Magnolia Bostad kallar till årsstämma 2019

Styrelsen för Magnolia Bostad AB har beslutat kalla till årsstämma fredagen den 10 maj 2019. Närmare detaljer beträffande förslagen till årsstämman framgår av kallelsen som redovisas i sin helhet nedan.

Kallelsen kommer att publiceras i Post- och Inrikes Tidningar och på bolagets webbplats inom de närmaste dagarna.

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I MAGNOLIA BOSTAD AB

Magnolia Bostad AB håller årsstämma fredagen den 10 maj 2019 klockan 14.00 i Magnolia Bostads lokaler, Sturegatan 6, Stockholm. Registreringen börjar klockan 13.00. Enklare förtäring serveras i anslutning till stämman.

RÄTT ATT DELTA OCH ANMÄLAN TILL BOLAGET

Den som önskar delta i stämman ska

dels     vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken lördagen den 4 maj 2019,

dels     anmäla sin avsikt att delta till bolaget senast måndagen den 6 maj 2019.

Anmälan om deltagande kan ske skriftligen till bolaget på adress Magnolia Bostad AB, Box 5853,
102 40 Stockholm, Sverige eller per telefon 072-504 68 05 vardagar mellan klockan 13.00 och 15.00 eller per e-post till adressen bolagsstamma@magnoliabostad.se. Vid anmälan vänligen uppge namn eller företagsnamn, personnummer eller organisationsnummer, adress och telefonnummer dagtid. För anmälan av biträden gäller anmälningsförfarande enligt ovan. Se nedan för information om behandling av personuppgifter.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

Den som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att ha rätt att delta i stämman, genom förvaltares försorg låta registrera aktierna i eget namn, så att vederbörande är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken lördagen den 4 maj 2019. Sådan registrering kan vara tillfällig. Eftersom lördagen den 4 maj 2019 inte är en bankdag kommer Euroclear Sweden AB utfärda aktieboken för stämman per fredagen den 3 maj 2019. Aktieägare som vill delta i stämman måste således vara införd och direktregistrerad i aktieboken redan fredagen den 3 maj 2019.

OMBUD OCH FULLMAKTSFORMULÄR

Den som inte är personligen närvarande vid stämman får utöva sin rätt vid stämman genom ombud med skriftlig, undertecknad och daterad fullmakt. Ett fullmaktsformulär finns på bolagets webbplats, www.magnoliabostad.se. Fullmaktsformuläret kan också erhållas hos bolaget eller beställas per telefon enligt ovan. Om fullmakt utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas. Fullmakt får inte vara äldre än ett år om det inte anges längre giltighetstid i fullmakten, dock längst fem år. För att underlätta inpasseringen vid stämman bör fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara bolaget tillhanda i god tid före stämman.

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

1. Öppnande av stämman
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justeringspersoner
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Anförande av den verkställande direktören
8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen
9. Beslut om:
a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
b) disposition av bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, och
c) ansvarsfrihet gentemot bolaget för styrelseledamöterna och den verkställande direktören för räkenskapsåret 2018
10. Beslut om antal styrelseledamöter samt antal revisorer
11. Beslut om arvode till styrelsens ledamöter och revisorer
12. Val av styrelseledamöter, styrelseordförande samt revisorer
13. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
14. Beslut om teckningsoptionsprogram och om godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner
15. Beslut om ny valberedningsinstruktion
16. Stämmans avslutande

BESLUTSFÖRSLAG

Val av ordförande vid stämman (punkt 2)

Valberedningen föreslår att styrelseordförande Fredrik Holmström ska utses till ordförande vid stämman.

Beslut om disposition av bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen (punkt 9 b)

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för verksamhetsåret 2018.

Styrelsen föreslår att till förfogande stående medel om 178 498 256 kronor balanseras i ny räkning.

Beslut om antal styrelseledamöter samt antal revisorer (punkt 10)

Valberedningen föreslår att styrelsen, för tiden till slutet av nästa årsstämma, ska bestå av sex stämmovalda styrelseledamöter utan suppleanter. Valberedningen föreslår att bolaget ska ha två registrerade revisorer samt en suppleant.

Beslut om arvode till styrelsens ledamöter och revisorer (punkt 11)

Valberedningen föreslår att arvode ska utgå om totalt 2 230 000 kronor (tidigare 1 900 000 kronor) inklusive ersättning för utskottsarbete, för tiden till slutet av nästa årsstämma, med 500 000 kronor (tidigare 450 000 kronor) till styrelsens ordförande och med 300 000 kronor (tidigare 250 000 kronor) till övriga stämmovalda ledamöter. Vidare föreslås ersättning med 90 000 kronor (tidigare 80 000 kronor) till ordföranden i revisionsutskottet och 70 000 kronor (tidigare 60 000 kronor) till övriga två ledamöter i revisionsutskottet.

Arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning.

Val av styrelseledamöter, styrelseordförande samt revisorer (punkt 12)

Valberedningen föreslår omval av Fredrik Holmström, Fredrik Tibell, Andreas Rutili, Risto Silander, Jan Roxendal och Viveka Ekberg som styrelseledamöter. Till styrelseordförande föreslås omval av Fredrik Holmström. Information om föreslagna styrelseledamöter finns, i enlighet med punkt 2.6 i Svensk kod för bolagsstyrning, tillgänglig på bolagets webbplats, www.magnoliabostad.se.

Valberedningen föreslår att omval sker av det registrerade revisionsbolaget Ernst & Young AB till revisor. Ernst & Young AB har låtit meddela att, för det fall valberedningens förslag till revisor också blir stämmans val, auktoriserade revisorn Fredric Hävrén kommer att utses som huvudansvarig för revisionen. Vidare föreslår valberedningen att Ingemar Rindstig väljs som personvald revisor med Mikael Ikonen som suppleant.

Valberedningens förslag överensstämmer med revisionsutskottets rekommendation. Varken valberedningens förslag eller revisionsutskottets rekommendation till revisorer har varit föremål för påverkan från tredje part eller varit tvingat av några avtalsvillkor som begränsat valfriheten i revisorsvalet.

Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare (punkt 13)

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt i huvudsak följande.

Med ledande befattningshavare avses medlemmar i bolagets ledningsgrupp. Riktlinjerna gäller för avtal som ingås efter stämmans beslut samt för det fall ändringar görs i befintliga avtal efter denna tidpunkt.

Med hänsyn till bolagets storlek och verksamhetens omfattning har bolaget valt att inte inrätta ett ersättningsutskott utan har funnit att det är mer ändamålsenligt att frågor avseende ersättning handläggs av styrelsen i sin helhet.

Ersättningen till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig samt bestå av en fast del och en rörlig del, så att bolaget kan attrahera och behålla skickliga medarbetare.

Den fasta delen av lönen revideras i början av kalenderåret. Den fasta lönen ska baseras på faktorer som befattning, kompetens, erfarenhet och prestation. Vid denna bedömning ska hänsyn tas till att bolaget idag är ett bolag som är inne i en expansiv fas snarare än en förvaltande fas.

Rörlig ersättning i form av bonus kan utgå till ledande befattningshavare till ett belopp motsvarande maximalt 12 månatliga grundlöner. Bonus ska vara baserad på utfall i förhållande till uppsatta mål, såväl i förhållande till bolagets resultat som i förhållande till individuella prestationer. Utfallande rörlig ersättning utbetalas i form av ej pensionsgrundande lön.

Utfall avseende rörlig ersättning till ledande befattningshavare uppgick under 2018 till cirka 6 mkr (inklusive arbetsgivarens sociala avgifter). Pensionsvillkor ska vara marknadsmässiga och baseras på avgiftsbestämda pensionslösningar. Villkor om konkurrensförbud och ersättning efter anställnings upphörande finns för VD. Ersättning till följd av konkurrensförbudet ska sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande 60 procent av den fasta lönen för ett år. Uppsägningstid för VD från bolagets sida är 12 månader.

Förmåner utöver lön, rörlig ersättning och pension utgår för samtliga ledande befattningshavare i form av sjukvårdsförsäkring och i vissa fall med tjänstebil. Dessa förmåner ska utgöra en mindre del av den totala kompensationen och överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt.

Styrelsen ska ha rätt att frångå de av stämman beslutade riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.

Det åligger styrelsen att inför varje årsstämma upprätta förslag till riktlinjer om ersättning till ledande befattningshavare, samt att i förslaget ta hänsyn till de eventuella förändringar i bolagets storlek, verksamhet, art, ledning eller ägarstruktur som motiverar en förändring av riktlinjerna. Riktlinjerna beslutas av årsstämman. Ledande befattningshavares ersättningar föreslås och godkänns enligt styrelsens arbetsordning.

Beräknade kostnader för rörlig ersättning

Kostnaderna för den rörliga ersättningen till ledande befattningshavare i enlighet med styrelsens förslag enligt ovan kan under 2019 komma att uppgå till sammanlagt 15 mkr (inklusive arbetsgivarens sociala avgifter). Kostnaderna baseras på nuvarande ersättningsnivåer och fullt utnyttjande och förutsätter att samtliga mål som berättigar till ersättning är uppfyllda. De beräknade kostnaderna grundar sig på nuvarande antalet ledande befattningshavare. Den verkställande direktören Fredrik Lidjan har enligt sitt anställningsavtal inte rätt till rörlig ersättning.

Enligt de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som antogs av årsstämman 2018 bemyndigades styrelsen för Magnolia Bostad AB att frångå de av stämman beslutade riktlinjerna om det i ett enskilt fall fanns särskilda skäl för det. Bemyndigandet har utnyttjats en gång under 2018 vid tillsättandet av ny ansvarig för affärsgenerering. Se Styrelsens redovisning av utvärdering av ersättningar till ledande befattningshavare.

Beslut om teckningsoptionsprogram och om godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner (punkt 14)

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om emission av teckningsoptioner och om godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner m.m. enligt i huvudsak följande.

A. Emission av teckningsoptioner

Styrelsen för Magnolia Bostad AB (”Bolaget”) föreslår att stämman beslutar om en riktad emission av högst 200 000 teckningsoptioner, innebärande en ökning av aktiekapitalet vid fullt utnyttjade med högst 800 000 kronor. För beslutet ska i övrigt följande villkor gälla.

1. Rätt att teckna teckningsoptionerna ska, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, tillfalla Bolagets helägda dotterbolag Magnolia Utveckling AB ("Dotterbolaget"). Dotterbolaget ska vidareöverlåta teckningsoptioner till nyckelpersoner enligt punkt B nedan.
2. Överteckning kan inte ske.
3. Skälet till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt är att teckningsoptionerna ingår i ett incitamentsprogram för vissa nyckelpersoner som är eller kommer att bli anställda i Bolaget eller dess dotterbolag. Styrelsen anser att Bolaget bör främja Bolagets långsiktiga finansiella intressen genom att uppmuntra till ett ägarintresse i Bolaget av nyckelpersoner.
4. Teckningsoptionerna emitteras vederlagsfritt till Dotterbolaget.
5. Teckning av teckningsoptionerna ska ske senast den 28 juni 2019. Styrelsen äger rätt att förlänga teckningstiden.
6. Nyteckning av aktier med stöd av teckningsoptionerna kan ske under perioden från och med den 1 november 2022 och till och med den 26 april 2024. Bolagets styrelse har rätt att under nämnda teckningstid sammanställa, tilldela och registrera tecknade aktier kvartalsvis, men har även rätt att göra det vid flera tillfällen.
7. Varje teckningsoption ska medföra en rätt att teckna en (1) ny aktie i Bolaget till en teckningskurs om 84 kronor.
8. De nya aktierna ger rätt till utdelning första gången på den avstämningsdag för utdelning som infaller närmast efter det att teckning verkställts.
9. Teckningsoptioner som innehas av Dotterbolaget och som inte överlåtits enligt punkt B eller som senare återköpts från deltagare, får antingen på nytt avyttras till medarbetare inom Bolaget eller dess dotterbolag eller makuleras av Bolaget efter beslut av styrelsen för Bolaget med samtycke av styrelsen för Dotterbolaget. Makulering ska anmälas till Bolagsverket för registrering.

B. Godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner

1. Förvärvsberättigade

Rätt att förvärva teckningsoptioner från Dotterbolaget ska tillkomma nyckelpersoner i Magnolia-koncernen, med maximalt 50 000 teckningsoptioner vardera. Rätt att förvärva teckningsoptioner från Dotterbolaget ska endast tillkomma de personer som vid tidpunkten för tilldelning ej sagt upp sig eller blivit uppsagda.

Teckningsoptioner ska även kunna erbjudas till kommande nya medarbetare i det fall Dotterbolaget har osålda och/eller återköpta teckningsoptioner. För sådana förvärv ska villkoren vara desamma eller motsvarande vad som anges i detta beslut. Detta innebär bland annat att förvärv ska ske till det då aktuella marknadsvärdet.

Tilldelning förutsätter, dels att förvärv av teckningsoptioner lagligen kan ske, dels att det enligt styrelsens bedömning kan ske till rimliga administrativa och ekonomiska insatser.

2. Förköp vid överlåtelse och anställningens upphörande

Teckningsoptionerna ska i övrigt omfattas av sedvanliga villkor vilket bl.a. innebär att teckningsoptionerna ska omfattas av en skyldighet för deltagare som önskar överlåta eller på annat sätt avyttra teckningsoptionerna till tredje man att först erbjuda Bolaget eller dess dotterbolag att förvärva teckningsoptionerna till anskaffningsvärdet. Teckningsoptionerna ska vidare omfattas av en rätt för Bolaget eller dess dotterbolag till återköp av optionerna till anskaffningsvärdet om en deltagares anställning i Bolaget upphör, eller om den anställde sagt upp sig eller blivit uppsagd, under programmets löptid.

3. Försäljningsperiod

Teckningsoptionerna ska överlåtas till nyckelpersoner i Magnolia-koncernen. Avsikten är att huvuddelen av teckningsoptionerna ska överlåtas till befintliga nyckelpersoner i nära anslutning till årsstämman. Det ska dock finnas en flexibilitet som möjliggör att osålda teckningsoptioner och/eller återköpta teckningsoptioner överlåts till framtida medarbetare, dock senast den 26 februari 2021, varvid anmälan om förvärv av teckningsoptioner ska ske senast den 29 januari 2021. Vid eventuella förvärv som sker efter den 31 oktober 2019 ska Bolaget i avtal tillse att förvärvaren inte har rätt att utnyttja teckningsoptionerna för aktieteckning innan en period om tre år från förvärvet har förflutit.

4. Pris och betalning

Teckningsoptionerna ska överlåtas på marknadsmässiga villkor till ett pris (premie) som fastställs utifrån ett beräknat marknadsvärde för teckningsoptionerna med tillämpning av en allmänt vedertagen värderingsmodell (Black & Scholes). För eventuella förvärv som sker av tillkommande medarbetare ska nytt marknadspris fastställas på motsvarande sätt. Värdet har preliminärt beräknats till 2,42 kronor per teckningsoption baserat på en aktiekurs om 32,50 kronor och en teckningskurs per aktie om 84 kronor.

C. Närmare information om teckningsoptionsprogrammet

1. Utspädning

Vid full nyteckning med stöd av samtliga teckningsoptioner kan 200 000 nya aktier ges ut vilket motsvarar en utspädning om cirka 0,5 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget efter full teckning av samtliga teckningsoptioner, dock med förbehåll för eventuell omräkning enligt optionsvillkoren och annan utspädning som kan ske som t.ex. emissioner.

2. Kostnader för Bolaget mm

I och med att teckningsoptionerna ska överlåtas på marknadsmässiga villkor torde inte några kostnader för sociala avgifter belasta Bolaget anledning av teckningsoptionsprogrammet. Mot denna bakgrund finns det inga skäl för Bolaget att säkra (hedga) teckningsoptionsprogrammet i detta avseende. Det kan dessutom noteras att styrelsen inte förväntar att Bolaget kommer att vidkännas andra kostnader för säkring av teckningsoptionsprogrammet. Utöver kostnaden för administration, implementering och värdering av programmet beräknas inga andra kostnader uppstå i samband med teckningsoptionsprogrammet.

Sammantaget bedömer styrelsen att nyteckningskursen och löptiden för teckningsoptionerna, samt den maximala tilldelningen av teckningsoptioner till nyckelpersoner får anses rimliga i ljuset av praxis på marknaden och Bolagets behov av att kunna stimulera deltagarnas arbetsinsats genom erbjudande om deltagande i teckningsoptionsprogrammet.

3. Övriga aktierelaterade incitamentsprogram

Årsstämman den 26 april 2017 beslutade att emittera 350 000 teckningsoptioner till Dotterbolaget, för vidareöverlåtelse till medarbetare inom Magnolia-koncernen. Under 2018 har 260 500 teckningsoptioner överlåtits till medarbetare i enlighet med teckningsoptionsprogrammet. Outnyttjade teckningsoptioner är kvar i Dotterbolagets ägo men kan inte längre utnyttjas under teckningsoptionsprogrammet. Varje teckningsoption medför rätt att teckna en aktie i Bolaget för 84 kronor per aktie. Nyteckning av aktier med stöd av teckningsoptionerna kan ske under perioden från och med den 2 november 2020 och till och med den 26 april 2022. Sådan rätt infaller den 30:e i varje kvartal med början den 30 november 2020 och sista tillfälle den 30 mars 2022.

4. Beredning av ärendet

Teckningsoptionsprogrammet har arbetats fram av Bolagets styrelse med stöd av externa rådgivare.

5. Bemyndigande

Stämman uppdrar åt styrelsen för Bolaget att verkställa beslutet enligt punkten A ovan samt att tillse att styrelsen för Dotterbolaget genomför överlåtelsen av teckningsoptioner enligt punkt B ovan.
Styrelsen eller den som styrelsen utser bemyndigas att vidta de smärre justeringar som krävs för beslutets registrering hos Bolagsverket, Euroclear Sweden AB eller på grund av andra formella krav.

Beslut om ny valberedningsinstruktion (punkt 15)

Valberedningen föreslår att stämman beslutar att följande instruktion ska gälla som valberedningsinstruktion för valberedningen fram till dess att en ny instruktion beslutas.

Valberedningen ska före nästkommande årsstämma utgöras av representanter för de tre röstmässigt största aktieägarna i enlighet med den av Euroclear Sweden förda aktieboken per den 30 september varje år. Den ledamot som företräder den röstmässigt största aktieägaren ska utses till ordförande i valberedningen. Vid valberedningens sammanträden ska även styrelsens ordförande närvara, dock ej som ledamot av valberedningen. Om en eller flera aktieägare som utsett ledamöter i valberedningen tidigare än tre månader före årsstämman inte längre tillhör de tre röstmässigt största aktieägarna, ska ledamöter utsedda av dessa aktieägare ställa sin plats till förfogande och den eller de aktieägare som tillkommit bland de tre till röstetalet största aktieägarna ska ha rätt att utse en ledamot var. För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört och valberedningen finner det önskvärt att ersättare utses, ska sådan ersättare representera samma aktieägare eller, om denna inte längre tillhör en av de tre röstmässigt största aktieägarna, den aktieägare som storleksmässigt står näst på tur. Ändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras omedelbart.

Sammansättningen av valberedningen inför varje årsstämma ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman. Ingen ersättning ska utgå till ledamöterna i valberedningen. Bolaget ska betala nödvändiga omkostnader som valberedningen ådrar sig i samband med sitt arbete. Valberedningens mandattid löper tills dess att nästkommande valberednings sammansättning offentliggjorts.

Valberedningen ska ta fram förslag i följande frågor som ska beslutas av årsstämman:

(a)   förslag till stämmoordförande;

(b)   förslag till antalet styrelseledamöter;

(c)   förslag till styrelseledamöter och styrelseordförande;

(d)   förslag till styrelsearvoden till av årsstämman utsedd styrelseledamot som inte är anställd av bolaget, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter, samt ersättning för utskottsarbete uppdelat på varje ledamot;

(e)   förslag till revisor(er) och revisorsarvode; och

(f)    i den mån det anses behövligt, förslag till ändringar i denna instruktion för valberedningen.

Valberedningen ska i samband med sitt uppdrag i övrigt utföra de uppgifter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning (inklusive därtill hörande anvisningar) åligger valberedningen.

SÄRSKILT MAJORITETSKRAV

För giltigt beslut enligt punkt 14 (beslut om teckningsoptionsprogram och om godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner) ska förslaget biträdas av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de angivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

HANDLINGAR

De fullständiga förslagen, samt redovisningshandlingar och revisionsberättelse för 2018 kommer att finnas tillgängliga hos bolaget samt på bolagets webbplats www.magnoliabostad.se senast från och med den 19 april 2019 och skickas genast och utan kostnad för mottagaren till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer dessutom att finnas tillgängliga på stämman.

ANTAL AKTIER OCH RÖSTER

Det totala antalet aktier i bolaget vid tidpunkten för utfärdandet av kallelsen är 37 822 283 aktier vilket motsvarar totalt 37 822 283 röster. Bolaget innehar vid samma tidpunkt inga egna aktier.

UPPLYSNINGAR PÅ STÄMMAN

Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid stämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation, koncernredovisningen och bolagets förhållande till annat koncernföretag. Aktieägare som vill skicka in frågor i förväg kan göra det med post till bolagets adress ovan eller med e-post till adressen bolagsstamma@magnoliabostad.se.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

För information om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen se
https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf 

__________

Stockholm i april 2019

Magnolia Bostad AB (publ)

Styrelsen

För mer information, vänligen kontakta:
Marita Björk, IR-ansvarig
072 720 00 06, marita.bjork@magnoliabostad.se

Magnolia Bostad AB org.nr 556797–7078 utvecklar nya boenden, såväl hyresrätter som bostadsrätter, vårdboenden, och hotell i attraktiva lägen i Sveriges tillväxtorter och storstäder. Vårt arbete styrs av en helhetssyn där verksamheten bedrivs på ett sätt som främjar en långsiktigt hållbar samhällsutveckling. Magnolia Bostads aktier (MAG) är noterade på Nasdaq Stockholm. Mer information på www.magnoliabostad.se

Taggar: