Återgången till arbetslivet i framtiden lyckas om personalen får delta i planeringen
På många arbetsplatser diskuteras intensivt hur arbetet kommer att förlöpa i höst – och hur detaljerade anvisningar de anställda behöver. Hybrid- eller distansarbete eller arbete i arbetsgivarens lokaler? Enligt Arbetshälsoinstitutet finns det ingen korrekt modell, utan det lönar sig att lyssna på personalen och kunderna och utgående från det utarbeta en handlingsmodell. Vi tog reda på vår egen personals önskningar, och vi delar vår modellenkät Paluu tulevaisuuteen (Återgång till framtiden) till arbetsplatserna som kan använda enkäten som grund för en personalenkät. Hur vill arbetslivsexperterna själva arbetet i framtiden?
Varje arbetsplats bör snart planera hur post Corona-arbetslivet ordnas. Innan riktlinjer dras upp är det viktigt att höra personalen, eftersom förväntningarna på arbetslivet efter Coronapandemin varierar. Hemma hos vissa finns ett höj- och sänkbart skrivbord och arbetsro och hos andra störande faktorer och dålig ergonomi. För dem som jobbar på arbetsplatsen accentueras även säkerhetsfaktorn. Det lönar sig att försöka hitta lösningar som sträcker sig längre än dagens pandemi och det föränderliga smittläget.
– Jag rekommenderar på det varmaste att hela organisationen tas med i planeringen. Genom att genuint lyssna på de anställda är det möjligt att nå ett resultat som kan anpassas efter olika arbetsförhållanden och livssituationer, säger utvecklingschef Inka Korhonen på Arbetshälsoinstitutet.
Hon deltog i utarbetandet av personalenkäten i maj. Med hjälp av enkäten fick Arbetshälsoinstitutet en heltäckande bild av behoven på de olika enheterna. Planeringen av förfaringssätten utgår från team, vilket gör arbetet meningsfullt och intressant.
Enkätmallen med frågor om ledarskap, lokaler, gemenskap och säkerheten i arbetet får fritt laddas ned för att organisationerna ska kunna omarbeta den för sina egna behov.
– Detta är en diskussion som snarast måste föras på alla arbetsplatser. En del av arbetsplatserna har redan gjort upp planer, medan andra ännu väntar. I arbetslivet behövs det nu samarbete och uppfinningsrikedom för att lärdomarna från coronatiden kan nyttiggöras och för att få hjulen att rulla. Det är början till framtidens arbetsliv, säger Antti Koivula, generaldirektör på Arbetshälsoinstitutet.
– Hösten kommer att vara en unik möjlighet att omforma och stabilisera arbetsgemenskapens verksamhet till en ny nivå och förbättra den. Ett alternativ är att glida tillbaka till det förgångna, påminner Koivula.
Vad lockar dina anställda till kontoret?
– Ingen vill komma till kontoret på fredagar, sammanfattar Inka Korhonen önskemålen hos hybrid- och distansanställda.
Av de anställda på Arbetshälsoinstitutet uppskattade de flesta att få komma in till kontoret 1–3 dagar i veckan. Den populäraste kontorsdagen är tisdag. Endast åtta procent av de anställda vill enbart distansarbeta i framtiden.
Organisationerna har skäl av fundera över vilka de faktorer är som får anställda att komma till kontoret om det inte med tanke på arbetsuppgiften är nödvändigt.
– Det är gemenskapen som de anställda uppskattar i arbetet på kontoret, exempelvis gemensam lunch och avslappnade möten. Gemensamt utvecklingsarbete och nödvändiga lokaler och utrustningar är även faktorer som får de anställda att komma till kontoret, säger Inka Korhonen.
På varje arbetsplats där hybridarbete förekommer lönar det sig att fråga personalen vad som attraherar i den egna arbetslokalen och vad som inte gör det. Till exempel läget har inte nödvändigtvis lika stor betydelse som förr.
Hur vill arbetslivexperter själva arbeta i framtiden?
Arbetshälsoinstitutet experter lyfter fram tre heta frågor som bör diskuteras på arbetsplatserna: mötespraxis, utsedda arbetspunkter och samarbetspartnerns förfaringssätt.
Hur känns det om de flesta möten inte längre hålls ansikte mot ansikte även om möjlighet till det finns?
– En viktig fråga är hur vi använder vår gemensamma tid. Enligt mig ska den inte användas för möten med en exakt agenda. Nya idéer kläcks i samband med överraskande och inte så schemalagda möten, så till exempel teamdagar vill jag ordna några gånger om året säger Päivi Husman som leder hyppäys digiin-enheten.
Behöver vi verkligen en egen arbetspunkt eller ett eget arbetsrum på arbetsplatsen?
– Jag ansåg länge att jag behövde ett arbetsrum eller åtminstone en arbetspunkt som är utsedd för mig. Nu har jag märkt att jag kan även arbeta utan dem. Det räcker med att det finns tillräckligt med lokaler på kontoret där man kan diskutera konfidentiellt, säger Tommi Alanko, direktör för arbetarskyddsenheten.
Hur samordnar vi olika organisationers och kunders behov?
– På arbetsplatserna är vi starkt bundna till hur våra samarbetspartner eller kunder vill fungera. Vi till exempel lyssnar nu noga på vilka utbildningar som önskas i form av e-utbildning, säger Marja Tuomainen som leder enheten Akatemia.
Förhandskallelse till mediainformationen Paluu tulevaisuuteen
Arbetshälsoinstitutet ordnar ett e-info den 1 juni kl. 10–11 där djupgående frågor om arbetslivet efter coronapandemin diskuteras. Vad vill de anställda? Och vad vill arbetsgivarna? Hur ska arbetsmetoderna utvecklas för att samarbetet mellan kontoret och distansarbetarna ska fungera? Vilka saker framtonas i längtan till arbetsplatsen – och hur får man anställda som vant sig vid att arbeta på distans att vid behov motiveras för morgonrusningar när kaffestunderna på arbetsplatsen under sensommaren har förlorat sitt nyhetsbehag? En kallelse till e-info är på väg. Mer information Juha.Hietanen@ttl.fi.
Arbetshälsoinstitutets enkät om hybrid- och distansarbete eller arbetet i arbetsgivarens lokaler
- Arbetshälsoinstitutet genomförde en enkät i april-maj 2021 om hybrid- och distansarbetet och arbete i arbetsgivarens lokaler för att utreda hur de anställda vill arbeta i framtiden.
- Av respondenterna arbetar 73 procent i huvudsak på distans, 11 procent i huvudsak på kontoret och 16 procent utför hybridarbete. Antalet respondenter var sammanlagt 348, det vill säga cirka 70 procent av personalen.
- Enkätmallen är bifogad och den kan användas för delaktighet i den egna organisationen (endast på finska).
Ytterligare information
- Inka Korhonen, utvecklingschef, Arbetshälsoinstitutet, tfn 050 433 6440, fornamn.efternamn@ttl.fi
- Antti Koivula, generaldirektör, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2340
Mediatjänster
Päivi Lehtomurto, specialexpert inom mediekommunikation
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn +358 50 4156 309
paivi.lehtomurto@ttl.fi
Juha Hietanen, specialexpert inom mediekommunikation
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn +358 50 477 32 67
juha.hietanen@ttl.fi
Arbetshälsoinstitutets materialbank
Må bra av jobbet
Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på fem orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Verksamheten finansieras till hälften av statsmedel. Arbetshälsoinstitutet har cirka 500 anställda. ttl.fi