Kallelse till Årsstämma 2021 i XMReality AB (publ)

Aktieägarna i XMReality AB (publ), org. nr 556722–7284, kallas härmed till årsstämma tisdagen den 4 maj 2021. Med anledning av coronapandemin har styrelsen beslutat att årsstämman genomförs utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud och utomstående, och att aktieägare ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt endast genom poströstning. Information om beslut på stämman kommer att offentliggöras den 4 maj 2021, efter att utfallet av poströstningen är slutligt sammanställt.

Deltagande vid stämman

Aktieägare som önskar delta i stämman genom poströstning ska:

• dels vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena måndagen den 26 april 2021,
• dels anmäla sitt deltagande genom att avge sin poströst enligt anvisningarna under avsnittet ”Poströstning” nedan i sådan tid att poströsten är bolaget tillhanda senast måndagen den 3 maj 2021. Anmälan till stämman kan endast göras genom poströstning.

Förvaltarregistrerade aktier

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman genom att avge sin poströst, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per avstämningsdagen måndagen den 26 april 2021 (s k rösträttsregistrering). Sådan registrering kan vara tillfällig och begärs hos förvaltaren, enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast onsdagen den 28 april 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Poströstning

Aktieägare får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand, s k poströstning, enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på www.xmreality.se. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till stämman.

Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska skickas med post till XMReality AB, Att: Årsstämman, Gränden Duvan 3, 582 22 Linköping eller med e-post till maria-siverholm@xmreality.se . Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska vara bolaget tillhanda senast 3 maj 2021. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Om aktieägare poströstar genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren, samt eventuella övriga behörighetshandlingar, biläggas poströstningsformuläret. Ett fullmaktsformulär finns tillgängligt på www.xmreality.se.

Ärenden och förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman
2. Val av två justeringspersoner
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen
7. Beslut om:
     a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen,
     b) dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, samt
     c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
8. Beslut om antalet styrelseledamöter och revisor samt suppleanter
9. Fastställande av arvoden åt styrelseledamöterna och revisorn
10. Val av styrelseledamöter och styrelseordförande
11. Val av revisor
12. Beslut om ändring av bolagsordningen
13. Beslut om bemyndigande för styrelsen att genomföra nyemission av aktier

BESLUTSFÖRSLAG

Punkt 1 - Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att Björn Persson utses till stämmans ordförande, eller vid hans förhinder, den som valberedningen istället anvisar.

Punkt 2 - Val av två justeringspersoner

Styrelsen föreslår att Jörgen Remmelg och Marcin Szymanski utses att jämte ordföranden justera protokollet, eller vid förhinder för någon av dem eller båda, den eller de som styrelsen istället anvisar. Justeringspersonernas uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Punkt 3 - Upprättande och godkännande av röstlängd

Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd som upprättats baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster, kontrollerad av justeringspersonerna.

Punkt 7b – Beslut om resultatdisposition

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2020 och att resultatet balanseras i ny räkning.

Punkt 8 - Beslut om antalet styrelseledamöter och revisor samt suppleanter

Valberedningen föreslår att:

• antalet styrelseledamöter ska vara fem utan styrelsesuppleanter, och
• ett registrerat revisionsbolag ska utses till revisor utan revisorssuppleanter.

Punkt 9 - Fastställande av arvoden åt styrelseledamöterna och revisorn

Valberedningen föreslår följande arvoden till styrelsen och revisor:

• 200 000 kronor till styrelsens ordförande (oförändrat),
• 100 000 kronor till övriga ledamöter som inte är anställda av bolaget (oförändrat), och
• revisorsarvode ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 - Val av styrelseledamöter och styrelseordförande

Valberedningen föreslår:

• Omval av styrelseledamöterna Anders Ferntoft, Björn Persson, Tommy Johansson, Peter Gille och Åsa Arvidsson, och
• Omval av Björn Persson som styrelsens ordförande.

Styrelseledamoten Carina Qvarngård har undanbett sig omval.

Punkt 11 – Val av revisor

Valberedningen föreslår omval av revisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB till revisor för perioden till slutet av årsstämman 2022. Revisionsbolaget har meddelat att auktoriserade revisorn Nicklas Kullberg som huvudansvarig revisor, förutsatt att omval sker.

Punkten 12 – Beslut om ändring av bolagsordningen

Enligt 7 kap. 4 § och 4 a § aktiebolagslagen (2005:551) får styrelsen samla in fullmakter och besluta om att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post inför en bolagsstämma om det anges i bolagsordningen. Styrelsen föreslår därför att en ny paragraf 12 införs i bolagsordningen, för att möjliggöra att styrelsen får samla in fullmakter och tillåta poströstning inför bolagsstämma (även efter den tillfälliga lag som ger motsvarande möjligheter under coronapandemin). Styrelsen föreslår även att paragraferna (§§) 1, 9, och 11 justeras med anledning av vissa förändringar i lag.

”§ 1 Firma”/ ”§ 1 Företagsnamn”

Nuvarande lydelse

”Bolagets firma är XMReality AB (publ).”

Föreslagen lydelse

”Bolagets företagsnamn är XMReality AB (publ).”

§ 9 Anmälan om samt rätt till deltagande i bolagsstämma

Nuvarande lydelse

”Aktieägare som vill delta i bolagsstämma, ska dels vara upptagen i utskrift eller annan framställning av hela aktieboken avseende förhållandena fem vardagar före stämman, dels göra en anmälan till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Denna dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton och inte infalla tidigare än femte vardagen före stämman. Om aktieägare vill ha med sig biträden vid bolagstämma ska antalet biträden (högst två) anges i anmälan.”

Föreslagen lydelse

”Aktieägare som vill delta i bolagsstämma ska göra en anmälan till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Denna dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton och inte infalla tidigare än femte vardagen före stämman. Om aktieägare vill ha med sig biträden vid bolagstämma ska antalet biträden (högst två) anges i anmälan.”

§ 11 Avstämningsförbehåll

Nuvarande lydelse

”Bolagets aktier ska vara registrerade i ett avstämningsregister enligt lagen (1998:1479) om kontoföring av finansiella instrument.”

Föreslagen lydelse

”Bolagets aktier ska vara registrerade i ett avstämningsregister enligt lagen (1998:1479) om värdepapperscentraler och kontoföring av finansiella instrument.”

§ 12 Insamling av fullmakter och poströstning

Föreslagen lydelse

”Styrelsen får samla in fullmakter enligt det förfarande som anges i 7 kap. 4 § 2 stycket aktiebolagslagen (2005:551). Styrelsen får inför bolagsstämma besluta att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post före bolagsstämman enligt vad som anges i 7 kap. 4 a § aktiebolagslagen (2005:551). Poströstning ska om styrelsen så beslutar kunna ske med elektroniska medel.”

Punkt 13 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att genomföra nyemission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om bemyndigande för styrelsen att inom ramen för gällande bolagsordning, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, vid ett eller flera tillfällen intill nästkommande årsstämma, fatta beslut om ökning av Bolagets aktiekapital genom emission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler som innebär utgivande av, nyteckning av eller konvertering till ett antal aktier motsvarande högst tjugo (20) procent av aktierna i Bolaget, vid tidpunkten för årsstämman 2021. Syftet med bemyndigandet och skälen till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att emissioner ska kunna ske för att öka Bolagets finansiella flexibilitet och styrelsens handlingsutrymme samt för att kunna erlägga betalning med egna finansiella instrument i samband med eventuella företagsförvärv och förvärv av verksamheter eller rörelser som Bolaget kan komma att genomföra. Emissionerna ska ske till marknadsmässig teckningskurs, med förbehåll för marknadsmässig emissionsrabatt i förekommande fall, och betalning ska, förutom kontant betalning, kunna ske med apportegendom eller genom kvittning. Styrelsen, verkställande direktören eller den styrelsen utser ska bemyndigas att göra sådana smärre justeringar och förtydliganden av stämmans beslut som kan visa sig erforderliga i samband med registreringen hos Bolagsverket och Euroclear Sweden AB.
För beslut i enlighet med detta förslag krävs biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

Handlingar

Årsredovisningen med revisionsberättelse samt styrelsens och valberedningens fullständiga förslag framläggs genom att de hålls tillgängliga hos bolaget på Gränden Duvan 3, 582 22 Linköping och på bolagets hemsida www.xmreality.se senast från och med tisdagen den 13 april 2021. Handlingarna kommer även skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Bolagsstämmoaktieboken kommer att hållas tillgänglig hos bolaget på Gränden Duvan 3, 582 22 Linköping.

Aktieägares rätt att få upplysningar

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till XMReality AB, Att: Årsstämman, Gränden Duvan 3, SE-582 22 Linköping, eller via e-post till maria.siverholm@xmreality.se . Frågorna ska vara bolaget tillhanda senast den 24 april 2021. Upplysningarna kommer att hållas tillgängliga på www.xmreality.se och hos bolaget på adress Gränden Duvan 3, Linköping senast den 29 april 2021. Upplysningarna skickas också till de aktieägare som begär det och uppger sin adress.

Linköping i mars 2021
XMReality AB (publ)
Styrelsen

För mer information, vänligen kontakta:

Björn Persson, Styrelseordförande XMReality
Tel: +46 (0)702 074 125
E-mail: bjorn.persson@xmreality.com

Jörgen Remmelg, VD XMReality
Tel: +46 739 822 409
E-mail: jorgen.remmelg@xmreality.se

Om XMReality
XMReality AB (publ) utvecklar och säljer lösningar som revolutionerar kunskapsöverföring via så kallad förstärkt verklighet - Augmented Reality (AR). Företaget är marknadsledande inom vägledning på distans (remote guidance) där man via AR kan guida en person på plats för att lösa problem eller förhindra att de uppstår. Produkten används globalt i mer än 60 länder. ABB, Nestlé, Electrolux, Sidel, Hexagon, Bühler och Minibea Intec är några av de mer än 90 kunderna. XMReality är baserat i Linköping och USA och är noterat på Nasdaq First North Growth Market (ticker: XMR). För mer information, besök: www.xmreality.com