KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I NEPA AB (PUBL)

Aktieägarna i Nepa AB (publ), org.nr 556865-8883 (”Bolaget”) kallas härmed till årsstämma onsdagen den 31 maj 2017 kl. 16.00 i Bolagets lokaler på Maria Skolgata 83, 118 53 i Stockholm.

Anmälan

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken onsdagen den 24 maj 2017;
• dels anmäla sitt deltagande så att anmälan är Bolaget tillhanda senast onsdagen den 24 maj 2017, antingen per e-post agm@nepa.com, telefon +46 840 026 800 eller post Nepa AB (publ), Att: Pia Liverbro, ”Årsstämma 2017”, Maria Skolgata 83, 118 53 Stockholm.

Vid anmälan ska uppges aktieägarens namn, person- eller organisationsnummer (eller motsvarande), adress, telefonnummer (dagtid), aktieinnehav, uppgift om eventuella biträden (högst två), samt i förekommande fall uppgift om ställföreträdare eller ombud.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt inregistrera aktierna hos Euroclear Sweden AB i eget namn för att äga rätt att delta i stämman. Sådan registrering, som normalt tar några dagar, ska vara verkställd (registrerad hos Euroclear Sweden AB) onsdagen den 24 maj 2017 och bör därför begäras hos förvaltaren i god tid före detta datum.

Ombud

Aktieägare som avser att närvara genom ombud ska utfärda daterad fullmakt för sådant ombud. Om fullmakt utfärdas av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas. Fullmaktens giltighet får anges till längst fem år från utfärdandet. Fullmakt i original samt eventuellt registreringsbevis bör i god tid före stämman insändas till Bolaget på ovan angiven adress. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på begäran och detta finns också tillgängligt på Bolagets webbplats, nepa.com.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman och val av ordförande
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av en eller två justeringsmän
4. Prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. Godkännande av dagordning
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
7. Beslut om:

a) Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
b) Disposition av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
c) Ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören

8. Fastställande av antalet styrelseledamöter
9. Fastställande av arvode till styrelse och revisor
10. Val av styrelse och revisor
11. Beslut om principer för utseende av valberedning
12. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
13. Beslut om införandet av incitamentsprogram 2017/2021 genom a) emission av teckningsoptioner till dotterbolag och b) godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner till ledande befattningshavare i bolaget eller dess dotterbolag

14. Stämmans avslutande

Förslag till beslut

Punkt 1 – Val av ordförande

Valberedningen föreslår att till ordförande vid årsstämman välja styrelsens ordförande Ulrich Boyer.

Punkt 7 b) – Disposition av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att ingen utdelning ska lämnas för räkenskapsåret 2016 och att resultatet ska balanseras i ny räkning.

Punkt 8 – Fastställande av antalet styrelseledamöter

Valberedningen avser att återkomma med förslag i denna del så snart som möjligt och senast i samband med stämman.

Punkt 9 – Fastställande av arvoden till styrelse och revisor

Valberedningen avser att återkomma med förslag gällande fastställande av arvode till styrelsen så snart som möjligt och senast i samband med stämman.

Valberedningen föreslår att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 – Val av styrelse och revisor

Valberedningen avser att återkomma med förslag gällande val av styrelse så snart som möjligt och senast i samband med stämman.

Valberedningen föreslår att KPMG AB, som har för avsikt att utse Stefan Älgne som huvudansvarig revisor, omväljs som Bolagets revisor.

Punkt 11 – Beslut om principer för utseende av valberedning

Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar om följande principer för utseende av valberedning.

Bolagsstämman uppdrar åt styrelsens ordförande att ta kontakt med de fyra röstmässigt största aktieägarna eller ägargrupperna (härmed avses såväl direktregistrerade aktieägare som förvaltarregistrerade aktieägare), enligt Euroclear Sweden AB:s utskrift av aktieboken per den 30 november 2017, som vardera utser en representant att jämte styrelseordföranden utgöra valberedning för tiden intill dess att ny valberedning utsetts enligt mandat från årsstämman 2018. Om någon av dessa aktieägare väljer att avstå från rätten att utse en representant övergår rätten till den aktieägare som, efter dessa aktieägare, har det största aktieinnehavet.

Om en eller flera aktieägare som utsett representanter till valberedningen inte längre tillhör de fyra största ägarna i Bolaget vid en tidpunkt mer än två månader före årsstämman ska representanterna för dessa aktieägare frånträda sitt uppdrag och nya ledamöter utses av de nya aktieägare som då tillhör de fyra största aktieägarna. Om en ledamot i valberedningen avsäger sig uppdraget innan valberedningens arbete är avslutat ska samma aktieägare som utsåg den avgående ledamoten, om det anses nödvändigt, äga rätt att utse en ny ledamot, eller om aktieägaren inte längre är bland de fyra största aktieägarna, den största aktieägaren på tur. Förändringar i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.

Valberedningen utser ordförande inom gruppen. Styrelseordföranden eller annan styrelseledamot ska inte vara ordförande för valberedningen. Sammansättningen av valberedningen ska tillkännages omedelbart.

Ingen ersättning ska utgå till ledamöterna i valberedningen. Bolaget ska betala de nödvändiga utgifter som valberedningen kan komma att ådra sig inom ramen för sitt arbete. Mandattiden för valberedningen avslutas när den där påföljande valberedningen har offentliggjorts.

Valberedningen ska lägga fram förslag i följande frågor för beslut till årsstämman 2018:

a) förslag till stämmoordförande

b) förslag till styrelse

c) förslag till styrelseordförande

d) förslag till revisorer

e) förslag till styrelsearvoden, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen

f) förslag till arvode för Bolagets revisorer

g) förslag till principer för utseende av valberedning inför årsstämman 2019.

Punkt 12 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.

Riktlinjerna ska tillämpas på ersättning och andra anställningsvillkor för den verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare i Nepa. För närvarande finns det åtta (8) ledande befattningshavare i Nepa, inklusive den verkställande direktören.

Riktlinjerna ska tillämpas på anställningsavtal ingångna efter stämman och för ändringar i anställningsavtal gjorda därefter.

Styrelsen äger rätt att avvika från nedanstående riktlinjer till ledande befattningshavare om det finns särskilda skäl.

Ersättning till verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare ska spegla Nepas behov av att rekrytera och motivera kvalificerade medarbetare genom ersättningspaket som upplevs som rättvisa och på en konkurrenskraftig nivå.

Ersättningen ska bestå av följande komponenter:

• fast grundlön;
• kortsiktig rörlig ersättning;
• långsiktig rörlig ersättning;
• pensionsförmåner; och
• övriga förmåner och avgångsvederlag.

Den fasta lönen ska återspegla befattning, kvalifikationer, erfarenhet och individuell prestation. Den ska vara marknadsmässig.

Rörlig lön ska mätas mot fördefinierade finansiella prestationsmål. Icke-finansiella mål kan också användas för att stärka fokus på att uppnå koncernens strategiska planer. Målen ska vara specifika, tydliga, mätbara och tidsbundna och ska fastställas av styrelsen.

Långsiktig rörlig ersättning kan innefatta aktierelaterade incitamentsprogam, se nedan.

Pensionsförmåner för verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare ska återspegla vanliga marknadsmässiga villkor, jämfört med vad som generellt gäller för motsvarande befattningshavare i andra företag och ska i normalfallet grundas på avgiftsbestämda pensionsplaner.

Övriga förmåner ska i första hand bestå av sjukförsäkring och friskvård. Övriga förmåner kan också innehålla allmänt accepterade ersättningar i samband med anställning eller flytt utomlands av en ledande befattningshavare.

Varje år kommer styrelsen att utvärdera huruvida ett långsiktigt aktierelaterat incitamentsprogram ska föreslås bolagsstämman. Syftet med att erbjuda ett aktierelaterat incitamentsprogram är att säkerställa att ledande befattningshavares intressen överensstämmer med Bolagets aktieägares. Individuellt, långsiktigt ägande bland nyckelpersoner kan förväntas stimulera till ett ökat intresse för verksamheten och dess lönsamhet, öka motivationen och samhörighetskänslan med Bolaget.

Mellan Bolaget och ledande befattningshavare ska gälla en ömsesidig uppsägningstid om tre-sex månader.

Punkt 13 – Beslut om införandet av incitamentsprogram 2017/2021 genom a) emission av teckningsoptioner till dotterbolag och b) godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner till ledande befattningshavare i bolaget eller dess dotterbolag

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om införandet av incitamentsprogram 2017/2021 genom att Bolaget genomför en emission av teckningsoptioner samt överlåtelse av teckningsoptioner till ledande befattningshavare i Bolaget eller dess dotterbolag på nedanstående villkor (”Incitamentsprogram 2017/2021”).

Emissionen av teckningsoptionerna ska, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, riktas till det av Bolaget helägda dotterbolaget Archibald International Holding AB, org.nr 556804-0884 (”Dotterbolaget”). Teckningsoptionerna ska ges ut vederlagsfritt. Rätt att teckna teckningsoptionerna tillkommer Dotterbolaget med rätt och skyldighet för Dotterbolaget att erbjuda ledande befattningshavare som är eller blir anställda i Bolaget eller dess dotterbolag, att erhålla teckningsoptionerna på villkor som framgår nedan.

Styrelsen ska ha rätt att göra avvikelser från eller justeringar av villkoren på grund av lokala regler och förekommande sedvänjor.

Styrelsen bedömer att det är angeläget och i alla aktieägares intresse att ledande befattningshavare, vilka bedömts vara viktiga för koncernens vidare utveckling, har ett långsiktigt intresse av en god värdeutveckling på aktien i Bolaget. Ett personligt långsiktigt ägarengagemang kan förväntas bidra till ett ökat intresse för Bolagets verksamhet och resultatutveckling, samt höja deltagarnas motivation och samhörighet med Bolaget och dess aktieägare.

A. Emission av teckningsoptioner till Dotterbolaget

Emissionen, vilken omfattar högst 142 967 teckningsoptioner av serie 2017/2021, ska ske med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt och på följande villkor.

Bolaget ska emittera högst 142 967 teckningsoptioner. Varje teckningsoption berättigar till teckning av en (1) ny aktie i Bolaget. Rätt att teckna teckningsoptionerna ska, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, uteslutande tillkomma det av Bolaget helägda Dotterbolaget. Överteckning kan inte ske. Dotterbolaget ska efter teckning erbjuda ledande befattningshavare att förvärva teckningsoptionerna.

Teckningsoptionerna ska ges ut vederlagsfritt och ska tecknas på separat teckningslista under perioden från den 1 juni 2017 till och med den 16 juni 2017. Styrelsen ska äga rätt att förlänga teckningstiden. Tilldelningsbeslut fattas snarast efter teckningstidens utgång och meddelas tecknare omkring den 16 juni 2017.

Teckningsoptionerna kan utnyttjas genom anmälan om teckning av nya aktier under perioden från den 1 juli 2021 till och med den 31 december 2021. Optionsinnehavare ska under perioden från den 1 juli 2021 till och med den 31 december 2021 äga rätt att för varje teckningsoption teckna en (1) ny aktie i Bolaget. Teckningskursen för aktie vid utnyttjandet av teckningsoption motsvarar 100 procent av den volymvägda genomsnittliga betalkursen för Bolagets aktie på Nasdaq First North under perioden från och med den 1 juni 2017 till och med den 16 juni 2017, dock aldrig lägre än aktiekursen per den 16 juni 2017. Teckningskursen får aldrig understiga aktiens kvotvärde.

Ökningen av Bolagets aktiekapital kan vid fullt utnyttjande av teckningsoptionerna uppgå till högst 28 593,40 kronor (förutsatt nuvarande kvotvärde och att ingen omräkning skett).

Skälet till avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att Bolaget önskar främja Bolagets långsiktiga intressen genom att bereda ledande befattningshavare ett väl övervägt incitamentsprogram som ger dem möjlighet att ta del av en positiv värdeutveckling i Bolaget.

De nytecknade aktierna medför rätt till vinstutdelning första gången på den avstämningsdag för utdelning som infaller närmast efter det att nyteckningen har registrerats hos Bolagsverket och aktierna införts i aktieboken hos Euroclear Sweden AB.

Teckningsoptioner som innehas av Dotterbolaget och som inte överlåtits enligt punkt B eller som återköpts från deltagare, får makuleras av Bolaget efter beslut av styrelsen för Bolaget med samtycke av styrelsen för Dotterbolaget. Makulering ska anmälas till Bolagsverket för registrering.

Styrelsen, eller den styrelsen därtill förordnar, ska bemyndigas att vidta de smärre ändringar i beslutet som kan komma att krävas för registrering hos Bolagsverket respektive Euroclear Sweden AB, i det fall styrelsen beslutar att teckningsoptionerna ska registreras hos Euroclear Sweden AB.

Vid full anslutning och fullt utnyttjande av de föreslagna teckningsoptionerna kan Bolagets aktiekapital komma att öka med högst 28 593,40 kronor genom utgivande av högst 142 967 aktier, var och en med ett kvotvärde om 0,20 kronor, dock med förbehåll för den höjning som kan föranledas av omräkning enligt teckningsoptionsvillkoren till följd av emissioner m.m. Dessa nya aktier utgör, vid fullt utnyttjande, cirka 2,00 procent av det totala antalet aktier och röster i Bolaget. Utspädningseffekterna har beräknats som antal aktier och röster som högst kan emitteras dividerat med nuvarande totalt antal aktier respektive röster i Bolaget.

B. Godkännande av överlåtelse av teckningsoptioner

Styrelsen föreslår att den extra bolagsstämman beslutar om att godkänna att Dotterbolaget får överlåta högst 142 967 teckningsoptioner i Bolaget av serie 2017/2021 till ledande befattningshavare, som är eller blir anställda i Bolaget eller dess dotterbolag, eller på annat sätt förfoga över teckningsoptionerna för att säkerställa åtagandena i anledning av Incitamentsprogram 2017/2021.

Ledande befattningshavare kommer, inom ramen för Incitamentsprogram 2017/2021, att erbjudas teckningsoptioner enligt följande.

Deltagarna kan välja att teckna sig för ett lägre antal teckningsoptioner än vad som anges ovan. Om det totala antalet teckningsoptioner som deltagarna önskar förvärva skulle överskrida det högsta antal teckningsoptioner som kan emitteras enligt Incitamentsprogram 2017/2021, ska en proportionell reducering ske av det antal teckningsoptioner som varje person kan bli tilldelad enligt riktlinjerna ovan. Garanterad tilldelning kommer inte att förekomma. En deltagare har rätt att teckna sig för ett större antal teckningsoptioner än vad som anges enligt riktlinjerna ovan och kan bli tilldelad ytterligare teckningsoptioner om full teckning i programmet inte har skett. Om sådan överteckning sker, ska tilldelning göras till de deltagare som önskar att teckna ytterligare teckningsoptioner, pro rata i förhållande till det antal teckningsoptioner som de har tilldelats i den första tilldelningen. Eventuella teckningsoptioner som inte tilldelas enligt ovan ska reserveras för framtida rekryteringar av personer inom de ovan angivna kategorierna till koncernen, varvid angivna riktlinjer för tilldelning ska äga tillämpning.

Vd för dotterbolag i Finland ska erbjudas teckningsoptioner enligt följande.

Teckningsoptionerna ska erbjudas till en kurs motsvarande ett beräknat marknadsvärde för teckningsoptionerna med tillämpning av Black & Scholes-optionsvärderingsmodell. Beräkningen ska utföras av en oberoende expert. Teckningsoptionerna ska överlåtas till deltagaren senast före årsstämman 2018.

Deltagaren ansvarar själv för finansiering av optionspremien vid köpet av optionerna.

För överlåtelser av teckningsoptioner till deltagare i Incitamentsprogrammet i USA och UK gäller följande villkor, som har anpassats i enlighet med gängse principer på de aktuella marknaderna. 

Överlåtelse av teckningsoptionerna ska ske vederlagsfritt och vara villkorad av intjäning genom fortsatt anställning, så kallad vesting. Intjänande sker med 25 procent per år av totalt antal tilldelade teckningsoptioner, och Dotterbolagets överlåtelse av teckningsoptioner till deltagarna ska således ske i samband med att tillämpligt vestingvillkor är uppfyllt. Följaktligen kan överlåtelse av teckningsoptioner till deltagarna ske även efter årsstämman 2018, dock senast den 31 december 2021.

För giltigt beslut enligt denna punkt krävs biträde av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Övrigt

Aktieägarna äger rätt att begära att styrelsen och den verkställande direktören lämnar upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen för årsstämman, förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och Bolagets förhållande till annat koncernföretag. Styrelsen och verkställande direktören ska lämna sådana upplysningar vid årsstämman om det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget.

Redovisningshandlingar och revisionsberättelse, styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt ovan samt övriga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer att finnas tillgängliga på Bolagets kontor, adress enligt ovan, samt på Bolagets webbplats nepa.com senast onsdagen den 10 maj 2017. Kopior av nämnda handlingar skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och därvid uppger sin postadress. Handlingarna kommer vidare att finnas tillgängliga vid årsstämman.

Stockholm i april 2017

Nepa AB (publ)

Styrelsen 

För mer information:
nepa.com eller kontakta Vice VD och CFO P-O Westerlund,
p-o.westerlund@nepa.com
+46 706 404 824.

Denna information är sådan information som Nepa AB (publ) är skyldigt att offentliggöra enligt EU:s marknadsmissbruksförordning. Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den 27 april 2017 kl. 08:00 CET. 

Nepa är ett IT-drivet researchbolag. Vi använder teknologi och industriexpertis för att utveckla innovativa och effektiva researchlösningar som genererar agerbara insikter. Genom att kombinera enkätdata med affärs- och beteendedata gör vi våra uppdragsgivare mer kunddrivna. Vi förvandlar kundens röst till ett konkret verktyg för beslutsfattande – ett verktyg som har direkt påverkan på företagets resultat. Vi kallar det för ActionHub®.

Med huvudkontor i Stockholm, har vi pågående projekt i över 50 länder och på fem kontinenter. Över 200 medarbetare på lokala kontor i Danmark, England, Finland, Indien, Kina, Norge, Singapore och USA säkerställer snabb service för våra globala uppdragsgivare. 

Taggar: