållas från leverantören.

6: Pågående program/projekt bör informeras om vikten av att ha helhetssyn vid riskanalyser och bedöma riskerna utifrån hela styr- och kontrollmiljön.

Samtliga medarbetare inom sjukhuset bör informeras om risken och vikten av att inte låna ut sin behörighet till någon annan.

Fortsatt internrevisionell granskning föreslås av hur genomförandet verkställs av de förbättringsförslag som blir ett resultat av utredningen.

Kim Sjölund
Presschef
072-598 13 88                                  
kim.sjolund@sll.se

Karolinska Universitetssjukhuset är ett av Europas största sjukhus och tillsammans med Karolinska Institutet leder vi den medicinska utvecklingen i Sverige. För oss är sjukvård, forskning och utbildning lika viktiga delar i arbetet för att förlänga och förbättra människors liv.