Kallelse till årsstämma i Botnia Exploration Holding AB (publ)

Aktieägarna i Botnia Exploration Holding AB (publ), org. nr. 556779–9969, kallas härmed till årsstämma fredagen den 24 april 2020 klockan 10.00 i Jernkontorets lokaler, belägna på Kungsträdgårdsgatan 10 i Stockholm.

Anmälan m.m.

Aktieägare som önskar delta i årsstämman skall dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 17 april 2020, dels göra anmälan till bolaget senast onsdagen den 22 april 2020 under adress Botnia Exploration Holding AB (publ), ”Årsstämma”, Box 1113, Cylindervägen 18, 8 tr., 131 26 Nacka Strand, eller per telefon +46 708 55 01 50, eller per e-post till thomas.ljung@botniaexploration.com.

Vid anmälan uppges namn, person-/organisationsnummer, adress, telefonnummer och aktieinnehav. I det fall aktieägaren avser att låta sig företrädas genom ombud måste behörighetshandlingar, såsom exempelvis fullmakter och registreringsbevis, kunna företes vid stämman och fullmakter måste kunna företes i original. Kopior av sådana behörighetshandlingar bör emellertid även biläggas anmälan. Fullmakter får inte vara utfärdade tidigare än ett år före dagen för stämman, om inte längre giltighetstid har angivits i fullmakten, dock längst fem år. För den som önskar företrädas av ombud tillhandahåller bolaget fullmakts­formulär som finns tillgängligt på bolagets hemsida, www.botniaexploration.com.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att delta i årsstämman, tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn. Aktieägare som önskar sådan omregistrering måste underrätta sin förvaltare om detta i god tid före fredagen den 17 april 2020, då sådan omregistrering skall vara verkställd.

Information med anledning av coronaviruset (Covid-19)

Med anledning av coronaviruset (Covid-19) och risken för smittspridning bör aktieägare noga överväga möjligheten att delta på bolagsstämman genom ombud. Aktieägare som uppvisar symptom på smitta (torrhosta, feber, andningsbesvär, halsont, huvudvärk, muskel- och ledvärk), har varit i kontakt med personer som uppvisar symptom på smitta, har vistats i ett riskområde eller tillhör en riskgrupp, uppmanas särskilt att utnyttja denna möjlighet. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida, www.botniaexploration.com.

I syfte att minska risken för smittspridning har bolaget beslutat att vidta följande försiktighetsåtgärder i samband med bolagsstämman:

• Förtäring kommer inte att erbjudas, vare sig före eller efter stämman.
• Antalet funktionärer vid stämman kommer att minimeras.
• Verkställande direktören kommer endast hålla ett kort anförande.
• Årsstämman kommer att genomföras på kortast möjliga tid, dock utan att inskränka aktieägarnas rättigheter.

Om ytterligare försiktighetsåtgärder i samband med bolagsstämman bedöms lämpliga eller nödvändiga kommer information om detta att lämnas på bolagets hemsida, www.botniaexploration.com.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Utseende av protokollförare vid stämman
4. Upprättande och godkännande av röstlängd
5. Val av två justeringsmän
6. Prövning om stämman blivit behörigt sammankallad
7. Godkännande av dagordning
8. Verkställande direktörens information samt frågor i anslutning till denna
9. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse för verksamhetsåret 2019.
10. Beslut om
    1. 1. fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultat­räkning och koncernbalansräkning,
       2. dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balans­räkningen,
       3.  ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören.
11. Fastställande av antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer och revisorssuppleanter
12. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisor
13. Val av styrelse och styrelseordförande
14. Stämmans avslutande

Styrelsens förslag till disposition beträffande bolagets resultat (punkt 10b)

Styrelsen föreslår årsstämman att disponera över bolagets resultat enligt styrelsens förslag i årsredovisningen. Styrelsen föreslår vidare att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2019.

Valberedningens förslag (punkterna 2 och 11–14)

En valberedning bestående av Magnus Ullman (tillika valberedningens ordförande) representerade Need Invest AB, John Larsson representerade Akilakonsulting AB, Björn Rahmström representerade Ramab Iggesund AB, Bengt Ljung representerade Bengt Ljung, och Botnia Exploration Holdings styrelseordförande Lars Engström föreslår följande:

Val av ordförande vid stämman (punkt 2)

Valberedningen föreslår advokat Ola Lidström som ordförande vid stämman.

Fastställande av antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer och revisorssuppleanter (punkt 11)

Valberedningen föreslår sex ordinarie ledamöter utan suppleanter samt en revisor utan suppleanter.

Fastställande av arvoden till styrelsen (punkt 12)

Styrelsearvodet till de stämmovalda ledamöterna föreslås uppgå till fyra prisbasbelopp (189 200 kr) till styrelseordförande, och två prisbasbelopp (94 600 kr) till övriga styrelseledamöter.

Fastställande av arvoden åt revisorn (punkt 12)

Valberedningen föreslår att arvode till revisor skall utgå enligt godkänd räkning i enlighet med sedvanliga debiteringsnormer.

Val av styrelseledamöter samt styrelseordförande (punkt 13)

Valberedningen föreslår omval av Bengt Ljung, Johan Norman, Pär Weihed, Lars Engström och Agne Ahlenius samt nyval av Thomas Söderqvist.   

Valberedningen föreslår omval av Lars Engström som styrelsens ordförande.

Totalt antal aktier

Det totala antalet aktier och röster i bolaget uppgår till 27 084 901.

Rätt till upplysningar

Styrelsen och den verkställande direktören skall, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncern­bolag.

Handlingar inför stämman

Redovisningshandlingar, revisionsberättelse, och fullmaktsformulär kommer senast fredagen den 3 april 2020 att anslås på bolagets hemsida, www.botniaexploration.com, samt hållas tillgängliga hos bolaget på ovan angiven adress. Handlingarna kommer vidare kostnadsfritt att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas i samband med årsstämman, se

https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

_____________________

Nacka Strand i mars 2020

Botnia Exploration Holding AB (publ)

Styrelsen

För ytterligare information kontakta:
Thomas Ljung, VD – Botnia Exploration Holding AB (publ)
Telefon: +46 70 855 01 50
E-post: thomas.ljung@botniaexploration.com

Botnia Exploration Holding AB (publ) är ett prospekteringsbolag med målsättningen att driva småskalig gruvbrytning med fokus på guld och basmetaller i Sverige. Bolaget är listat på Nasdaq First North Growth Market (BOTX). Erik Penser Bank AB är Certified Adviser till bolaget. Telefon: 08-463 83 00. E-post: certifiedadviser@penser.se. För ytterligare information besök bolagets hemsida www.botniaexploration.com.